Документы дня для банков: запасаемся дисками
Поскольку речь в данной статье пойдет об электронном архиве, то вполне логично начать рассказ с напоминания об указании ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с
оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета». Появление этого документа дало кредитным организациям возможность хранить определенные виды документов в электронном виде, что в свою очередь,
послужило толчком для развития новых решений в электронном документообороте.
Значит ли это, что теперь архивы документов будут выглядеть примерно так? Как сейчас выглядят некоторые архивы можно узнать из статьи Ксении Траткановой. :)
Смотрится это все удобно и занимает совсем немного места:). Вот он – электронный архив!
Но лично у меня оставался один вопрос: как все необходимые данные организовать и записать? Не верилось мне, что сотрудник организации, ответственный за формирование электронного архива, будет вручную прописывать на стикерах или вкладышах содержимое диска.
Задавшись целью выяснить, как же строится этот процесс, я отправилась «бороздить просторы» технических решений DIRECTUM. Как говорится: «Кто ищет, тот всегда найдет!» В описании решения «Электронный архив документов дня для банков» я нашла ответы на свои вопросы: ответственному исполнителю нужно просто запустить сценарий и утилиту для записи, плюс распечатать ярлык с перечнем документов. То есть, нет никакого ручного набора данных для записи. Подробнее читайте в описании решения.
Непонятным для меня оставалось магическое сочетание слов «документы дня». По факту, все оказалось очень просто:
Документы дня — документы организации (например, банка), формирующиеся ежедневно, и подлежащие архивированию и длительному хранению в соответствии с требованиями законодательства.
Видимо, диски придется закупать сразу большими коробками, а лучше - сразу контейнерами. Что, конечно, пугает! Но этот страх не идет ни в какое сравнение со страхом бумажного архива в несколько стеллажей :)
Вообще, при изучении каталога технических решений, по запросу «электронный архив» я получила ссылку на еще одно решение – «Электронный архив финансовых документов». Возник вопрос: в чем же разница между этим решениями?
Как оказалось, это два совершенно разных решения. Общее у них только одно – итог работы, а именно, созданный электронный архив документов. В остальном же: начальный этап, алгоритм работы, функциональные возможности решений - разные. Эти решения создавались для автоматизации абсолютно разных бизнес-задач. И даже возможно их совместное использование. «Электронный архив документов дня для банков» – это специализированное решение для банков направленное на систематизацию данных, выгруженных из АБС: формирование описей, хранение, доступ, то есть своеобразная «резервная копия» (процедура регламентируется постановлением ЦБ). А в решении «Электронный архив финансовых документов», помимо хранения, есть этап ввода документов, это универсальное решение, поэтому интеграция с АБС отсутствует.
И в конце хочется задать вам вопрос: готовы ли вы поменять привычное мышление в понятии бумажного архива на «дисковое мышление»?
|
Нужен быстрый обмен актами, счетами и другими юридически значимыми документами? Воспользуйтесь специальным решением для финансовых компаний |
При хранении данных на оптическом диске встает вопрос о сроке службы этих дисков. Недорогие диски, что я использовал для домашнего хранения информации, нередко не проживали и 5 лет. Какие сроки хранения анонсируют нынешние производители дисков, кто может поделиться информацией?
Так же как и раньше, документы операционного дня хранятся в БД, которая многократно резервируется. Архивные БД (например 2-3-5-10-летней давности) хранятся также на сервере БД, и обратиться к ним в любой момент сложности не представляет.
Возможно - спорить не стану, я все-таки технарь - эта директива ЦБ лишь дала возможность не печатать некоторые документы опердня, плодя макулатуру и замусоривая архивы.
Ух ты! Андрей, а Вам не составит труда поделиться информацией: какой именно разработчик анонсирует гарантированное хранение информации на протяжении 100 лет? Да и порекомендовать надо этому разработчику выйти с коммерческим предложением в Росархив. А то там мудрецы головы ломают: как обеспечить длительные сроки хранения (75 лет и более) документов, если их захотят передать на архивное хранение в электронном виде.
Я сомневаюсь, что эти диски будет на чем прочитать даже лет через 20, не то чтобы через 75 :)
Наводнение в октябре Тайване завода изготавливающего подшипники для всех жестких дисков вызвало их рост минимум в два раза. Думается это подстегнет промышленность к новому виду хранения информации на новых носителях и все-таки решится вопрос долговременного хранения.
во многих учреждения, особенно в государственных и муниципальных органах власти, не только рекомендуемо, а просто обязательно хранение документов в бумажном виде. Там почти все архивы таковы. Получается, законодатели пытаются простых обывателей перевести на электронный документооборот, а сами боятся отказаться от бумажного?
Подумай, на каком проекте ты сейчас работаешь - что там внедряется и где. И поймешь, насколько ты не права.
Здесь не очень новая (2006 год), но весьма исчерпывающая статья о дисках, наталкивающая на определенные размышления. Страх "бумажного архива в несколько стеллажей" не идет ни в какое сравнение со страхом потерять целый контейнер с важными документами :)
К слову, полгода назад в связи с апгрэйдом домашнего ПК перезаливал свою мп3-коллекцию на жесткий диск (порядка 150 дисков), понес ~25% потерь, что не могло не расстроить. Диски юзались не активно, хранились в хороших условиях по 4-5 лет.
Срок хранения большинства видов банковских документов 3-5 лет. Но если уж оптический диск и испортится, а для проверки в документах дня есть интерфейс для проверки целостности диска (неизменения записанных данных) , то на этот случай есть резервная копия диска в Директум, которую можно заново записать на диск.
Помимо этого хочу добавить, что выбранный механизм записи на диск не документа целиком, а метаданные + шаблон для просмотра, позволяет вместить на обычный CD-R 500-600 тысяч документов.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий