Как при помощи Directum RX решить проблему с рассылкой писем на тысячи адресатов

Заказчик решения -- группа Эталон, которая является крупнейшей корпорацией в сфере строительства жилой недвижимости по всей России.

Описание кейса

Для каждого объекта, в течение его строительства, необходима подготовка большого количества документации, в том числе исходящих писем для собственников жилых помещений, в которых мы уведомляем собственника о завершении строительства, изменении размера помещений и т.п.

Один объект строительства – это целый жилой дом, количество собственников помещений(квартир), в этом жилом доме практически всегда больше 500 человек, а таких объектов у Группы Эталон большое количество.

В связи с чем возникает вопрос – каким образом быстро и удобно рассылать письма собственникам этих помещений?

Для этих целей было принято решение использовать систему Directum RX, т.к. в проекте внедрения в Группе Эталон она является первичной для всех официальных писем. Именно в Directum RX хранятся данные об объектах строительства, помещениях этих объектов, а записи собственников помещений постоянно синхронизируются с системой Инвест.

Чем полезно решение

• Автоматическое формирование писем для собственников помещений без участия пользователей.
• Существенное снижение нагрузки на делопроизводителей.
• Обеспечение юридически верной информации в формируемые письма.
• Снижение риска ошибок при формировании писем.

Структура решения

• Справочник «Помещения объектов» - справочник необходим для учета помещений и актуализации информации о данных объекта. Интегрирован со сторонней системой.
• Справочник «Типы рассылок» - в справочнике задается соответствие шаблона исходящего письма и типа рассылки, что позволяет создавать свои типы рассылок с абсолютно любыми параметрами шаблонов, которые существуют в карточках объектов.
• Тип документов «Заявка на рассылку массовых уведомлений» - основной документ для формирования писем, в нем задаются основные параметры формирования писем – это тип рассылки, способ доставки документов и другая информация.
• Тип документа «Исходящее письмо».
• Отчет «Проверка данных писем» - отчет вызывается с карточки Заявки на рассылку для проверки данных, которые будут помещены в исходящие письма.
• Отчет «Неотправленные письма для массовой рассылки» - отчет, вызываемый с карточки уведомления с результатом отправки писем, показывает какие письма и по какой причине не были отправлены.
• Задача на согласование по регламенту - нужна для подписания и регистрации сформированных писем. Для задачи разработаны модификации по автоматической регистрации большого количества документов, автоматической отправке документов по эл. почте. Использование задачи на согласование по регламенту позволяет гибко настраивать сам процесс согласования, регистрации и отправки.

Как пользователи работают с решением

Создание заявки на рассылку массовых уведомлений

Работа пользователя с решением начинается с создания Заявки на рассылку массовых уведомлений, в которой пользователь заполняет часть данных, которые будут использоваться при формировании писем, к примеру, пользователь выбирает нужный объект строительства и тип рассылки.
От объекта строительства будут вычисляться собственники помещений (адресаты писем), а от типа рассылки будет вычисляться форма шаблона исходящего письма, его текст и другие параметры.

Форма заявки:

Проверка рассылки

Чтобы проконтролировать кому и в каком количестве будут сформированы письма или в случае каких-то сомнений, пользователь вызывает отчет Проверка данных писем. Это можно сделать из карточки Заявки на рассылку.

В отчет помещается информация по каждому документу построчно, а в каждый столбец помещается информация о заполняемом поле в теле документа.

Формирование писем для массовой рассылки

После заполнения всех данных в карточке заявки на рассылку, пользователь выполняет действие Сформировать письма для рассылки.

Далее запускается асинхронный обработчик, в результате работы которого пользователю придет уведомление, содержащее в себе заявку и сформированные по ней письма, связанные автоматически с типом связи Приложение.

Как это работает внутри

Упрощенный алгоритм работы асинхронного обработчика выглядит следующим образом:

1. Система находит объект строительства, который пользователь указал в заявке на массовую рассылку
2. Находит всех собственников жилых помещений по этому объекту
3. Формирует и заполняет поля карточки исходящего письма для найденных собственников помещений, + создает тело документа из шаблона, в соответствии с параметром карточки заявки на массовую рассылку.
4. Отправляет пользователю уведомление с вложением заявки на рассылку и сформированных писем.

Поля шаблона заполняются данными, указанными на карточках прочих справочников, связанных с объектом строительства. Для каждого справочника были настроены параметры шаблона.

Прохождение регламента: согласование, регистрация и отправка

Согласование

Из карточки уведомления пользователь отправляет заявку на рассылку вместе со всеми сформированными письмами на согласование по регламенту.

Далее документы проходят стандартные этапы согласования, за исключением этапов Регистрация и Отправка, эти этапы были модифицированы для использования с новым функционалом.

Регистрация

На данном этапе был добавлен функционал по автоматической регистрации всех вложенных писем для массовой рассылки. Массовая регистрация происходит при выполнении задания по следующему алгоритму:

1. Выполнение задания
2. Проверка регистрации всех вложенных исходящих писем.
3. Отображение ошибки, с действием для автоматической регистрации всех писем, если хотя бы 1 письмо не зарегистрировано.
4. Вызов функции регистрации для каждого документа.
5. Отображение ошибки в случае, если какая-либо карточка заблокирована, с перечислением заблокированных объектов.
6. Если все письма зарегистрированы – обновление всех полей шаблонов во всех документах.
7. Переход на следующий этап.

Отправка

На данном этапе был добавлен функционал по автоматической отправке всех сформированных писем по электронной почте, без необходимости заходить в карточку каждого документа.

Отправка происходит при помощи действия Массовая отправка исходящих писем, вынесенного в карточку задания по описанному ниже алгоритму.

Алгоритм работы

1. Вызов действия
2. Создание исходящего письма в Outlook для каждого исходящего письма в карточке задачи.
3. Заполнение письма в соответствии с параметрами
4. Отправка письма
5. Если отправка хотя бы одно письмо завершилось с ошибкой, пользователь получает уведомление с действием для вызова отчета Неотправленные письма для массовой рассылки, где содержится информация, по которой пользователь может понять, почему не отправилось то или иное письмо.

Действие Массовая отправка исходящих писем доступно только в случае, если Способ доставки в карточке заявки на рассылку = Электронная почта.

Адрес почтового ящика для отправки писем задается в справочнике Константы, все письма отправляются с одного официального адреса компании.

Заключение

Таким образом, решение по массовой рассылке исходящих писем позволяет снизить нагрузку на отдел делопроизводства, снизить риск ошибки пользователей (т.к. информация в письма помещается автоматически), и сделать процесс формирования писем легким и удобным.