No-code для эффективного управления отпусками: практические кейсы

Организовать работы по отпускам — одна из самых важных задач HR–специалистов любой компании. При этом сотрудники кадровой службы сталкиваются с огромным объемом рутинной работы, многоуровневыми согласованиями, сложностями при оформлении и учете отпусков. Традиционные методы — ручное заполнение таблиц в Excel, сбор бумажных заявлений, использование устаревших программных решений — часто бывают неэффективны, ведут к ошибкам и нарушениям.

Выйти из ситуации легко, если использовать no-code-подход: он дает возможность создавать персонализированные ИТ-решения без глубоких знаний в программировании. Основная ценность — не только в упрощении технических процессов, но и в освобождении времени и ресурсов HR-специалистов для более важных задач. Как именно no-code решает проблемы, связанные с управлением отпусками, и какие ценные преимущества он дает HR-департаменту, рассмотрим в статье.

Что такое no-code

No-code — это подход к настройке программных продуктов без единой строчки кода. Чтобы создать свое решение или адаптировать существующее с учетом индивидуальных особенностей, используются графические интерфейсы. Здесь пользователи могут «выстраивать» процессы с помощью стандартных наборов визуальных элементов. Для эффективной настройки системы достаточно понимать «внутреннюю кухню» конкретной организации и освоить простой редактор для создания схем.

No-code помогает компаниям быстро настроить систему с учетом корпоративной специфики и начать ей пользоваться. Не придется тратить деньги на заказную разработку или ждать, когда освободятся ресурсы разработчиков и специалистов технической поддержки. В дальнейшем на no-code можно так же быстро и самостоятельно адаптировать ПО под новые требования.

На примере решения «Отпуска» системы Directum HR Pro можно убедиться, что no-code-подход открывает широкий пул возможностей. 

No-code в настройках информационной системы

Работа с решением «Отпуска» начинается с основных настроек. На этом этапе аналитик или ведущий пользователь, знающий особенности кадровых процессов в своей компании, в несколько кликов формирует важные параметры без привлечения разработчиков. Он указывает:

• за сколько дней сотрудники автоматически будут получать уведомление о начале отпуска;
• требуется ли подтверждать отпуск, оформленный по заявлению;
• формировать ли автоматически график отпусков;
• другие параметры.

Один раз настроив решение, можно забыть о необходимости постоянно контролировать своевременность отправки документов сотрудникам, соблюдение сроков и прочее. Система делает это самостоятельно, учитывая специфику компании.

Если организация ведет учет отпусков в 1С, расширение к 1С:ЗУП, которое входит в состав Directum HR Pro, также оптимизирует работу благодаря настройкам автоматического проведения документов.

Все необходимые кадровые события — «Отпуск», «Отпуск без сохранения оплаты» и другие — создаются без участия HR-специалистов. В системе можно настроить автоматическое проведение отпусков в 1С, а также автоматическую отправку документов на подписание.

После согласования заявления сотрудника или подтверждения планового отпуска кадровые события генерируются и проводятся, а благодаря настройкам в 1С специалистам отдела кадров не нужно создавать что-либо вручную и контролировать отправку документов. HR-команда может просто наблюдать за процессом со стороны — система не потребует никаких дополнительных действий.

No-code в настройках бизнес-процессов

Маршруты задач

В Directum HR Pro можно легко создавать новые маршруты задач по отпускам или адаптировать стандартные, используя no-code-подход. Так, для всех основных процессов в решении «Отпуска» есть свои преднастроенные варианты.

Схема выстраивается из «кубиков» и связей между ними в простом графическом редакторе. Каждый элемент при этом имеет свои настройки и параметры, которые при необходимости можно менять.

В зависимости от конкретного процесса на каждом этапе решаются разные задачи. Например, в варианте процесса «Согласование заявления на отпуск» после старта заявления сотрудником доступны блоки по:

• выдаче прав на документы;
• согласованию заявления руководителем;
• созданию кадрового события в 1С;
• подписанию и ознакомлению с приказом о предоставлении отпуска и другие.

В любой момент сам маршрут или настройки конкретного этапа можно адаптировать под особенности внутренних бизнес-процессов. Схемы можно создавать «с нуля», используя расширенную библиотеку блоков, либо изменять стандартные варианты.

