Что не так с управлением HR-метриками, и как в этом может помочь Directum RX?

По данным внешнего исследования Акелон, почти 100% HR-директоров отслеживают основные HR-показатели в своих компаниях, но больше половины опрошенных хотели бы их улучшить. Больше всего компании заинтересованы в снижении текучести, так как стоимость замены одного сотрудника составляет в среднем от 5 до 8 окладов. Выгода от сокращения текучести в крупных компаниях хотя бы на 2% окупила бы инвестиции на удержание сотрудников. Но как понять, что требует улучшения в первую очередь, и как оценить эффективность этих изменений?  Здесь нам на помощь приходят HR-метрики.

HR - метрики (Human Resourse metrics) - это показатели, которые позволяют организации оценивать эффективность работы с персоналом. Самые распространенные HR-метрики: уровень текучести, уровень лояльности и вовлеченности сотрудников, причины увольнений и другие.

Почему отслеживание метрик не приносит результата?

Почему, если HR-метрики в том или ином виде используются в большинстве компаний, уровень оттока все равно плохо поддается контролю?

Выводы, которые мы сделали:

• Информация собирается, но не анализируется. Показатели замеряются выборочно и нерегулярно. Для качественных выводов не хватает разрезов;

• Нет возможности отслеживать показатели в динамике, данные не хранятся централизовано;

• Большинство показателей рассчитываются вручную, что требует больших трудозатрат HR-специалистов и может приводить к ошибкам или намеренному искажению действительности;

• Каждое увольнение обрабатывается индивидуально, увольнения не прогнозируются. В результате компании не успевают подготавливать сотрудникам в зоне риска заместителей, и каждое увольнение замедляет работу бизнеса.

Управление HR-метриками в Directum RX

Проектируя решение, мы реализовали подход к управлению текучестью, который позволяет:

• Автоматически формировать актуальную аналитику о здоровье персонала.

• Оценивать эффективность мероприятий, которые проводит компания, чтобы улучшить HR-показатели. К сожалению, нет универсального способа сократить текучесть, который подойдет сразу всем. Чтобы оценить, что работает в конкретной компании, должна быть возможность отслеживать, как изменения влияют на показатели в динамике.

• Прогнозировать отток сотрудников. Прогнозирование оттока подразумевает возможность рассчитать, у каких сотрудников высокий риск увольнения, чтобы вовремя искать замену или работать на удержание, тем самым минимизируя риски от внезапных увольнений.

Система основана на удобной визуализации основных HR-метрик по работе с персоналом в целом, а также прозрачной истории работы с каждым отдельным сотрудником. 

Состав модуля

Модуль реализован на базе Directum RX. Он работает с существующими компонентами по организационной структуре и предполагает интеграцию с учетной системой для получения данных о сотрудниках, и интеграцию с чат-ботом Telegram для прохождения опросов сотрудниками.

HR-метрики, которые мы используем

Аналитика по текучести в динамике

Отслеживать уровень текучести нужно в первую очередь для того, чтобы определить самые рискованные группы сотрудников. Поэтому виджеты, которые мы используем, позволяют отслеживать: 

• уровень текучести общей, 

• текучести на испытательном сроке, чтобы понимать, есть ли сложности с наймом сотрудников;

• и текучести “среди талантов”, чтобы понимать, есть ли трудности с возможностями для роста в компании.

Показатели рассчитываются автоматически на основании дат приема и увольнений сотрудников.

Также доступна форма отчета о статистике увольнений.

LifeTime или средний стаж работы

LifeTime показывает общие тенденции, спустя какое время сотрудники как правило покидают компанию. Мы отображаем на графике количество увольнений в зависимости от стажа, чтобы компания могла увидеть наиболее подверженные риску группы сотрудников и взять их на контроль.

Аналитика по причинам увольнений сотрудников

Аналитика по причинам увольнений нужна в первую очередь для определения приоритетов при выстраивании работы с персоналом. Причины увольнений указываются в протоколах exit-интервью, затем система агрегирует их и отображает на графике самые распространенные. 

Внутренняя мотивация

Внутренняя мотивация или “Индекс счастья” позволяет понять, как себя чувствуют действующие сотрудники, что их беспокоит сейчас, а что, наоборот, является сильными сторонами компании.

Прохождение опросов сотрудниками реализовано при помощи чат-бота Telegram, результаты сразу попадают для анализа в систему.

Уровень материальной мотивации

Еще один показатель, который позволяет оценить здоровье компании, - это уровень дохода сотрудников относительно рынка. Эта информация нужна как для прогноза риска увольнений, так и для расчета возможностей достижения целей компании. 

Прогнозирование оттока

Система прогноза оттока базируется на математической модели, которая разделяет сотрудников на 3 группы по уровню риска увольнения: 

• низкий - те, с которыми все хорошо;

• средний - те, на кого стоит обратить внимание;

• и критический - те, с кем надо работать в первую очередь или готовить заместителей. 

Модель распределяет сотрудников по группам на основании 6 индикаторов:

• Индекс счастья (оценка внутренней мотивации);

• LifeTime - если стаж работы сотрудника приближается к стажу, на котором зафиксировано большое количество увольнений, система это подсветит;

• эмоциональное состояние - расстроен ли сотрудник чем-то в последнее время;

• наличие резюме в открытом доступе;

• уровень материальной мотивации - здесь отслеживается соответствие дохода сотрудника уровню рынка;

• и находится ли сотрудник на испытательном сроке.

У каждого критерия есть свой вес. На основании набранного количества баллов по всем критериям сотрудник попадает в ту или иную группу.

Кто участвует в заполнении матрицы

Работу по заполнению матрицы ведут HR-специалисты, линейные руководители и часть данных мы получаем автоматически. Получается взгляд на каждого сотрудника с нескольких точек зрения. 

Работа с сотрудниками

Система подсвечивает риски и трудности, но всегда остается работа с командой. Как только нужная информация собрана и прогнозы построены, формируется пул задач для HR или Линейного руководителя по конкретному сотруднику: контроль его состояния, отношения к проекту, решение открытых вопросов или конфликтов, ротация. Если же проведены все возможные мероприятия, но статус не меняется, заранее ставится задача в найм, чтобы своевременно подготовить замену сотруднику.

Выгоды от внедрения

Система позволяет всем участникам, включая топ-менеджмент, в реальном времени видеть актуальные статусы сотрудников на дашборде. Это создаёт прозрачность рисков для бизнеса.

Можно посмотреть на ситуацию с кадрами в целом, и на состояние отдельных сотрудников. 

С системой мы:

• видим риски онлайн;

• видим, ЧТО в первую очередь требует улучшений и можем оперативно оценить эффективность этих изменений;

• заранее знаем о проблемных кадрах, понимаем, где и в каком количестве скоро придется заменить;

• понимаем, в каких отделах самое высокое напряжение;

• экономим время HR-специалистов на подготовку аналитики вручную, и делаем более простым вопрос обоснования бюджета на внутренние мероприятия.