Оптимизируем процесс согласования договорных документов

При автоматизации управления договорами в организации со сложной структурой и сложившимися внутренними процессами преимущества бизнес-решения «DIRECTUM: Управление договорами»  перед одноименным модулем системы становятся неоспоримыми. Чтобы убедиться в этом, достаточно обратиться, к «DIRECTUM: Управление договорами»: модуль или бизнес-решение?.

Решение «DIRECTUM: Управление договорами» затрагивает все этапы работы с договорами и направлено на оптимизацию ключевых бизнес-процессов:

• подготовку и согласование договорных документов;
• регистрация договорных документов;
• обеспечение отправки контрагентам и контроль их возврата;
• надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа;
• оперативный поиск договоров;
• ведение шаблонов договорных документов;
• подготовка отчетности в различных разрезах по договорной работе.

Я бы хотел более подробно затронуть некоторые аспекты этапа согласования договорных документов, т.к. именно здесь часто возникают вопросы, решение которых может помочь оптимизировать этот не простой процесс.

Первое с чем чаще всего приходится сталкиваться – это сложная структура организации (с точки зрения процесса согласования), когда выбор согласующих может зависеть от множества параметров согласуемого договорного документа (условий сделки). Поэтому, когда речь заходит о построении ТМ и определении согласующих, использование стандартных механизмов статических и вычисляемых ролей для определения исполнителей в блоках часто бывает не достаточным т.к. либо просто не позволяет решить поставленных задач, либо приводит к появлению не гибкой и громоздкой разработки. Для того чтобы решить эти вопросы можно предложить:

• Использовать «Матрицу согласующих», которая представляет собой специально разработанный справочник, в котором указываются правила определения согласующих в зависимости от необходимого (фиксированного) набора параметров договорного документа. Это механизм позволяет производить гибкую настройку вычисления согласующих, не требующую дополнительной доработки и внесения изменений в код.
• Использовать механизм «Специальных ролей», по сути это развитие того же механизма, который представляет «Матрица согласующих». Отличие заключается в возможности использования для настройки всех имеющихся в карточке справочника «Договоры» параметров и возможности комбинаций различных условий (например, Категория договора = «Договор поставки», Сумма договора >= 1000 у.е. и т.д.).

Т.к. в процессе согласования договорных документов часто участвует большое количество согласующих, то возврат документов на доработку может существенно затягивать согласование. Кроме того, поступление повторных заданий согласующим, у которых изначально не было замечаний может вызывать у них негативную реакцию, связанную с увеличением объема работ.   мо павп авиа  ДДля решения этих вопросов можно предложить:

• Использовать маршрут предварительного согласования, для каких-либо не стандартных, «сложных» или особо значимых сделок. Этот маршрут может требовать согласования с меньшим количеством рецензентов (юристы, бухгалтерия и т.п.). За счет использования такого предварительного согласования при отправке договорных документов на согласования по основному ТМ они встретят меньшее количество существенных замечаний.
• Использовать в маршруте возможность отправки договорных документов на доработку без пересогласования, когда после доработки документ вернется на согласование сотруднику, высказавшему свои замечания, миную всех сотрудников уже согласовавших договорной документ.

Результатом согласования договорного документа перед его подписанием является «Лист визирования» («Лист согласования»), который содержит информацию о согласовании договорного документа всеми согласующими. Задача сбора информации для формирования «Листа визирования» сама по себе не тривиальная, если брать во внимание возможность создания новых версий документов, отправку на доработку (с пересогласованием по полному кругу или без пересогласования), а также возможность автоматического запуска дополнительных подзадач в рамках ТМ по согласованию договорных документов (проверка Службой безопасности и т.п.).

Но что же делать, если процесс согласования был инициирован в дочерней организации, а часть согласующих и/или подписывающий работают в головной организации, в которой функционирует своя система электронного документооборота. В этом случае при формировании «Листа визирования» могут возникнуть затруднения. Для решения этой задачи можно предложить автоматическое формирование «Листа визирования» перед отправкой на согласование в головную организацию. При этом сформированный «Лист визирования» можно вложить в отправляемый пакет данных, тем самым на этапе подписания договорного документа у подписывающего будет вся информация о том, кто участвовал в согласовании и какие решения были приняты.

Используя описанные выше решения можно ускорить процесс согласования договорных документов и сделать его более гибким.