Рекомендации по организации работы с электронными документами для неавтоматизированных пользователей

Всех работников, не являющихся пользователями системы, можно разбить на три группы:

1. Работники не участвуют в бизнес-процессах, не работают с документами.
2. Работники являются руководителями разного уровня, принимающими участие в бизнес-процессах по согласованию документов, но по различным причинам делегировавшие выполнение своих функций в системе делопроизводителям или секретарям.
3. Работники не участвуют в бизнес-процессах, но работают с документами.

В рамках данной статьи нам будут интересны последние две группы, то есть работники, которые участвуют в бизнес-процессах, но в системе не работают.

Если для учетных систем это не является значимым, то в системах электронного документооборота может вызывать некоторые сложности, в первую очередь - поиск способа передачи документа адресату или исполнителю, занесение результатов работы в СЭД, и т.п.

Такие проблемы возникают в следующих случаях:

• передача поступившего документа руководителю для вынесения резолюции;
• согласование документа;
• передача согласованного документа на исполнение;
• ознакомление с документом, и т.п.

Решить проблему поиска способа передачи документа достаточно просто - необходимо найти человека, который этот документ передаст.

Если организация небольшая и количество адресатов и исполнителей ограниченное количество, то проблема решается выделением соответствующей статической или вычисляемой роли секретаря.

Если организация имеет разветвленную организационную структуру и большое количество работников, такой способ будет не самым оптимальным и достаточно трудоемким. Для каждого руководителя необходимо будет указывать секретаря, закреплять каждый неработающий в СЭД отдел за определенным человеком, отслеживать актуальность данных (работники могут меняться с течением времени) и т.п.

Наиболее рациональным будет использование уже существующей в СЭД системы мест регистрации документов. Рассмотрим данное решение более подробно.

В компании в каждой организационной единице выделяется один или несколько сотрудников, обрабатывающих документы. Обработка документов предполагает регистрацию, дальнейшую передачу на рассмотрение и хранение документов, то есть каждая организационная единица имеет свое место регистрации. В том случае, если руководитель не относится к какой либо конкретной организационной единице, но поступающие ему документы необходимо обрабатывать, организуется персональное место регистрации.

Наличие мест регистрации характерно для большинства организаций, независимо от того автоматизированы все остальные сотрудники или нет. Именно по этой причине использование делопроизводителей, закрепленных за такими местами регистрации, может быть полезным при определении сотрудника, который может выступать посредником между работником, передающим документ, и работником, получающим документ. Не нужно вводить специальные роли в типовых маршрутах, можно использовать то, что уже реализовано.

Для того, чтобы избежать необходимости постоянного поддержания актуального списка делопроизводителей по местам организации, можно усовершенствовать данный механизм.

Зачастую в крупной организации на одном месте регистрации могут работать несколько делопроизводителей, возникает необходимость каким-то образом включать их всех в процессы назначения прав на документы и ЗЗУ. Полезным инструментом в этом случае может послужить использование служебного пользователя для каждого места регистрации. Именно на него в системе будут отправляться все документы, ему будет обеспечиваться доступ к ЗЗУ. Всем остальным делопроизводителям будет настраиваться замещение на служебного пользователя.

Осталось только еще больше упростить процесс определения сотрудника-посредника. Для того, чтобы отправителю документа не нужно было сопоставлять адресата и служебного пользователя его места регистрации, необходимо заложить в систему следующую логику.

Механизм определения служебного пользователя для адресата или согласующего следующий:

• проверяем, имеет ли адресат или согласующий персональное место регистрации. Если такое место регистрации найдено, то задание направляется служебному пользователю этого места регистрации;
• если для адресата или согласующего не найдено персональное место регистрации, то вычисляется организационная единица/подразделение, к которому относится адресат или согласующий. Для найденной организационной единицы/подразделения определяется место регистрации. Если такое место регистрации найдено, то задание направляется служебному пользователю этого места регистрации;
• если для адресата или согласующего не найдено персональное место регистрации и его организационная единица так же не имеет места регистрации, то определяется вышестоящая по отношению к данной организационная единица и место регистрации ищется уже для нее. Когда такое место регистрации найдено, задание направляется служебному пользователю этого места регистрации.

Задание, направленное на служебного пользователя, может быть обработано любым делопроизводителем, относящимся к данному месту регистрации. Делопроизводитель будет иметь права доступа на документ, сможет распечатать его или подписать в дальнейшем ЭП. Адресат или согласующий ознакамливается или согласует документ в бумажном виде, а делопроизводитель переносит результаты ознакомления или согласования в СЭД.

В процессах согласования документов может возникнуть необходимость в подтверждении того, то документ был предварительно согласован в СЭД всеми заинтересованными лицами, например, для подписывающего руководителя, который работает только с бумагой, или для работников финансово-экономического отдела, которым необходимо провести оплату или отгрузку в учетной системе.

В данном случае можно воспользоваться стандартным механизмом, распечатав лист согласования, в котором отображается список лиц, подписавших документ ЭП, и даты подписания. Руководитель или специалист финансово-экономического отдела получает распечатанный документ и прилагающийся к нему лист согласования.

Если руководителю или финансово-экономическому отделу необходимо подтверждение согласованности на самом документе, а не в качестве приложения, то можно воспользоваться техническим решением Doctype Document Services. Согласованный документ предварительно переводится в формат pdf, а техническое решение позволяет добавлять различные изображения, штрихкоды, текст. Так, например, для подтверждения согласования документа подписывающим руководителем можно добавлять изображение печати с текстом «Утверждаю» и т.п. Более подробно с данным решением можно ознакомиться здесь или здесь.

Подводя итог вышеизложенному, можно сказать, что даже наличие работников, не являющихся пользователями корпоративной информационной системы, не является преградой для автоматизации существующих в организации бизнес-процессов.