FLY-DIRECTUM: часть 2. Порядок в личных папках.

Я вновь приветствую всех пользователей DIRECTUM на борту нашего лайнера и предлагаю отправиться в очередной увлекательный полёт. Вот только, судя по краткому обзору материалов сообщества, многих пригвоздили к земле свои же личные папки, количество ссылок в которых неподъёмным грузом легло на плечи и не даёт свободно взлететь. Что ж… объявляю предполётную подготовку!

Одним из основных терминов FlyLady является понятие горячей точки – HotSpot. Определение гласит: «Горячая точка – это место повышенной захламленности. В этой точке сконцентрированы настоящие горы мусора, которые образуются "сами по себе", живут своей жизнью и не разбираются месяцами, а то и годами». Знакомая картина, не правда ли? Наши личные папки являются теми самыми горячими точками с одним лишь существенным ограничением – в них сконцентрирован не мусор, а информация различного уровня важности, нужности и актуальности, которую зачастую так сложно быстро найти и извлечь.

Обратимся к следующему термину – ритуалу, именно так FlyLady характеризует повседневную работу по дому. Аналогия прозрачна: любой ритуал представляет собой некий установленный и повторяющийся порядок действий. Предполагается, что количество этих действий и порядок их выполнения мы способны устанавливать самостоятельно, что позволит рационально управлять собственным временем и нагрузкой. Поговорим о ритуале наведения порядка в наших горячих точках – личных папках. Система DIRECTUM предоставляет широчайшее поле для экспериментов, позволяя пользователю практически полностью исключить ручное разгребание «авгиевых конюшен». Достаточно определить принципы распределения информации и сообщить их системе – далее она будет этим заниматься вместо вас. Не правда ли, напоминает хорошую бытовую технику, готовую взять на себя солидную часть труда домохозяйки? Рассмотрим подробнее способы, позволяющие нам управлять потоками информации:

1. Самыми простыми действиями, которые мы можем осуществить по отношению к ссылкам в наших папках, являются сортировка и группировка. Уверена, что для множества пользователей этот шаг становится первым, а, возможно, и единственным на пути рационализации рабочего пространства. Инструмент бесспорно удобен, т.к. позволяет без усилий выстраивать элементарные структуры и иерархии сортировки и группировки, а также автоматически расчищать рабочее поле. Однако и недостатки, если их можно так назвать, очевидны. Ни сортировка, ни группировка не разделят ваши входящие задания в зависимости от неочевидных условий – например, по отношению к ведущимся проектам.
2. Здесь в бой может вступить визуализация с помощью разноцветных квадратиков в поле «Статус», однако, признаться, этот способ я считаю самым слабым. Во-первых, цветов не так много, чтобы удовлетворить все возможные условия градации. Во-вторых, нужно потратить немало времени, чтобы определиться и накрепко запомнить – что каким цветом характеризуется, т.к. статусы, к сожалению, не обладают возможностью установки всплывающей подсказки, изменяемой пользователем при желании. Впрочем, можно остановить свой выбор на «однозначных» цветах, к которым можно отнести красный, жёлтый и зелёный.  В-третьих, поле «Статус» не позволяет применять уже полюбившуюся нам группировку.
3. Более универсальным, но и более сложным инструментом являются правила, дающие гораздо больший набор условий отбора и дальнейших действий. При грамотной настройке ряда правил, система сама будет раскладывать ваши объекты по вашему же дереву папок. В качестве ограничения стоит отметить, что правила применимы только к задачам, заданиям и уведомлениям, но не к документам.
4. Условной альтернативой правилам могут стать папки поиска, которые также содержат в себе множество критериев отбора и, в отличие от правил, могут работать с документами. Условность альтернативы для меня в том, что папки поиска создают видимость упорядоченной информации, но не расчищают основное рабочее поле, дублируя размещённые в нём ссылки, в то время как в правилах можно указать необходимость удалять ссылки из «Входящих», после переноса их в соответствующие папки. Стоит упомянуть и о дополнительной нагрузке на систему в связи с переиндексацией данных. Безусловным плюсом папок поиска является то, что они могут работать с упомянутыми выше разноцветными статусами, рассматривая их, как поисковый признак.

А теперь настало время для третьего и последнего на сегодня термина FlyLady – размусоривание, представляющего собой беспрецедентную борьбу с хаосом с использованием идеи, заимствованной в древнем учении фэн-шуй (куда же сейчас без него, верно?). Смысл прост – время от времени предлагается выбрасывать 27 вещей, которые вам не нужны, либо заменены на новые. Эти вещи копятся и занимают наше рабочее и жизненное пространство, причём к ним относится и «электронный» мусор.

В это сложно поверить, но в DIRECTUM тоже есть свой инструмент размусоривания, встречайте – автоочистка! Несколько кликов позволят выбрать папки, в которых требуется поддерживать порядок, и выбрать условие очистки. Стоит отметить, что автоочистка может справляться с проблемой при использовании папок поиска, озвученной мной в четвёртом пункте: папка «Входящие» будет чиста, а ссылки останутся там, где вы хотите их видеть – в папках поиска.

Подводя итоги, хотелось бы отметить неоспоримый плюс системы DIRECTUM. Многим знакома ситуация, когда после генеральной уборки зачастую очень сложно найти столь удачно убранные вещи. Мы же любой доступный нам объект системы можем найти в считанные секунды даже на самой дальней полке и извлечь его без стремянки даже с самых высоких антресолей. Не зря считается, что порядок в доме приводит и к порядку в мыслях. Наведите порядок в своих личных папках  – и это обязательно отразится на вашей повседневной деятельности, а также на быстродействии самой системы. Полетели?