Критерии выбора системы для межкорпоративного документооборота

Вопрос читателя: Хотим внедрить систему, чтобы в рамках нее было удобно отправлять, получать и обрабатывать юридически значимые электронные документы. Все ли системы могут обеспечить юридическую значимость обмена документами и их безопасность? И какими должны быть основные критерии нашего выбора при выборе такой системы, на что обращать внимание в первую очередь?

Ответ:

Можно выделить следующие основные задачи по организации межкорпоративного документооборота юридически значимыми электронными документами (далее – ЮЗЭД):

1. Подписание и отправка ЮЗЭД контрагентам.
2. Приём и проверка подписи ЮЗЭД от контрагентов.
3. Создание, хранение (в том числе архивное), поиск и обработка ЮЗЭД.
4. Обеспечение юридической значимости документов в процессе архивного хранения.

Первые две задачи решают Сервисы обмена ЮЗЭД под управлением операторов электронного документооборота. Сейчас есть несколько различных Сервисов, которые предлагают решение указанных задач. Как правило, все Сервисы обмена обеспечивают юридическую значимость обмена и безопасность. При выборе Сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы:

• наличие необходимых лицензий у оператора Сервиса обмена;
• возможности интеграции Сервиса обмена с вашими корпоративными информационными системами;
• и конечно предлагаемые варианты тарификации передачи ЮЗЭД.

Другие две задачи могут быть отчасти решены специализированными решениями от оператора Сервиса обмена, но как правило, решаются на стороне корпоративной информационной системы компании. Для этого в корпоративной информационной системе необходим функционал подписания и проверки подписи, хранения и поиска документов, обеспечения архивного хранения с поддержанием юридической значимости электронных документов и т.п. Для решения указанных задач идеально подходят системы электронного документооборота, т.к. там уже есть необходимый функционал проверенный временем, например, система DIRECTUM. В случае, если документы изначально создаются и обрабатываются в учётной системе, то системы электронного документооборота могут быть интегрированы с ними для приёма-передачи необходимых данных.

При выборе решения на стороне корпоративной информационной системы следует обратить внимание на следующие факторы:

• используемые на текущий момент в компании корпоративные информационные системы (далее – КИС) и их функциональные возможности применительно к решению задач межкорпоративного документооборота;
• возможности интеграции КИС и Сервиса обмена;
• стоимость проекта подключения ваших КИС к Сервису обмена;
• и комплексное решение всех необходимых задач на базе КИС.

Предлагаемый нами сервис обмена Synerdocs имеет готовые решения и специальные инструменты, которые используются для интеграции с вашей КИС (ERP, ECM и другие). Например, интеграция ECM-системы DIRECTUM и Synerdocs будет входить в базовую поставку DIRECTUM с версии 4.9. Также компании могут самостоятельно реализовать интеграцию с Synerdocs, используя API Synerdocs и нашу технологическую поддержку. В итоге с использованием сервиса обмена Synerdocs вы получите быстрый и надежный обмен электронными юридически значимыми документами с вашими контрагентами.