Техническое решение DIRECTUM: Управление доверенностями. Доверяй, но управляй!

Каждый, кто работает с юридически значимыми документами, должен знать элементарные положения об оформлении доверенности, доверителе и поверенном, передоверии, недействительности доверенности, в противном случае, правовая безграмотность может привести к серьезным последствиям.

Прежде всего, определим, что такое доверенность с точки зрения закона. Согласно пункту 1 Статьи 185 Гражданского кодекса РФ: «Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами». Это документ, свидетельствующий о том, что его предъявитель (поверенный) является представителем лица, выдавшего доверенность (доверителя), и имеет право осуществлять от имени последнего определенные действия. Такие действия считаются совершенными как бы самим доверителем, для поверенного никаких правовых последствий не возникает, он, фактически, лишь «инструмент» для осуществления прав, которыми обладает доверитель.

Доверенности зачастую выдаются для заключения договоров. Определение лица, уполномоченного на подписание договоров от имени организации, а также правильное оформление его полномочий - одно из основных условий надлежащего ведения договорной работы. Как показывает практика, многие специалисты пренебрегают законодательными нормами, регламентирующими вопросы оформления полномочий представителей организации. Это нередко приводит к признанию договоров, заключенных неуполномоченными лицами, либо недействительными, либо незаключенными для конкретной компании. Согласитесь, что никому не хочется сталкиваться с подобными неудовлетворительными итогами договорной работы…

Ответ на вопрос: «Как помочь сотруднику, который не помнит или не знает правил ведения договорной работы?», изложен в статье моей коллеги Веры Белоцерковец.  А вот как обезопасить компанию от  правовой безграмотности работников в вопросах, касающихся доверенностей, и оптимизировать работу  с большим количеством их бумажных экземпляров?  

В основном, сложность в организации работы с доверенностями ощущают крупные компании и холдинги, в связи с большим количеством документов данного вида, которые оформляются регулярно. Добавьте к этому часто возникающие при работе с доверенностями вопросы сотрудников из разряда:

• Есть ли дополнительные требования, регламентирующие наличие тех или иных реквизитов для  определенного вида доверенности?
• Нужно ли включать в текст доверенности образец подписи уполномоченного лица, а также указывать точное наименование должности, которую оно в данной организации занимает?
• Как обеспечить возврат доверенностей, срок действия которых еще не истек, но фактически необходимость в них отпала?
• И главный вопрос, которым задается каждый сотрудник, в том числе, руководитель - «Как организовать контроль операций по составлению, выдаче, продлению и отзыву?»,

и работа с доверенностями кажется «головной болью».

Скорей всего, существует много ответов на вышеприведенные вопросы, и мне их долго искать не пришлось, т.к. компания DIRECTUM разработала техническое решение - «DIRECTUM: Управление доверенностями».

Возможности данного решения позволяют автоматизировать основные этапы работы с доверенностями: оформление, продление, отзыв, возврат. С подробным описанием упомянутых возможностей можно ознакомиться на сайте компании. 

Я же отмечу ряд достоинств, которые выделила для себя:

• Процессы согласования выдачи, оформления доверенностей и создания записей справочников осуществляются автоматически;
• Типовые маршруты, позволяют сотруднику, сидя на своем рабочем месте, инициировать необходимые процессы;
• В ходе Типовых маршрутов созданная доверенность связывается со своей карточкой и в дальнейшем доступна по кнопе «Электронные документы»;
• При продлении доверенности старая запись в ходе маршрута закрывается автоматически, а в новой доверенности заполняется поле «Дата выдачи». Обе записи при этом связываются друг с другом, что позволяет сохранить полную историю оформления и продления доверенностей;
• Возврат доверенности осуществляется при запуске ТМ «Возврат доверенности», в ходе которого доверитель получит уведомление о возврате выданного документа. Соответствующая запись справочника при этом  закроется автоматически;
• Типовой маршрут «Отзыв доверенности» включает в себя задание поверенному вернуть доверенность, а также предусмотренное законодательством уведомление третьих лиц об отзыве доверенности.

И так, как следует из самого термина «доверенность», отношения между лицом, ее выдавшим, и лицом, которому она выдана, в определенной степени строятся на доверии. Подробно ознакомившись с решением компании DIRECTUM «Управление доверенностями» я смело делаю вывод, что «доверием» не только нужно, но и можно управлять.

В заключении, хотелось бы спросить, а как вы организуете работу с доверенностями: ведете реестр в Excel, используете ERP-систему, а может нашли другой подходящий способ?