Импорт договоров в систему DIRECTUM

В ходе внедрения системы электронного документооборота возникает потребность первичного занесения данных в СЭД, или как можно еще сказать «исторических данных». В зависимости от ситуации это бывает потребность занесения с бумажных экземпляров в электронные либо перенос из той системы, в которой ранее хранились сведения. Рассмотрим конкретнее задачу работы с договорами.

До перехода на электронный документооборот многие компании ведут учет договорных документов (договора, доп. соглашения, приложения к договору, счет-договор) в различных учетных или ERP-системах. Встречается ситуация когда учет ведется и в документах MS Excel. И для того, чтобы начать работать с ранее оформленными договорами в СЭД DIRECTUM, необходимо создать записи справочника Договоры и заполнить карточку электронного документа. И для этого есть несколько способов, о которых будет рассказано ниже.

Система DIRECTUM позволяет настроить учет договоров под конкретную компанию. Например, может быть разработана специальная форма учётной карточки договора. Детальность сведений в учетной карточке позволяет удобно вести учет, поиск и отчетность, настраивать выполнение различных автоматический процедур (например, формирование определенных задач), отслеживание наступления событий (например, сроков пролонгации и т.д.). Кроме того, по данным, заполненным в карточке возможно автоматическое формирование текста договора на основе шаблона.

Таким образом, карточка договора может представлять очень большой набор сведений и очень сложную форму (на рисунке 1 представлена только одна закладка карточки справочника).

Рисунок 1 – Карточка справочника «Договоры» в СЭД DIRECTUM

Теперь рассмотрим варианты заполнения карточек договоров в системе при внедрении учета договоров и системы электронного документооборота.

Первый вариант. Внесение вручную.

Это скорее теоретический вариант, так как достаточно трудоемкий. Но если до этого учет велся только в бумажном виде, то другой вариант для договорных документов придумать сложно. Вариант с автоматическим распознаванием и обработкой будет скорее еще более трудоемким. В случае ручного занесения данных, скорее всего, ввод «исторических данных» будет минимизирован и вноситься в систему будут уже только новые договоры. Работа по бумажным договорам будет вестись по старым методам – необходим переходный период существования и бумажной, и электронной работы с договорами.

Второй вариант. Конвертер.

Данный вариант применяется, если информация по документам (в нашем случае по договорам) уже имеется в некой системе, например одна система электронного документооборота заменяется на другую. В этом случае разрабатывается специальный конвертер – инструмент, для одноразового переноса всей информации, например, по договорам из одной системы в другую (миграции). Конвертер преобразовывает данные в нужный формат (заполняет типы карточек и виды электронных документов).

Естественно, поля двух систем могут отличаться, поэтому на уровне разработки добавляются новые поля, преобразуются либо переименовываются старые. После настроек и пробного тестирования запускается боевая миграция.

Плюсы: не нужно заполнять все данные по договорам «до», конвертер сам «вытащит» необходимую информацию.

Минусы: скорее всего, не все поля, требуемые для документа в DIRECTUM, будет возможно получить из старых данных, данные требуется дополнительно заполнять в ручную, чтобы запись стала утвержденной и была готова к использованию, необходимость разработки (соответственно это занимает время и оплачивается дополнительно).

Третий вариант. Шаблон импорта исторических данных. 

Имеется еще один вариант, который, по сути, является упрощением первого. Вместо ручного занесения данных непосредственно в справочник Договоры пользователи заносят информацию о существующих документах в таблицу Excel, так называемый «Шаблон импорта исторических данных». Каждая строка такой таблицы – один договор. Каждая колонка – какой-то реквизит из карточки справочника Договоры. Если еще настроить в Excel по нажатию клавиши Enter переход не вниз, а влево, то вносить данные в такой список будет одно удовольствие. При большом количестве «исторических данных» (договоров) пользователю удобнее, комфортнее, быстрее заполнить именно таблицу, а не заносить данные в справочник.

Все что остается дальше – разработать сценарий, который автоматически создаст и заполнит записи справочника Договоры на основе xls-файла. Разумеется, разработка сценария – это затраты (время, деньги). Но при больших объемах (тысячи договоров на старте внедрения) эти затраты оправданы.

Плюсы: заполнять поля в строках таблицы Excel удобнее, чем заполнение отдельных карточек.

Минусы: необходимость разработки - соответственно это занимает время и оплачивается дополнительно; если до этого был бумажный документооборот или договоры хранились в виде doc-файлов, то достаточно большой объем нужно заносить вручную в Шаблон импорта исторических данных.