Избавляемся от хронофагов

Зачастую совещания и заседания рассматриваются специалистами по тайм-менеджменту в качестве хронофагов - объектов, мешающих и отвлекающих от основной деятельности. Почему? Причин достаточно много, ниже представлены самые распространенные из них.

• На этапе организации совещаний: совещания не планируются, назначаются спонтанно, повестка дня определяется на месте и не привязана к планам и актуальным проблемам организации.
• На этапе проведения совещаний: отсутствие раздаточных материалов, неподготовленность докладчиков, превышение времени совещаний, потеря фокуса обсуждения.
• На этапе завершения совещаний: не фиксируются обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, не ведется протокол совещания.
• На этапе исполнения решений по совещаниям: после совещания ничего не происходит, поговорили и забыли, решения совещаний не преобразуются в действия, не контролируется  исполнение поручений, не оценивается исполнительская дисциплина.
• Этап анализа статистики по совещаниям и анализа принятых решений часто вообще бывает упущен из вида.

Как же тогда сделать из совещания инструмент эффективного менеджмента? В первую очередь необходимо разработать регламент подготовки, проведения и завершения совещаний и строго его придерживаться, что позволит предотвратить перетекание совещания в бессмысленную и бесцельную трату времени. Следующим шагом повышения эффективности совещания является автоматизация всех его этапов, от планирования до анализа.

Одним из вариантов решения задачи искоренения хронофага в виде неэффективного совещания может стать бизнес-решение «DIRECTUM: Управление совещаниями». Ознакомиться с функционалом решения можно в пресс-релизе по ссылке, здесь же подробно рассмотрим только первый и последний этапы совещания.

Довольно часто этап подготовки и организации совещаний опускается, они проводятся по факту, когда возникает неотложный вопрос, требующий коллективного обсуждения. Это один из основных факторов, приводящий совещания к хронофагу. В идеале же необходимо пройти следующие шаги перед непосредственным заседанием.

1. Заблаговременно определить дату, время и место проведения совещания с целью своевременной подготовки к нему всех участников.
2. Четко определить тематику и цели совещания для получения максимального эффекта, в частности, минимальных временных затрат.
3. Определить круг участвующих лиц исходя из тематики совещания.
4. Определить повестку совещания.
5. Ознакомить всех участников с темой, целями и повесткой. В случае использования бизнес-решения, достаточно запустить мастер действий «Совещание» и заполнить карточку справочника «Совещания и заседания». В результате все участники получат задания со всей необходимой информацией по совещанию. При необходимости каждый участник может добавить встречу в календарь Outlook.

Подавляющее большинство руководителей используют инструментарий совещания только с целью принятия коллегиального решения, анализ проведенных совещаний не проводится вообще. Возникает логичный вопрос. Если этот этап опускается, возможно, он и не нужен? Каждый сам волен судить, однако стоит привести некоторые доводы.

1. Анализ статистики совещаний позволяет фиксировать основные параметры совещаний, такие как длительность, число участников, трудозатраты и т.д., показывая объективную картину, например, по «стоимости» совещаний для компании. Исходя из полученных данных можно определить параметры совещаний, при которых наблюдается их максимальная эффективность.
2. Анализ принятых на совещании решений может послужить достойным дополнением базы знаний компании и копилки лучших практик. Например, сохраненная в протоколах совещаний и поручениях история разрешения прошлых кризисных ситуаций будет служить хорошим наглядным пособием для выбора путей выхода из сложных положений дня сегодняшнего.

В составе бизнес-решения «DIRECTUM: Управление совещаниями» для целей анализа используются отчеты «Проведенные совещания и заседания» и «Сводная таблица по проведенным совещаниям и заседаниям», а также развитые средства поиска документов, в том числе по их тексту, что незаменимо при поиске принятых ранее решений.

Обобщая вышесказанное, использование бизнес-решения «DIRECTUM: Управление совещаниями» позволяет избавиться от совещаний в виде хронофага и переквалифицировать их в эффективный инструмент менеджмента.