Управляем рисками в DIRECTUM

В наше неспокойное время предсказать что-то конкретное всерьез и на долгое время вперед крайне сложно. Как бы хорошо менеджеры проектов не организовали свои проекты, нельзя сбрасывать со счетов неопределенные события. В ходе проекта всегда может пойти что-нибудь не так: ломается техника, заболевает персонал, падает курс доллара и т.д. Такие события в управлении проектами называют рисками, о них и пойдёт дальше речь.

Риск проекта – это неопределенное событие или условие, которое в случае возникновения, имеет позитивное или негативное воздействие, по меньшей мере, на одну из целей проекта, сроки, стоимость, содержание или качество.

Для работы с проектами в системе DIRECTUM было разработано бизнес-решение «DIRECTUM: Проектный документооборот». Это решение предоставляет много возможностей по повышению эффективности управления проектами, среди них и возможности в управлении рисками. Основными задачами менеджеров проектов при работе с рисками помимо планирования являются их идентификация, анализ, мониторинг и контроль реагирования. Рассмотрим, как конкретно бизнес-решение помогает справляться с этими задачами.

Реестр рисков

Возможность наступления рисков в проекте уменьшается по мере продвижения проекта, стоимость же риска, в случае его возникновения, со временем наоборот только увеличивается, поэтому очень важно приступить к работе с рисками с самого начала проекта. Первое, что необходимо сделать, это составить перечень рисков и проанализировать его. В системе DIRECTUM такой перечень можно составить несколькими способами. Во-первых, это можно сделать при помощи документа. Это может быть документ Excel или Word, а может быть и любого другого удобного для этого формата. Хороший пример такого документа с реестром рисков я нашел на сайте www.pmlead.ru:

Такой реестр рисков позволит зафиксировать в системе все найденные возможные риски, а после анализа указать их вероятность, влияние, уровень, статус, ответственных, и даже спланировать реагирование при их возникновении. Чтобы не забыть создать такой документ и не тратить вообще на его создание время, DIRECTUM позволяет делать это автоматически на основе образца при создании папки проекта. Таким образом, начать работать с рисками можно сразу же при создании проекта в системе.

Второй способ – специальный справочник рисков. Справочник позволит работать с более сложной структурой рисков, быстро переходить к другой информации по проекту и отправлять задачи другим участникам проекта, например, ответственным по рискам. Более того можно настроить список стандартных рисков, чтобы менеджерам можно было быстро составлять реестр по текущему проекту. Этот список стандартных рисков по результатам проектов можно дополнять, что еще больше упростит работу с заполнением реестра рисков в будущем.

Если в организации уже используется специализированное программное обеспечение для управления рисками, BPM- или PM-система, в этом случае также можно использовать справочник и настроить интеграцию с используемым программным обеспечением.

Хранение таких реестров рисков по проектам в системе позволит менеджеру проекта  всегда иметь под рукой актуальную информацию по рискам текущих проектов, а также быстро обратиться к опыту прошлых проектов, и разницы в том, справочник это или документ, особой нет.

Мониторинг и контроль

Работа с рисками проекта не заканчивается на составлении их реестра. Необходима постоянная его актуализация, регулярный контроль над вероятностью наступления рисков, их влиянием на проект. Основная проблема заключается в своевременности этих действий. Чтобы организовать это в системе DIRECTUM, достаточно включить управление рисками в отчет по проекту и воспользоваться  стандартным типовым маршрутом «Отчет о ходе выполнения проекта», который будет запускаться автоматически агентом, что и гарантирует необходимую своевременность. Также можно настроить специальные типовые маршруты под эти задачи, что предоставит дополнительные возможности.

Помимо помощи в регулярном пересмотре реестра рисков, система позволяет организовать и контролировать реагирование на риски. Это осуществляется за счет механизма workflow, который позволит выдать ответственным исполнителям задания по реагированию на риски и проконтролировать их выполнение.

В целом, управление рисками – задача далеко не тривиальная, ее решение во многом зависит от специфики управления проектами на конкретном предприятии, его регламентов и персонала. Очень важно чтобы при решении этой задачи все материалы по проекту находились в едином информационном пространстве и взаимодействие участников проектов проходило в нем же, что и обеспечивает бизнес-решение "DIRECTUM: Проектный документооборот".