Удобный архив страховой документации

     Сегодня многие страховые компании мечтают организовать у себя электронный архив страховой документации, а те счастливые компании, которые уже организовали его у себя, мечтают упростить работу с ним (особенно при возрастающем потоке документов), а именно:

• упростить занесение документов в архив;
• упростить верификацию документов;
• упростить процесс сравнения пред-страховых и пост-страховых фотографий;
• упростить поиск всей клиентской информации\документов.

     Компания DIRECTUM, обладая солидным опытом внедрений ECM-решений, в данной статье делится своим опытом построения удобных архивов страховой документации.

     Одно из главных нареканий от сотрудников страховых компаний, ответственных за наполнение архива – это сложность заведения такого большого количества документов в систему. Под сложностью, как правило, подразумевается необходимость заполнения множества полей в карточках документов, дублирование этих данных в страховых учетных системах, а также сложность прикрепления к заведенной карточке документа его сканированного образа.

     Для исключения вышеописанных сложностей мы предлагаем использовать механизмы интеграции и штрих‑кодирования, которые имеются в системе хранения страховых документов DIRECTUM. Для этого нужно на все документы, которые поступают от клиентов (например, договор КАСКО с сопутствующими документами), наносить штрих-код, содержащий уникальный номер документа (ID), а также, содержащий вид этого документа. Иногда компании хотят для простоты проставлять штрих-код стразу на комплект документов, это также возможно, но тогда исчезает возможность автоматически контролировать комплектность документов, а также автоматически фиксировать фактическое местонахождение изъятого из бумажного архива документов оригинала. Маркировать документы штрих-кодом можно различными способами:

• наклейкой этикетки со штрих-кодом на документ. В данном случае предполагается, что этикетки могут печататься на месте с помощью принтера этикеток или напечатаны заранее (в рулонах);
• печатью штрих-кодов прямо на документы с помощью обычно принтера, если есть свободное место на лицевой стороне или на обратной документа;
• печатью отдельного листа со штрих-кодом;
• изначальной печатью штрих-кода вместе с бланком документов, таких, например, как полис КАСКО.

     После того, как все документы маркированы штрих-кодами, сотрудники страховых компаний вносят данные по договору страхования или страховому случаю в учетную систему страховой компании так же, как делали это всегда. Далее необходимо, чтобы часть заведенных сотрудником данных автоматически перенеслась в новую систему хранения страховых документов DIRECTUM. Для этого понадобится лишь 2 дополнительных нажатия кнопки: первое - в страховой учетной системе для старта переноса заведенных данных, и второе – на сканере штрих-кодов при считывании штрих-кодов с документов (сканер штрих-кодов выглядит аналогично сканерам штрих-кодов в магазинах, когда Вы покупаете одежду, или продукты). После осуществления вышеперечисленных действий в системе хранения страховых документов DIRECTUM появляются все необходимые данные, включая уникальный номер документа, заключенный в штрих-коде.

     Затем на станции сканирования документов ответственный сотрудник осуществляет сканирование документов на обычном сканере, сохраняющем документы в специальную папку, из которой специальная служба системы хранения страховой документации DIRECTUM забирает файлы и, разделяя его на отдельные документы по штрих-коду, прикрепляет его к соответствующим карточкам, которые были автоматически заполнены из учетной системы. Таким образом, избегая ручного труда, документы со сканера автоматически попадают в систему хранения страховой документации DIRECTUM с заполненными реквизитами в карточках. Более того, автоматически также может фиксироваться время\дата сканирования документа и подразделение\фио сканирующего сотрудника.

     Далее на отсканированный документ попадает в специальную папку сотруднику, ответственному за верификацию отсканированных документов. Ответственный за верификацию проверяет качество отсканированных документов, и, если оно неудовлетворительное, может отправить документ обратно на станцию сканирования повторно.

     Занесение в архив документов изначально небумажных, например, электронные фотографии с места ДТП можно осуществлять после занесения всех бумажных документов также единым нажатием кнопки «фотографии». Они сохранятся как многостраничный документ, и их можно будет легко сравнить, например, с пред-страховыми фотографиями автомобиля.

     Таким образом, формируется архив страховых документов, документы которого можно открыть из страховой учетной системы по нажатию кнопки (для этого могут быть использованы различные механизмы интеграции, существующие в системе DIRECTUM, такие как com.-объекты либо web-services). Теперь любой документ по клиенту можно быстро найти. При необходимости, нужным сотрудникам могут приходить различные напоминания, например, об окончании сроков договоров, или о некомплектности какого-либо пакета документов. Использование сканера штрих-кодов также облегчает жизнь архивариусу в случае необходимости фиксировать изъятие-возврат оригиналов документов в бумажный архив – для этого необходимо лишь отсканировать штрих-код выдаваемого\возвращаемого документа и указать, кому он выдается и насколько.

     Ну а после того, как в компании будет удобный архив страховой документации, можно уже задумываться и о движении документов между сотрудниками, и об автоматизации различных процессов, например, урегулирования убытков. В этом случае процесс урегулирования убытков будет прозрачен для сотрудников и, соответственно, клиентов, то есть появится возможность видеть, на какой стадии и у кого находится процесс рассмотрения заявления от клиента. Можно в процесс согласования включить «постоянных контрагентов», таких как независимые эксперты и станции ремонта и ТО, предоставляя им доступ к документам через web-интерфейс, либо выгружая их на специальный портал. Можно  также вести реестр типовых повреждений с целью сбора статистики и принятия управляющих действий с учетом этой статистики, и т.п.

     Все вышеописанное легко реализуется на базе системы DIRECTUM, и ограничивается только фантазией сотрудников страховых компаний, которые в награду получат четко настроенный механизм работы с документами и, как следствие, довольных клиентов, сулящих финансовую стабильность их компании.

P.S.: в данной статье изложены материалы на основании опыта компании DIRECTUM