Оптимизируем работу с финансовыми документами вместе! Версия 2.0.

С появлением систем обмена электронными юридически значимыми документами вопрос об обновлении “Электронного архива финансовых документов” не заставил долго себя ждать. Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н был утвержден формат первичных учетных документов – и это был сигнал к действию. Как удалось провести работу в этом направлении? Открылось ли у финансового архива второе дыхание?

Направления развития

Главной целью разработки  версии 2.0 являлась полноценная работа с учетными документами и создание поддержки работы с модулем “Интеграция с системами обмена”:

• поддержка работы со счетами-фактурами, актами и накладными на всех этапах;
• соблюдение комплектности учетных документов;
• выставление счетов-фактур, актов и накладных через системы обмена;
• более “мощная” интеграции с  1С в рамках управления счетами-фактурами, актами и накладными.

Финансовый архив мысленно можно разделить на 3 части:

• работа с учетной системой 1С;
• хранение учетных документов;
• отправка и получение учетных документов через системы обмена.

Центральный блок финансового архива – хранение учетных документов, остальные могут использоваться или могут быть игнорированы – это по вашему вкусу.

Новый функционал грамотно вписан в уже существующий финансовый архив, в результате процесс обновления будет прост, и повседневная работа пользователей не будет неожиданно нарушена Access Violation’ами.

Хранение учетных документов

 Для поддержки взаимодействия с модулем “Интеграция с системами обмена” появились 2 типа карточек:

• счета-фактуры;
• акты и накладные.

И их назначение – обеспечить работу с формализованными учетными документами. Формализованный документ - электронный документ, имеющий утвержденный или рекомендованный формат в соответствии с действующим законодательством.

Если работа со счетами-фактурами, актами и накладными идет в неформализованном виде, никто нам не помешает использовать именно эти карточки, однако максимально полно карточки раскрывают свой функционал именно при работе с формализованными документами.

Счета-фактуры

На карточку счетов-фактур выведена основная информация, необходимая для работы с ними:

Тип карточки “Счета-фактуры” имеет следующие особенности:

• автоматическое заполнение полей карточки;
• составление комплектности через механизм связывания.

При работе с формализованным документом такие поля, как "№ счета-фактуры", "Дата", "Тип", "Контрагент" и "Наша организация" заполняются автоматически, исходя из данных, заложенных в самом документе. При этом сам документ может заноситься в систему как самим пользователем, так и при работе со сторонней системой (1С, система обмена и др.), как в XML-формате, так и в ESD-формате. Это механизм позволяет автоматизировать процесс занесения счетов-фактур.

Также при занесении исправления или корректировки в систему DIRECTUM определяется первичный счет-фактура и происходит связывание документов (построение комплекта).

Помимо главных особенностей, карточка позволяет:

• просмотреть счет-фактуру в специальной программе просмотра учетных документов: DPAD Viewer;
• просмотреть/занести документ в учетную систему;
• просмотреть отчет о состоянии документа в системе обмена;
• просмотреть даты выставления, получения покупателем, обработки службой Интеграции с системами обмена и дату синхронизации с учетной системой.

Акты и накладные

Карточка для актов и накладных обладает такими же особенностями, что и карточка для счетов-фактур. Однако есть отличительная особенность – работа с доверенностями.

Подписание актов и накладных может происходить по доверенности, и в "Электронном архиве финансовых документов" есть 2 особенности работы с ними:

• ручное заполнение информации о доверенности;
• полуавтоматическое заполнение с помощью специального справочника.

В системе доверенность называется как “Полномочие для подписания” ввиду того, что в ней содержится только необходимая информация для актов и накладных.

Первым способом удобно пользоваться, когда информацию о доверенности заполняют крайне редко или уникально только для одного документа. Вторым же способом удобно пользоваться, когда текущая доверенность используется для нескольких документов.

При указании полномочия для подписания как записи справочника, информация из записи справочника автоматически переносится в карточку документа.

Отправка и получение учетных документов через системы обмена

Для взаимодействия с системами обмена было создано три типовых маршрута:

• согласование и отправка через системы обмена - предназначен для согласования и отправки первичных учетных документов через системы обмена. Одной задачей можно отправить сразу комплект документов (например, счет-фактуру, акт\накладную и договор). При этом совершенно не обязательно, чтобы счет-фактура\акт\накладная были в формализованном виде. Правда, все плюсы от этого будут потеряны и работа с документами будет вестись как с обычными неформализованными;
• согласование учетных документов из систем обмена - предназначен для согласования первичных учетных документов, принятых через системы обмена. Согласовать документы или отправить отказ – это про него;

• отправка уведомлений об уточнении счетов-фактур - предназначен для отправки контрагенту уведомлений по входящему счету-фактуре с целью запроса исправления или корректировки.

Работа с учетной системой 1С

Где полностью раскрывается "Электронный архив финансовых документов", так это при работе с 1С. Интеграция с учетной системой дает возможность навести мосты между с системами обмена, используя возможности системы DIRECTUM.

Здесь мы имеем возможность формирования новых учетных документов и инициирования процесса отправки комплектов документов в системы обмена.

Невозможно в одной статье описать все возможности  “Электронного архива финансовых документов”. В нем существует масса приятных дополнений: Экспорт истребуемых учетных документов, Поиск и печать первичных учетных документов, Синхронизация документов из учетной системы в DIRECTUM, Настройка процесса согласования документов, Настройка видов документов для систем обмена, а также поддержка английского языка!

Новые тенденции сменяют старые. Под влиянием этих тенденций изменяются старые решения, приобретаются новые качества. "Электронный архив финансовых документов" дополнился новыми идеями, стал более удобным и универсальным, но не потерял былого шарма и функциональности. Старое и новое объединились в “гремучую смесь”, не потеряв при этом главного – удобство для пользователей.