FLY-DIRECTUM: часть 3. Подтверждение выдачи бумажных документов - доверяй, но проверяй.

И снова здравствуйте, друзья. Сегодня я хочу поднять очень важную и серьёзную тему – тему доверия. Доверия не только к коллегам по работе, но и к системе, в которой каждый из нас с той или иной степенью погружения работает. Иногда это кажется нелогичным, но именно к системе, минимизирующей влияние человеческого фактора, у пользователя меньше доверия, чем к живому человеку.

Один из популярных вопросов, возникающих во время внедрения: «А как доказать?» Сложнее всего отвечать на этот вопрос в тех случаях, когда выполнение действия и отражение его в системе разнесены по времени, либо действие выполняется одним пользователем, а в системе отражается другим. Сегодня я хочу подробно остановиться на одной из таких ситуаций, а именно на подтверждении выдачи бумажных документов.

Процесс хорошо известен и знаком многим: канцелярия, получающая и регистрирующая бумажные оригиналы документов, периодически передаёт эти оригиналы в другие подразделения. При работе с бумажными журналами регистрации проблем чаще всего не возникает – передача документа секретарём сопровождается собственноручной подписью принимающего сотрудника непосредственно в момент получения. В системе DIRECTUM для отслеживания передачи бумажного документа предназначена закладка «Местонахождение» в РКК, позволяющая указать сотрудника, которому передаётся документ, и зафиксировать дату передачи. Именно в этот момент мы сталкиваемся с ситуацией, когда необходимо подтверждение не только факта передачи документа, но и факта его получения.

Заполненная закладка «Местонахождение» свидетельствует о том, что секретарь передал документ указанному сотруднику. Однако гарантировать это можно лишь в тех случаях, когда заполнение происходит непосредственно в момент передачи. Достаточно часто встречается порядок работы, при котором документы раскладываются по ячейкам подразделений. При этом секретарь указывает в системе фамилию сотрудника, ответственного за ячейку, оставляет документ и, по большому счёту, забывает о нём. По факту же документ из ячейки забрать может практически кто угодно, причём отследить это возможно далеко не всегда. Вдобавок система не содержит ни единого свидетельства о том, что сотрудник, упомянутый на закладке «Местонахождение» действительно получил документ.

Рассмотрим типичные советы для решения сложившейся задачи:

1. Подтверждать выдачу документов собственноручной подписью, сократив бумажный журнал регистрации до листа учёта выдачи, содержащего только регистрационный номер и дату регистрации документа. Закладку «Местонахождение» заполнять после получения подписи. Недостаток данного способа очевиден для компаний, предпочитающих максимально возможное избавление от излишних бумаг.
2. Сопровождать заполнение закладки «Местонахождение» направлением задачи соответствующему сотруднику и считать факт выполнения задания аналогом подписи за получение документа. Именно в этом варианте явно прослеживается проблематика разнесения факта выполнения действия и отражения его в системе. Сотрудник, получив задание, может выполнить его, а затем отправиться за документом. В этом случае существует вероятность, что документа в канцелярии сотрудник может не застать. Выполнение задания после получения документа кажется более логичным, однако здесь мы можем столкнуться с элементарной забывчивостью. В дальнейшем, если документ не дай бог будет потерян, сотрудник может заявить, что раз задание не выполнил, значит и документ не получал.

Каждый из способов имеет свой перечень плюсов и минусов и ставит под вопрос то самое доверие, как к коллегам, так и к системе. Я же хочу остановиться на идее, сгенерированной общими усилиями пользователей Directum Club – спасибо Александру Католикову и Владимиру Винникову.

В ходе регистрации документу присваивается штрих-код, распечатываемый и наклеиваемый на бумажный оригинал документа секретарём. Дополнительно в системе разрабатываются индивидуальные штрих-коды для каждого сотрудника и наклеиваются на их электронные пропуска, либо иные персональные карты. При получении документа сотрудник вначале подносит к считывателю свой штрих-код, а затем штрих-коды получаемых документов. При этом закладка «Местонахождение» заполняется автоматически информацией о реальном получателе документа и времени получения с точностью до секунды. Легко. Быстро. Изящно. Полетели?