FLY-DIRECTUM: часть 4. Организационные моменты.

На календаре первое апреля, а на форуме DIRECTUM Club кипят совершенно нешуточные страсти. «Пользователи бездумно дублируют контрагентов, уже существующих в справочнике Организации», – сетует Евгения Ермолович. «Добавил две организации с одним и тем же названием, а DIRECTUM даже не сказал, что наименование должно быть уникальным», – вторит Евгении Александр Волошин. Попробуем разобраться в тонкостях заполнения одного из самых востребованных системных справочников и дать несколько советов на будущее.

Общеизвестно, что справочник Организации содержит перечень и реквизиты предприятий, юридических и физических лиц, с которыми взаимодействует компания в ходе своей производственной деятельности. Первоначальное заполнение справочника происходит на этапе настройки системы перед вводом в эксплуатацию, дальнейшее же заведение и поддержание записей в актуальном состоянии ложится на плечи ответственных пользователей, а нередко и администратора системы. Справедливости ради стоит отметить, что зачастую ручной труд можно сократить или вовсе исключить, обеспечив интеграцию справочника Организации с данными другой информационной системы, существующей в компании, например 1С.

Поговорим подробнее о тех самых ответственных пользователях, чьей обязанностью становится регулярная работа со справочником. Круг этих лиц должен быть существенно ограничен, т.к. наполнение системных справочников – крайне ответственная процедура. Увеличение пользователей, имеющих права создания и редактирования записей прямо пропорционально увеличивает вероятность ошибок, возникающих вследствие человеческого фактора. Назначение ответственных должно происходить в рамках разработки нормативных и регламентирующих внутренних документов компании, сопровождающих внедрение системы электронного документооборота. Наиболее логичным будет выбор ответственных пользователей из числа сотрудников отделов, максимально плотно работающих с внешней документацией, содержащей в себе информацию о контрагентах. В идеале это сотрудники Канцелярии, т.к. именно данное подразделение в любой компании должно являться первым рубежом, через который проходит вся документация. В случае если первоначальное заполнение справочника производится «с нуля», первое время дополнительная нагрузка будет достаточно существенной, поэтому крупной компании с внушительным объёмом документации я бы порекомендовала выделить отдельного сотрудника для выполнения этих работ. Нелишне будет напомнить и о том, что ответственным необходимо разъяснить важность указания максимально полной и точной информации о контрагенте, а также выработать единый стиль заполнения текстовых полей.

Как же облегчить жизнь ответственных пользователей в процессе работы со справочником Организации, ведь количество контрагентов может измеряться десятками тысяч наименований – попробуй, уследи за каждым. Казалось бы, самым естественным решением в данной ситуации станет проверка уникальности наименования вводимых контрагентов, благо настройка справочника позволяет это сделать.

Но не всё так просто. Любой опытный сотрудник Канцелярии знает, что ООО «Ромашки», работающее в Астрахани, и ООО «Ромашки», базирующееся в Суздале, чаще всего являются двумя совершенно разными компаниями, и установка уникальности наименований приведёт к тому, что работа со справочником существенно затруднится. Однако и в этой, казалось бы, безвыходной ситуации есть спасение. Давайте повнимательнее присмотримся к карточке справочника, открытой в компоненте Утилиты разработчика / Типы справочников:

Обратите внимание на поле Главный ведущий справочник, выделенное на скриншоте красной рамкой. Достаточно установить в этом поле любой справочник, способный выступать для текущего справочника ведущей аналитикой, и жизнь ответственного пользователя обретёт новые краски. Так, если установить в качестве ведущей аналитики справочник Населенные пункты и сохранить настройку уникальности наименований, то контроль уникальности будет производиться именно в разрезе населённых пунктов, и наше ООО «Ромашки» сможет существовать и в Астрахани, и в Суздале и в прочих городах. При этом на одном поле… простите… в одном населённом пункте двух «Ромашек» быть уже не может.

Ещё одна рекомендация будет касаться оптимизации работы со справочником, в части заполнения полей любых других карточек, содержащих наименование контрагента. Именно здесь, как никогда, необходимо помнить об удобстве и полезности Like-ввода. Введённая часть слова «ромаш», и нажатие кнопки Enter откроет всех имеющихся «Ромашек», а заодно:

• снизит риск возможного заведения дублёра;
• ускорит поиск нужной компании;
• уменьшит нагрузку на систему, избавив от необходимости загрузки тысяч контрагентов.

Все вышеизложенные рекомендации касаются в первую очередь штатного функционала системы DIRECTUM, однако несправедливо будет не упомянуть о том, что средствами прикладной разработки можно добиться ещё больших результатов: заводить контрагентов с помощью мастера действий, искать сценарием возможные дубли, – да мало ли способов рукастому разработчику облегчить жизнь рядового пользователя? Поделитесь и вы своими ноу-хау для поддержания справочника Организации в надлежащем состоянии.