Классическое делопроизводство: от старого к новому

Не так давно Дмитриева Елена в своей статье Классическое делопроизводство: куда и как идем озвучила основные тенденции развития автоматизации делопроизводства. Елена также подчеркнула, что бизнес-решение «DIRECTUM: Классическое делопроизводство» развивается и постоянно ведется работа по реализации пожеланий делопроизводителей к системе DIRECTUM. Хотелось бы отметить, что в этом направлении за почти восемь с половиной лет сделано уже довольно много. Если говорить о технической части бизнес-решения, то на данный момент историю развития модуля «Канцелярия» можно поделить на два больших этапа, до выхода версии 4.6 и после, или так называемые «старая канцелярия» и «новая канцелярия».

Безусловно, усовершенствования были и в более ранних версиях и в более поздних. Так, например, в версии 4.4.1 была реализована поддержка почтовых отправлений и дополнены интегрированные  и аналитические отчеты, а в версии 4.6.1 добавлен новый способ обмена электронными документами между канцеляриями при помощи служб взаимодействия систем DIRECTUM (DICS). Однако основная масса изменений пришлась именно на версию 4.6, что и явилось переходом к «новой канцелярии».

Как выяснилось, далеко не все организации, использующие систему DIRECTUM, работают в «новой канцелярии». На мой взгляд, связано это в первую очередь с тем, что решение было изначально довольно хорошо проработано и вполне справляется со своими задачами до сих пор, и возникает вполне резонный вопрос: «Если все работает, то зачем что-то менять?». И действительно, что есть такого в «новой канцелярии», что сделает эффективность работы предприятия еще более высокой? Что было сделано, чтобы упростить работу делопроизводителя? Какие пожелания были учтены? Ответы на эти вопросы я постараюсь отразить в этой статье.

Поручения

Принципиально новым стал механизм работы с исполнением документов, и это главное нововведение выпуска Канцелярии 4.6. Если раньше для этого была предназначена закладка «Контроль» в РКК, то теперь – целый справочник «Поручения по РКК»:

Об этом справочнике говорить можно очень много и долго, суть же его в том, что по одному документу может назначаться много различных работ с различными исполнителями, оформлять это и тем более отслеживать на одной закладке РКК затруднительно. Справочник «Поручения по РКК» позволит, например, оформить поручения по отдельным пунктам приказа, назначить контролера по каждому поручению, а также, при необходимости, ответственного среди исполнителей. Здесь же можно запросить отчет у исполнителей или настроить расписание автоматических запросов такого отчета. Поддерживается также работа с неавтоматизированными сотрудниками и внешними исполнителями.

Благодаря такому принципиально новому подходу к исполнению документа стала возможной иерархическая структура поручений, когда, например, в рамках одного поручения руководителям формируется несколько подчиненных поручений конечным исполнителям, что весьма удобно и в свою очередь облегчает контроль исполнения.

Безусловно, заполнить бывшую закладку «Контроль» в РКК проще, чем с нуля оформить карточку справочника «Поручения по РКК», но и об этом компания DIRECTUM позаботилась. Чтобы этот процесс проходил быстрее можно настроить шаблоны поручений и задать личные настройки для автоматического заполнения полей.

РКК

В «новой канцелярии» модифицировались и РКК. На изображении ниже в качестве примера приведена карточка для регистрации входящих документов, красным маркером на ней отмечены элементы карточки, появившиеся в версии 4.6, желтым – чуть раньше, в версии 4.5.

В целом, изменения в РКК можно поделить на три группы:

• Изменения для работы с поручениями

Как уже было сказано выше, данные по исполнению документа на закладке «Контроль» переместились в отдельный справочник «Поручения по РКК», однако сама закладка осталась. Теперь на этой закладке информация о плановой и фактических датах исполнения всех поручений по РКК, а также информация о том, находится ли документ на контроле. Поручений по РКК может быть много, а посмотреть сводную информацию по ним можно также здесь, в одном месте, в виде дерева резолюций по РКК в соответствии с иерархией выданных поручений. Информация наглядна и пользоваться ей довольно удобно. Кроме этого по кнопке «Комплект док.» можно просмотреть список документов, связанных со всеми поручениями текущей РКК.

