Возводим мосты, или как находиться постоянно на связи с «головой»

Не секрет, что в нашем мире, наполненном событиями и развивающемся стремительно, важно не отстать от общего ритма жизни. И дело не только в удобстве. Мобильность – такое требование предъявляется к современному человеку. Более того, необходимо постоянно находиться на связи, взаимодействовать с окружающими людьми, принимать и воплощать в жизнь решения… А если речь не об одном человеке, а о целой организации, состоящей из 10, 50, 500 человек? Подобные требования предъявляются и к ней. И от их выполнения зависит эффективность взаимодействия сотрудников, а значит, деятельности организации. И в последнее время все более актуальной становится реализация выполнения вышеописанных требований средствами системы электронного документооборота.

При необходимости такие сотрудники всегда смогут удаленно войти в систему и оперативно решить тот или иной вопрос, или найти информацию (оговорим только, что функционал веб-доступа имеет определенные ограничения, что необходимо принять во внимание). Но самое приятное, что для удаленной работы в системе даже не придется брать с собой  в командировку компьютер, достаточно будет найти интернет-кафе и воспользоваться его услугами  Или, что еще удобнее, воспользоваться мобильным телефоном, и войти в систему с помощью мобильного веб-доступа к DIRECTUM.

Организация «Вторая» имеет несколько удаленных подразделений, в которых планируется автоматизировать работу нескольких сотрудников. Как вариант, можно было бы рассмотреть работу через веб-доступ, но особенность в том, что для работы сотрудников необходим полный функционал системы DIRECTUM. Поэтому в данном случае эффективно было бы использование терминального сервера Windows, что позволит сотрудникам удаленных подразделений работать в DIRECTUM, имея тот же функционал и интерфейс, что и сотрудники головной организации. К тому же, администратору системы не придется устанавливать ее дополнительно на рабочие места новых пользователей, он сможет удаленно решать все вопросы, как методические, так и технические.

Организация «Третья» открывает крупный филиал в соседней республике, сотрудники которого должны будут работать совместно с сотрудниками головной организации в единой базе DIRECTUM. Так как подразумевается организация единого документооборота двух организаций, лучше всего это реализовать с помощью сервера репликации. Механизм репликации обеспечит передачу данных между удаленными серверами. При этом система на двух серверах будет единой, как и группы пользователей, а доступ к документам и задачам-заданиям будет разграничиваться правами. Хорошим «бонусом» можно назвать тот факт, что увеличение числа пользователей системы не ведет к перегрузке основного сервера, т.к. новые пользователи будут работать на своем сервере. И при необходимости всегда можно будет перераспределить количество имеющихся лицензий между серверами, достаточно будет сгенерировать новый ключ, указав необходимое количество пользователей для каждого сервера.

Организация «Четвертая» активно сотрудничает с  бизнес-партнером. Сотрудники обеих компаний работают в DIRECTUM. Планируется организовать более эффективное взаимодействие в DIRECTUM, а именно: работу над общими проектами, ведение деловой переписки, выдача и контроль заданий между сотрудниками двух организаций. Лучшим вариантом организации работы в этой ситуации будет выбор службы взаимодействия систем DIRECTUM (DICS). Служба обеспечит сквозные процессы между двумя независимыми системами организаций, передачу данных между ними, поддерживая, в том числе, обмен документами, подписанными электронно-цифровой подписью. При этом сотрудники организаций будут по-прежнему работать каждый в своей системе DIRECTUM со своей версией, своими доработками и настройками системы.

Таким образом, исходя из текущих потребностей организации и запланированных процессов, всегда можно выбрать наиболее подходящий вариант работы. Но всегда ли стоит выбирать только один вариант? Ответ на этот вопрос – нет. Вышеперечисленные способы могут использоваться совместно, если это потребуется. Единственное исключение – параллельная работа механизма репликации и DICS, между этими способами все-таки придется выбрать.

Отдельно хочу отметить техническое решение iDecide, как способ удаленной работы для Руководителя. С каждой новой версией функционал этого решения становится шире, что, конечно, открывает новые возможности для работы. К слову, недавно вышла версия iDecide 2.0, которая может стать способом удаленной работы не только для высших Руководителей, но и для других мобильных сотрудников организации.

В заключении скажу, что перечислила не все способы организации распределенной работы в DIRECTUM, а лишь наиболее распространенные. И, как обычно, предлагаю делиться опытом. Возможно, Вы когда-то также стояли перед выбором, интересно, какой способ распределенной работы выбрали Вы, и что стало главным критерием?