3 метаэлемента организации или мысли о принципах описания бизнес-процессов

Метаэлемент организации — это элемент описывающий организацию действий. А понятие метаэлемента, в общем, встречается в одном из  вариантов космогонии, донаучной попытки универсального объяснения мира (известно 5 метаэлементов мира, «начал», стихий: Воздух — желтый, Земля — зеленый, Огонь — красный, Вода — синий, Эфир — фиолетовый)

Вот какое слово умное придумал для объяснения идеи описания бизнес-процессов организации 

Но это определение, которое нужно ввести, для понимания того как описывать бизнес-процессы организации.

Всего можно выделить 3 метаэлемента организации действий: Процессы, Процедуры и Функции…

Программистам объяснять эти элементы не нужно, т.к. они с ними знакомы при описании программ.

А вот не программистам, которые заняты описанием нужно знать что это такое.

Итак:

1. Процесс — это то что группирует и структурирует все остальное по результатам (продукции, услуги …), в т.ч. другие процессы. Если проводить аналогию с обычным компьютером то это Папки. Папки могут содержать в себе другие папки, файлы или ссылки. Процессы также могут содержать в себе другие Процессы, Процедуры и Функции.

2. Процедуры это более конкретный метаэлемент, можно сказать что именно из них строится вся модель. Процедура — это описание деятельности от какого-либо начального события, до какого-то законченного результата (в виде инструкции или регламента). Для примера можно взять процедуру: «Устранение сбоя», которая начинается по событию типа «Произошел сбой» и заканчивается результатом типа «Восстановлено нормальное состояние системы».

3. А еще можно выделить такой метаэлемент как Функция. Это такая маленькая инструкция, которая содержит в себе ссылку на другие метаэлементы, с примечаниями или просто какой-то частый, но очень важный участок действий. Например: Добавление записи товара в справочник номенклатуры.

Тут следует заметить ряд особенностей:

1. С ростом, функции могут вырастать до процедур, а процедуры до процессов.

Например:

1.1. таже функция типа Добавление записи товара в справочник номенклатуры, может быть функцией в маленькой организации, где 1-2 бухгалтера, сами справляются со всеми делами. И может быть целой процедурой, со множеством участников и функций, если речь идет о какой либо крупной сети торговых точек, с централизованной базой данных. Где поступление товара в одну ТТ, инициирует процедуру добавления записей через центральную службу.

1.2. или процедура типа техническое обслуживание в малой фирме, с одним специалистом по ИТ, может стать целым огромным процессом с подпроцессами, если речь пойдет о большой организации где служба ИТ будет насчитывать 100 специалистов по разным направлениям.

2. Процессы и Процедуры — определены в стандарте качества ИСО 9000. Это более или менее объективные сущности. А вот Функция — это тот метаэлемент, которого в стандарте нет, но без которого я не могу сделать хорошее описание. Потому мне пришлось ввести это понятие в практику описания процессов. Хотя в практике программирования оно живет почти что с самого зарождения.

3. Метаэлементы могут входить друг в друга и группироваться как вздумается, но лучше придерживаться ряда норм:

3.1. Функция должна описывать лишь себя, но может ссылаться на все что угодно

3.2. Процедура состоит из функций. Причем базовая структура описана тут. Также может ссылаться на все что угодно, потому что состоит из функций, которым это можно 

3.3. Процессы состоят из всего что угодно, включая другие процессы. Ссылаться ни на что не могу, т.к. ничего конкретного не описывают. Это лишь контейнеры для группировки, структурирования и классификации деятельности организации. Хотя тут могут быть исключения, особенно если нужно описать процессы в части паспорта… например указать показатели по которым оценивается процесс, сделать ссылки на внешние нормативы, которые должны соблюдаться в процессе.

И вот разобравшись с тем, что есть Метаэлементы и какие они бывают, надо ответить на вопрос, а какими инструментами пользоваться для их делания…

Тут много решений, перечислю те которые приходилось использовать:

1. BusinessStudio — то с чего я начинал, но из-за слишком высокой жесткости и железной логики решил отказаться от нее. Это как 3-х колесый велосипед в детстве. В начале нужен чтобы не покалечить себя и научиться двигаться, а потом мешает из-за меньшей маневренности и нужно переходить на 2-х колесые, менее сложные, но более маневренные велосипеды;

2. MediaWiKi — как вариант, ну или ее потомки с различными функциями разграничения доступа

3. Google Sites — то чем пользуюсь сейчас, проповедуя религию Enterprise 2.0

4. 1С-Битрикс. КП. WiKi — как потомок п.2 и альтернатива п.3 если речь идет о большой и закрытой организации

5. ДИРЕКТУМ — как альтернатива п.4 если организация ну просто супер большая, супер закрытая, но использовать затратней из-за сложности с переходом по гиперссылкам между документами Word.