Чтобы создавать поручения в карточке появилась кнопка «Поручения». Также поручения можно создавать по новой кнопке «Из шаблона», если поручение из списка стандартных и для него настроен шаблон. Благодаря этому механизму, несмотря на значительное увеличение функционала по исполнению документа, оформление поручений возможно в несколько кликов!

• Изменения для удобства заполнения карточки

Помимо того, что поля карточки взаимосвязаны и при заполнении одного из них автоматически могут заполняться другие поля, теперь есть возможность и автоматического заполнения полей уже при создании карточки, если эти поля каждый раз делопроизводителем заполняются одинаково. Для этого предназначена кнопка «Настройки». Благодаря этому сформировать и сохранить РКК можно заполнив вручную всего одно обязательное поле «Содержание»! При этом для входящей РКК, например, уже будут заполнены поля «Журнал», «Дело», «Способ доставки», «Подразделение рег.» и «Дата регистрации».

В числе новых «фишек» в РКК «новой канцелярии» ссылки вместо некоторых кнопок. Среди ссылок особо стоит отметить «Найти дубли», с ее помощью можно быстро выявить факт повторной регистрации.

• Новая информация по документам

Появилась в карточке дополнительная информация по приложениям к регистрируемому документу на отдельной закладке, а пользователи совсем старых версий DIRECTUM увидят, что поле с количеством листов документа разбилось на количество листов основного документа, количество приложений и количество экземпляров. В исходящих РКК, например, появилось поле «Стоимость письма», заполняется из справочника «Тарифы почтовых отправлений», содержит вес, цену и способ доставки. Такое нововведение не может не порадовать сотрудников, ответственных за отправку корреспонденции на предприятии. Появились в РКК и другие поля (см. рисунок выше), в целом все они повышают гибкость работы с документами, увеличивают скорость поиска и предоставляют возможности дополнительной статистики при необходимости.

Номенклатура дел

Большим изменениям подверглась и карточка справочника «Номенклатура дел», достаточно взглянуть на нее, чтобы это понять. На изображении ниже новая карточка справочника, цветовые обозначения элементов карточки те же:

На закладке с основными реквизитами появилась табличная часть со статьями хранения, это сразу отметят архивариусы. Список всех статей хранения уже готов в специальном справочнике, при заполнении карточки нужно лишь выбрать необходимое, более того срок хранения после заполнения статей хранения заполнится автоматически. Появился и ряд полей с дополнительными характеристиками дела. Так теперь, например, можно обозначить в карточке, что в дело подшиты документы за несколько лет, или что дело содержит документы по личному составу.

Справа красуется кнопка «Отчеты», когда-то давно это была кнопка «Печать», по ней по-прежнему можно получить внутреннюю опись или, например, распечатать автоматически сформированную по данным карточки обложку дела.

Бросается в глаза новая закладка «Выдача дела» для отслеживания того, кому выдавалось дело, а кто не знаком с Канцелярией 4.5 обратит внимание и на закладку «Архивные реквизиты», которая заполняется при списании дела в архив. Впрочем, если вы знакомы с этой закладкой в версии 4.5, то и вы увидите новшества. Например, теперь тут указывается документ с актом об уничтожении и можно указать особенности дела.

Карточка увеличилась, теперь с ней удобнее работать, в ней хранится еще больше полезной информации и это, безусловно, плюс. Однако не стоит забывать, что эту информацию нужно в карточку вводить, а значит, хоть и немного, но увеличилось затрачиваемое время на ее заполнение.

Переходим?

Помимо перечисленного в современной Канцелярии есть новые справочники, сценарии и типовые маршруты, составляются новые отчеты, но уже из приведенных примеров видно, что изменений много и зачастую они существенны. Более подробно обо всех новшествах можно узнать в вебинаре Макарцевой Марии DIRECTUM 4.6. Новшества модуля "Канцелярия". Польза этих новшеств очевидна, однако вопрос «переходить на «новую канцелярию» или нет, и, если переходить, то как?», каждый раз решать приходится по-своему. В комментариях ниже я предлагаю поделиться опытом таких решений. Как проходил переход? Что особенно отметили делопроизводители и не только они после перехода?