Долговременный архив 2.1: ведение кадрового архива и работа с гибридными делами

С версии 2.1 можно передавать на хранение электронные кадровые документы, работать с гибридными делами, а также автоматически выгружать документы из архива. В статье расскажем про эти и другие новинки.

Кроме того, шаблон решения переведен в статус готового решения и адаптирован для работы с версиями системы Directum RX 4.9-4.11.

Долговременное хранение электронных кадровых документов

Теперь в решении доступны передача в архив и долговременное хранение электронных кадровых документов. Например, если установлена система HR Pro, в архив передаются документы с типами «Заявление сотрудника», «Согласие сотрудника» и «Документ, связанный с работой».

Чтобы быстро находить в архиве кадровые документы, на обложку модуля «Долговременный архив» добавлены пункты:

• Поиск документов по сотруднику. Архивисту достаточно выбрать сотрудника и ввести дополнительные критерии:

• Кадровые архивные документы. Архивисту нужно только отфильтровать открывший список, например по нашей организации или подразделению.

Работа с гибридными делами

В решение добавлена поддержка работы с гибридными делами, в которые включаются бумажные и электронные документы. При формировании такого дела электронные документы помещаются в первый том, а бумажные – в остальные. В гибридных делах удобно хранить кадровые документы, которые часть сотрудников подписывает в электронном виде, а часть – в бумажном.

Такие дела при формировании отмечаются в карточке флажком Гибридное. При их завершении создаются две сдаточные описи: электронных документов и бумажных дел. Они формируются автоматически, если в окне создания описей установлен флажок Для гибридных дел:

После формирования сдаточных описей документы гибридного дела автоматически передаются в архив.

Выгрузка архивных документов

Иногда архивисту бывает нужно выгрузить документы из архива, например для предоставления сотрудникам или контролирующим органам. В новой версии решения для этого реализованы:

• массовая выгрузка по критериям, например по дате регистрации;
• выгрузка документов из определенного дела.

Архивисту достаточно выбрать способ выгрузки и задать нужные критерии:

Все документы выгружаются в настроенную администратором папку.

Другие новинки

Работа с томами. В новой версии решения появилась возможность создавать тома и помещать в них документы дела. Это нужно при формировании гибридного дела или бумажного, в котором более 250 листов. Тома создаются из карточки дела:

Архивный шифр дела. Теперь при включении дела в сводную опись и после формирования годового раздела делу присваивается архивный шифр. Он упорядочивает дела и позволяет быстрее находить нужные:

Настройка передачи документов в архив без проверки ЭП. При передаче документов в архивную систему проверяется действительность их ЭП. Если подписи не проходят проверку, например когда они просрочены, контейнеры не передаются на хранение. В новой версии решения администратор может отключить проверку для определенных систем-источников. Для этого в карточке записи справочника Системы‑источники добавлен флажок Принимать контейнеры без проверки электронных подписей:

Новинки no-code. В новой версии отображение модулей «Передача в архив» и «Долговременный архив» настраивается в проводнике системы Directum RX, а также согласование акта о выделении документов к уничтожению переведено на механизмы no-code. Теперь аналитик может настроить их самостоятельно

***

Полный список новых возможностей можно изучить в документе «Изменения решений Directum RX» на сайте поддержки.

Мы будем рады вашим комментариям, вопросам и пожеланиям!

Чтобы узнать больше о решении «Долговременный архив» или приобрести его, оставьте заявку в форме ниже. Также вы можете обратиться к вашему персональному менеджеру или в отдел продаж Directum по электронной почте present@directum.ru и телефону 8-800-234-72-11.