Как упростить работу руководителей в системе DIRECTUM

Улучшение работы руководителей является важной задачей как для компании-разработчика, так и для пользователей системы. Данная статья поможет упростить работу руководителей в системе DIRECTUM, сократить время на выполнение частых однотипных операций. В статье содержатся рекомендации по правильной организации работы в системе, следование которым поспособствует превращению отговорки «привык к бумаге» в убеждение «привык работать в DIRECTUM».

Для выявления проблемных мест и поиска их решений при работе руководителей в системе DIRECTUM было проведено исследование, в рамках которого были выявлены сценарии работы и возникающие при этом сложности. Часть проблем нужно решать развитием функционала системы. Часть – оптимальным использованием существующего функционала. В результате анализа таких сложностей были сформированы рекомендации по работе в системе. Рекомендации предназначены для руководителей, пользователей системы и администраторов и представлены в разрезе сценариев работы руководителей.

Работа со списком входящих заданий и уведомлений

В рамках процессов рассмотрения, согласования и подписания документов руководителям приходит много заданий и уведомлений.

Проблема 1

В папке «Входящие» содержится большое количество входящих заданий и уведомлений, в которых руководителю сложно ориентироваться.

Рекомендация руководителю или администратору

1. Настроить правила автоочистки. Для настройки автоочистки в проводнике системы на вкладке Файл нужно выбрать пункт меню Параметры, подробнее можно посмотреть в справке. Это позволит уменьшить количество входящих заданий и уведомлений и избавит от необходимости вручную удалять ссылки на них. Кроме того, при регулярной очистке папок руководители, как впрочем и другие пользователи, не будут испытывать проблем с быстродействием при запуске системы.
2. Настроить правила для входящих заданий и уведомлений. Для настройки правил в проводнике системы на вкладке Файл нужно выбрать пункт меню Правила, подробнее можно посмотреть в справке Задания и уведомления будут приходить в определенную папку в зависимости от правила. Это позволит уменьшить количество заданий и уведомлений в предопределенной папке «Входящие» за счет того, что они сразу будут приходить в предназначенные для них папки. Пример представлен на рисунке.

Проблема 2

Руководитель тратит много времени на обработку типовых заданий и уведомлений.

Рекомендация руководителю

В версии DIRECTUM 5.0 использовать предпросмотр в проводнике системы. Это значительно сократит время на обработку, т.к. не нужно будет открывать каждое задание или уведомление. Ссылку на обработанное уведомление или типовое задание можно удалить из области предпросмотра как показано на рисунке.

Рекомендация сотрудникам

Указывать информативную тему при создании задачи, чтобы руководитель понят, о чем речь. Чем точнее будет указана тема, тем быстрее руководитель сможет вникнуть в суть и выполнить задание.

Согласование и подписание документа

Наиболее распространенная задача руководителей. В крупных компаниях такие задания приходят руководителям ежедневно и не по разу. Как решить возникающие при согласовании и подписании документа проблемы?

Проблема 1

Проблема затраты времени. Чтобы добраться до сути документа, руководителю нужно совершить много действий: открыть задание, перейти во вложения, открыть документ. На выполнение этих операций требуется время.

Рекомендация руководителю или администратору

Автоматически включать предпросмотр вложений (Файл => Параметры => Задачи/Задания => Автоматически включать предпросмотр вложений). Такую настройку может сделать как сам руководитель, так и администратор. Пример представлен на рисунках.

Проблема 2

Проблема затраты времени на ожидание: чтобы подписать документ после его закрытия в приложении-редакторе, нужно ждать, пока система обнаружит, что документ закрыт.

Рекомендация руководителю

Использовать предпросмотр вложений. Предпросмотр вложений позволит ознакомиться с документом, не открывая его. Подписать документ также можно из области предпросмотра.

Рекомендации руководителю

Два варианта работы с документом и подписанием ЭП:

• Открывать документ только для просмотра и подписывать, пока он открыт.
• Подписывать документ в меню интеграции из приложения-редактора.

Проблема 3

Если в области вложений больше одного документа, руководителю сложно ориентироваться, какой документ надо подписать, а какой просто посмотреть.

Рекомендация сотрудникам

Вкладывать в область вложений только тот документ, который надо подписать. Остальные, сопутствующие, документы – вставлять ссылками в текст переписки.

Взаимодействие с сотрудником, имени которого руководитель не знает

Такая ситуация характерна для крупных компаний с большим количеством сотрудников.

Проблема 1

Руководитель не может отправить задачу или сообщение сотруднику, которого он нашел в справочнике «Работники» по должности, из его карточки.

Рекомендация руководителю

Искать сотрудника в справочнике «Работники» по должности, организовывать взаимодействие с сотрудником через всплывающую подсказку. Всплывающая подсказка появляется при наведении курсора на ФИО сотрудника. Пример проиллюстрирован на рисунке.

Проблема 2

Руководитель не может заполнить поле «Маршрут» в карточке задачи, зная только должность исполнителя.

Рекомендация администратору

Настроить дополнительные реквизиты и поиск по записям справочников.

Настройка дополнительных реквизитов добавит в справочник Работники реквизит Должность справочника Пользователи. Настройка поиска по записям справочников (по реквизиту Должность) позволит руководителю при заполнении поля «Маршрут» в карточке задачи искать исполнителя по должности.

Вывод

Следуя этим рекомендациям, руководители, пользователи системы и администраторы смогут упростить работу руководителей в системе DIRECTUM. Руководители смогут более оперативно обрабатывать задания, если сотрудники будут указывать информативную тему задачи или вкладывать в область вложений только тот документ, который надо подписать. Оптимальная настройка списка входящих позволить руководителям сократить время на обработку типовых и рутинных заданий. И, возможно, руководители заменят привычную отговорку «привык к бумаге» на твердое убеждение «привык работать в DIRECTUM».