Утилита DDaemon – оповещение о новых заданиях в DIRECTUM

Приняв решение в своей организации о начале проекта внедрения системы электронного документооборота, мы знали о потенциально возможных предстоящих проблемах, в частности, связанных с трудностью изменения привычного уклада работы. И такие проблемы у нас возникли.

В нашей организации человеческий фактор выражался в различных формах:

• Сотрудники не привыкли открывать проводник DIRECTUM и проверять наличие новых заданий, в результате задания выполнялись несвоевременно.
• Некоторые сотрудники при получении нового задания не выполняли его и впоследствии просто забывали об этом, не зная как посмотреть список своих невыполненных заданий.
• Другие сотрудники, наоборот, открывали проводник DIRECTUM и не закрывали его, что приводило к быстрому занятию всех клиентских лицензий и невозможности работы в системе остальных пользователей.
• Отдельные сотрудники начали жаловаться на то, что они уже работают с большим количеством программ, и на работу в еще одной программе у них просто нет времени.
• Часть сотрудников начало саботировать внедрение и развитие DIRECTUM, потому как теперь работа стала открытой, и личный контакт при согласовании документом свелся к минимуму.

Если некоторые перечисленные проблемы удалось решить, благодаря твердой поддержке генерального директора организации, то другие проблемы можно было решить только ИТ-средствами. От рассылки писем с информацией о новых заданиях по электронной почте отказались, потому что информация начинает дублироваться, нагрузка на почтовый сервер возрастает, а ящики пользователей все больше «захламляются».

В результате на все компьютеры организации была установлена небольшая утилита DDaemon. DDaemon работает в области уведомлений, не мешая основной работе сотрудника, и осуществляет оперативное оповещение пользователя о входящих заданиях и уведомлениях в DIRECTUM.

Дополнительно к всплывающему уведомлению при наличии новых заданий иконка DDaemon в области уведомлений вращается. Поэтому не узнать о наличии заданий к исполнению невозможно. При этом проводник системы DIRECTUM закрыт, клиентская лицензия свободна, а DDaemon работает и автоматически проверяет с заданной периодичностью новые задания пользователя.

Как работает DDaemon в нашей организации?

• Утилита массово установлена на все компьютеры.
• При загрузке компьютера утилита загружается автоматически.
• Пользователь единожды авторизуется в DDaemon.
• Утилита оповещает пользователя о новых заданиях в DIRECTUM.
• Пользователь всегда видит в DDaemon список невыполненных заданий и непрочитанных уведомлений.

Открыть задание для выполнения или проводник DIRECTUM для работы можно прямо в DDaemon, при этом повторный ввод имени и пароля пользователя не требуется.

Дополнительно утилита отображает и напоминания, установленные в DIRECTUM. Например, по умолчанию в DIRECTUM включена настройка автоматического напоминания при истечении 90% срока задания. Если проводник DIRECTUM закрыт, то пользователь не увидит напоминание, но если DDaemon работает, то напоминание найдет своего адресата.

Какой эффект от внедрения DDaemon в нашей организации?

Во-первых, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников.

Во-вторых, сократились сроки исполнения документов.

В-третьих, сотрудники теперь имеют возможность заниматься другими рабочими задачами, не беспокоясь о том, есть ли новые задания в DIRECTUM или нет.

В-четвертых, удалось максимально использовать DIRECTUM в организации и привлечь к работе с электронными документами даже тех сотрудников, которые работают с документами в принципе редко. Например, теперь ознакомление с документами СМК даже в цеховых подразделениях происходит только в электронном виде. При этом несколько сотрудников могут работать за одним компьютером, но в DIRECTUM каждый работает под своим пользователем. В нашей организации системе работает около 500 пользователей при наличии 150 клиентских лицензий DIRECTUM.

В-пятых, в положении об электронном документообороте жестко прописали обязательность работы с новыми заданиями через DDaemon, что позволило создать единый стандарт работы с системой в организации.

На данный момент DDaemon поддерживает работу и с версией DIRECTUM 4.8. В ближайшее время планируем у себя обновиться с версии 4.6.1, поэтому продолжим использование утилиты.

P.S. На сайте разработчика есть возможность посмотреть видео-демонстрацию.