Договорная работа. Копаем вширь

У вас работает DIRECTUM. Вы внедрили систему электронного документооборота. Это замечательно! Наконец-то сотрудники не бегают по коридорам в поисках нужных документов, канцелярия тихо шуршит небольшим количеством бумаг, по сети летают задачки… Договорной отдел вроде бы наконец-то доволен: согласование каждого договора теперь можно отследить, процесс проходит в максимально сжатые сроки, документы не теряются.

Вроде бы доволен… но….

Специалисты договорного отдела вынуждены дергать бухгалтерию (и не только бухгалтерию!) в попытках выяснить кто кому и сколько должен по конкретному договору. Если с контрагентом есть несколько договоров, то формирование акта-сверки - это не просто. А если таких контрагентов несколько? И так каждый день? А сколько времени тратится на исправление ошибок при переносе данных из одной системы в другую (например, в систему управления проектами) и наоборот?

При решении всех этих вопросов взгляд специалистов договорного отдела тускнеет, и они с мольбой в глазах смотрят на ИТ-отдел: «Когда же вы найдете для нас решение?». А тут ещё и руководство, которому хочется, чтобы все отчеты по первому требованию шустро появлялись у них на столе.

И что же делать? Какое решение предложить? Какое решение будет самым оптимальным и будет хорошо встраиваться в существующую ИТ-среду компании? Ведь это задачи систем другого класса, чем ECM. Но наряду с этими задачами возникают вопросы отслеживание местонахождения договора, согласования финансовых документов с большим количеством согласующих и т.д. А для этих целей прекрасно подходят возможности ECM-систем.

Как правило, решение находится в интеграции нескольких систем либо в переходе на одну мощную ERP-систему. И то, и другое обходится недешево.

Есть решение

У нас есть конкретная задача - «автоматизация работы договорного отдела». Решим конкретно ее с получением максимального результата с минимальными затратами! Это возможно с помощью бизнес-решения, созданного на базе системы бюджетирования и управления финансами Prestima и  системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Снижение стоимости владения данными системами обеспечивается за счет наличия общего инструмента разработки IS-Builder, что обеспечивает бесшовную интеграцию систем между собой, и единого интерфейса, за счет чего, во-первых, обучение пользователей происходит быстрее и легче, а во-вторых, упрощается работа администраторов.

Как это работает?

В бизнес-решении "Полное управление договорами" несколько точек интеграции двух систем. Первоначально договор создается из шаблона или сканируется в DIRECTUM, проходит согласование и подписание. После подписания создается запись в справочнике «Договоры» Prestima, в которой в дальнейшем планируются и фиксируются оплата и выполнение по договору. Кроме договора в DIRECTUM могут быть согласованы, подписаны ЭЦП и сохранены документы (акт выполненных работ, допсоглашение к договору, заказ на закупку, прайс-лист и т.д) и отчеты (акт сверки с контрагентом, расчеты с организациями и др.), сформированные в системе Prestima.

В процессе работы будут сокращаться как временные затраты (на создание и согласование документов, формирование отчетов, проведение анализа данных в различных разрезах и т.д.), так и финансовые (уменьшение дебиторской и кредиторской задолженности и т.д.).

Думаете, что это всё?

Нет! Мы позаботились и специалистах других отделов – планово-экономического и финансового. А также обо всех тех, кто так или иначе связан с ними по работе в части бюджетирования и управления финансами. Но об этом – в следующей серии!