FLY-DIRECTUM – легко, быстро, изящно! Часть 1. Ознакомление с документами.

Давным-давно… стоп!.. кажется, так начинаются сказки? Впрочем, почему бы и не попробовать сделать сказку былью, как гласила песня наших бабушек и дедушек. Так вот – давным-давно, ещё в прошлом веке, родилась система ведения домашнего хозяйства для очень занятых и немножко неорганизованных женщин, призванная помочь им не погрязнуть в быте, грамотно выстроить своё время и превратить рутинные обязанности в процесс, приносящий удовольствие. Система стала носить название FlyLady и, помимо лёгкости полёта по бытовым трудностям, призывала своих последовательниц в первую очередь полюбить самих себя – Finally Loving Yourself!

Тем временем, львиную долю времени мы проводим в офисе, за компьютером, решая тысячи важных и неотложных дел, таких разных, но, зачастую, таких одинаковых – чем не рутина? А делопроизводители и секретари, чьи хрупкие плечи безропотно принимают первые тяжести внедрения системы электронного документооборота – чем не хозяюшки на бумажной «кухне»? Не секрет, что многие пользователи относятся к внедрению СЭД настороженно, если не враждебно, опасаясь, что объём их работы возрастёт многократно, а освоение незнакомого программного продукта окажется сложной задачей. Согласитесь – нелегко при таком настрое получать удовольствие от какого-либо процесса.

Пройдя рука об руку с системой DIRECTUM путь от делопроизводителя компании-заказчика до консультанта по внедрению, я уверена, что принципы FlyLady применимы и к решению задач электронного документооборота, позволяя пользователю обдуманно выстраивать свой рабочий процесс и рационально распоряжаться временем. Хочу отметить, что форум вносит существенную лепту в реализацию этих принципов: я ежедневно наблюдаю, как актуальные и злободневные вопросы пользователей находят свои простые и красивые решения; как рутинные операции заменяются талантливыми разработками, авторы которых щедро и, зачастую, безвозмездно делятся плодами своих трудов. Не могу не упомянуть и тему «Кто ECM-лайфхакер, отзовись!», где любой из вас может рассказать о своих хитростях использования ECM-систем.

Было бы грустно, если бы все полезные находки и идеи участников форума терялись среди новых вопросов, требующих новых решений, поэтому здесь и далее я планирую делиться с вами «рецептами» простой, удобной и приятной работы в системе DIRECTUM, выработанными нашими общими усилиями. Полетели?

Начну, пожалуй, с вопроса, который задаётся регулярно работниками Канцелярии: «Каким образом я теперь могу ознакомить сотрудников с документами «под роспись»?» Вопрос насколько прост, настолько и коварен из-за ряда особенностей российского законодательства, но обо всём по порядку.

Рассылку документа на ознакомление можно производить с помощью типового маршрута «Ознакомление с документом», включённого в стандартную поставку системы. В ходе исполнения данного ТМ происходит рассылка заданий, а не уведомлений, поэтому факт выполнения задания каждым конкретным пользователем системы можно приравнять к проставлению собственноручной подписи на листе ознакомления с бумажным документом. При использовании данного решения необходимо соблюдение одного нюанса: факт равенства выполнения задания проставлению «живой» подписи для конкретного круга документов должен быть регламентирован в соответствующих внутренних нормативных документах организации, в частности в положении о документообороте и/или инструкции по делопроизводству.

При желании типовой маршрут можно немного усовершенствовать и добавить проверку подписания вложенного документа электронной подписью. При подобной реализации мы получаем более строгий контроль самой процедуры ознакомления, т.к. застрахованы от «случайных» выполнений заданий. Хорош этот вариант и с точки зрения законодательства. Не секрет, что существует ряд документов, необходимость ознакомления с которыми под роспись закреплена в соответствующих законах и нормативных актах. Вступивший в силу Федеральный закон Российской Федерации № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г. однозначно приравнивает квалифицированную электронную подпись к собственноручной, за исключением документов, составление которых должно осуществляться исключительно на бумажном носителе. Это позволяет нам для большинства документов организации окончательно заменить бумажные листы ознакомления электронными. Кстати, более подробно о различиях между старой ЭЦП и новой ЭП можно почитать в материале ЭЦП VS ЭП.

Оба представленных варианта хороши ещё и тем, что беспристрастно фиксируют факт ознакомления с документом каждого сотрудника с точностью до секунды. Иногда это имеет значение.

Приятных полётов с FLY-DIRECTUM и до новых встреч!