Мигрируем в облака. Кому это нужно

Об облачных технологиях сегодня не говорит разве что ленивый. Но если рассматривать их в связке с ECM-системой, то до сих пор остается больше вопросов, чем ответов. В ходе изучения этой темы мои коллеги и я собрали полезную и интересную информацию. Поделиться ей с вами я хочу в виде блока статей на примере переноса системы DIRECTUM в облака. Первая статья будет вводной. В ней я постараюсь ответить на вопрос: «кому нужна облачная ECM-система?».

Но перед этим хочу напомнить, что в использовании облаков есть определенные риски и выгоды. Для их оценки я выделил четыре критерия.

1. Цена. С одной стороны первоначальные затраты на использование облаков минимальны, но с другой стороны придется ежемесячно платить за поддержку решения. Таким образом, факт переплаты настанет уже через год – два (все зависит от конкретных решений).

2. Надежность. Сбой на серверах Амазона, который на несколько дней остановил работу многих сервисов, показал зависимость конкретных приложений от глобальных проблем поставщика (ошибка при обновлении платформы, банкротство, DDoS-атака, пожар). Хотя тот же Амазон гарантирует компенсацию убытков в случае простоя, но некоторые поставщики этого не делают (нет нормальных договоров на обслуживание, в которых они прописывают ответственность за простой). Как следствие – никаких гарантий.

На самом деле случай с Амазоном можно назвать исключением, не все же приложения остановили свою работу.

Большее внимание стоит уделить провайдерам интернета. Кого винить за простой в работе, если невозможно достучаться до облаков из-за проблем со связью у провайдера?

Вместе с этим, к теме надежности я отношу риски перехвата данных (вся система теперь доступна из интернета) и вопросы доступа к системе третьих лиц (не известно, какой «студент» обслуживает сервер на стороне провайдера).

3. Функциональность. Облачное приложение может сильно уступать по функционалу локальному. Например, если брать полностью облачную ECM-систему, то, скорее всего, в ней нельзя будет разрабатывать и кардинально модифицировать маршруты бизнес-процессов (Workflow), создавать новые справочники для хранения структурированной информации или добавлять специализированные поля в карточки документов. В этом случае возникают вопросы: «хватит ли текущего функционала системы?», «как система подстроится под мои бизнес-процессы?».

Также интересует возможность интеграции с уже существующим окружением. Например, остается открытым вопрос осуществления обмена данными с локальной версией 1С, который необходим для устранения дублирующих процессов, ускорения обработки данных, повышения скорости получения отчетов и т.п.

4. Развитие. К этому критерию я отношу вопросы миграции в облака и обратно (возможно ли это, с помощью каких инструментов и чьих рук), появление нового функционала и зависимость от выхода версий (не все изменения могут положительно сказаться на вашей работе).

Эти вопросы стоит сравнивать в разрезе масштабов бизнеса. Так, для микро- и малого бизнеса при использовании облачной ECM я вижу больше выгод, чем рисков:

• система практически сразу внедряется в работу и требует минимум инвестиций (не надо покупать сервер, серверную ОС, офисные приложения);
• риск утечки информации не приоритетен, т.к. сама информация зачастую не связана с большими суммами;
• появляется возможность работать в любом месте: облачная ECM доступна через интернет и, чаще всего, к ней можно подключиться с любого устройства (в том числе и мобильного);
• систему не нужно администрировать или дорабатывать – «коробка» решает большую часть задач (экономия на людях).

Итого, основное преимущество для микро- и малого бизнеса – это цена. Остается вопрос – нужна ли ECM-система и Workflow для организации из 10-20 человек, сидящих в одном кабинете или не имеющих офиса вообще? Для них вполне может подойти Google Docs и прочие приложения обеспечивающие свободную совместную работу.

Что касается среднего и крупного бизнеса, то пока вижу больше рисков, чем выгод:

• нет доверия как к поставщикам, так и к системе, работающей «где-то там»;
• затруднена адаптация системы под сложные и меняющиеся бизнес-процессы;
• крупный бизнес выбирает корпоративные приложения всерьез и надолго, что требует больших первоначальных вложений, но окупает себя при длительном использовании (облака со временем оказываются дороже).

Итого, на первый план для среднего и крупного бизнеса выходят вопросы надежности, функционала и развития. В качестве реалистичных сценариев использования видится тестовая эксплуатация и решение для отделов (например, модуль Service Desk для отдела ИТ).

Мое мнение – в России пока слабая корпоративная потребность в облачных сервисах: по-прежнему актуальными остаются проблемы с доверием и затрудненной адаптацией под задачи организаций, облачные решения нужны преимущественно малому бизнесу.

А как считаете вы?