Работа с исполнителями заданий

Допустим, в организации есть потребность согласовывать заявления не только с непосредственным руководителем сотрудника, но и со специалистом отдела кадров. Это легко настроить. Достаточно добавить исполнителей в блок задания на согласование.

Для определения исполнителей заданий или получателей уведомлений можно использовать вычисляемые роли, которые дают возможность определить сотрудников в зависимости от условий: например, кадровый специалист может быть закреплен за конкретными подразделениями или видами документов.

В системе есть возможность настроить последовательность согласования и его прекращение. Задания могут приходить параллельно или последовательно. Легко отрегулировать поведение системы в случае, если кто-то из согласующих отправил задание на доработку, согласовал или отказал в согласовании: остальные задания могут прекратиться или остаться активными.

Гибкое определение нужного варианта процесса

В карточке каждого варианта можно задавать приоритет и критерии, на основе которых система автоматически будет подбирать нужный вариант. Так, например, если в организации заявления на отпуск без сохранения оплаты сотрудников одного из подразделений обрабатываются иначе, нежели заявления на ежегодный основной отпуск других сотрудников, это легко настроить. Достаточно задать критерии варианта процесса для такой ситуации и внести изменения на схему.

Кроме того, в маршрутах можно задавать различные условия, при выполнении которых задача должна идти по определенной ветке. Возможности настройки маршрутов при помощи no-code широкие, путь выбирает сам пользователь, исходя из задач, которые необходимо решить.

Дополнительные настройки заданий и уведомлений

В каждом из блоков заданий и уведомлений на схемах есть возможность регулировать такие параметры, как:

• Темы заданий с указанием вычисляемых параметров. Например, в заголовке задания можно указать ФИО сотрудника или название документа.

• Инструкции, которые будут отображаться в задании.

• Сроки выполнения и прекращения заданий.

• Необходимость отображения задания/уведомления в личном кабинете.

• Настройки области вложений заданий.

Как еще можно использовать no-code при решении кадровых задач

No-code полезен не только при настройке различных маршрутов задач для цифровизации бизнес-процессов. Он пригодится также, чтобы адаптировать интерфейс системы под потребности пользователей с разными ролями и обязанностями для удобства их работы.

Например, все рядовые сотрудники организации должны уметь оформлять различные кадровые заявления (по отпускам и не только). При этом HR-специалистам или администраторам модуля должна быть также доступна возможность запускать различные задачи, просматривать списки документов и работать с настройками. В решении «Отпуска» Directum HR Pro по умолчанию каждый сотрудник видит только те модули, которые нужны именно ему.

Например, кадровому специалисту доступна обложка модуля, на которой собраны только те действия, которые необходимы при управлении отпусками.

При необходимости обложку по умолчанию легко адаптировать, используя no-code-инструменты:

Организовать удобное отображение действий на обложке, добавить изображения, отрегулировать вкладки и основное содержимое — все эти возможности доступны благодаря no-code-изменению интерфейса.

Также no-code в Directum HR Pro поможет настроить:

• необходимые шаблоны документов с автоподстановкой данных;
• оповещения на различные события;
• разные варианты выполнения заданий;
• возможность выполнения заданий заместителями;
• порядок отправки уведомлений во внешнюю учетную систему с различным текстом;
• внешний вид проводника системы;
• карточки объектов системы: справочников, задач, документов.

* * *

Управление отпусками — непростая задача, суть которой не только в правильном оформлении и подписании документов, но в выстраивании бизнес-процессов. Для эффективной работы важно, чтобы их можно было конструировать с учетом особенностей каждой компании, быстро адаптировать к изменениям (организационным или законодательным), не дожидаясь помощи разработчиков.

На примере Directum HR Pro видно, что возможности no-code для автоматизации кадровых задач обширны. Такой подход помогает учесть все нюансы управления отпусками, а также используется во многих вспомогательных действиях — от настройки сроков и шаблонов до организации передачи данных внешним системам. Это помогает освободить HR-специалистов от рутинных задач, учесть пожелания сотрудников и соблюсти все требования законодательства.