Как упростить работу руководителей в системе DIRECTUM

14 13


Улучшение работы руководителей является важной задачей как для компании-разработчика, так и для пользователей системы. Данная статья поможет упростить работу руководителей в системе DIRECTUM, сократить время на выполнение частых однотипных операций. В статье содержатся рекомендации по правильной организации работы в системе, следование которым поспособствует превращению отговорки «привык к бумаге» в убеждение «привык работать в DIRECTUM».

Для выявления проблемных мест и поиска их решений при работе руководителей в системе DIRECTUM было проведено исследование, в рамках которого были выявлены сценарии работы и возникающие при этом сложности. Часть проблем нужно решать развитием функционала системы. Часть – оптимальным использованием существующего функционала. В результате анализа таких сложностей были сформированы рекомендации по работе в системе. Рекомендации предназначены для руководителей, пользователей системы и администраторов и представлены в разрезе сценариев работы руководителей.

Работа со списком входящих заданий и уведомлений

В рамках процессов рассмотрения, согласования и подписания документов руководителям приходит много заданий и уведомлений.

Проблема 1

В папке «Входящие» содержится большое количество входящих заданий и уведомлений, в которых руководителю сложно ориентироваться.

Рекомендация руководителю или администратору

  1. Настроить правила автоочистки. Для настройки автоочистки в проводнике системы на вкладке Файл нужно выбрать пункт меню Параметры, подробнее можно посмотреть в справке. Это позволит уменьшить количество входящих заданий и уведомлений и избавит от необходимости вручную удалять ссылки на них. Кроме того, при регулярной очистке папок руководители, как впрочем и другие пользователи, не будут испытывать проблем с быстродействием при запуске системы.
  2. Настроить правила для входящих заданий и уведомлений. Для настройки правил в проводнике системы на вкладке Файл нужно выбрать пункт меню Правила, подробнее можно посмотреть в справке Задания и уведомления будут приходить в определенную папку в зависимости от правила. Это позволит уменьшить количество заданий и уведомлений в предопределенной папке «Входящие» за счет того, что они сразу будут приходить в предназначенные для них папки. Пример представлен на рисунке.

Проблема 2

Руководитель тратит много времени на обработку типовых заданий и уведомлений.

Рекомендация руководителю

В версии DIRECTUM 5.0 использовать предпросмотр в проводнике системы. Это значительно сократит время на обработку, т.к. не нужно будет открывать каждое задание или уведомление. Ссылку на обработанное уведомление или типовое задание можно удалить из области предпросмотра как показано на рисунке.

Рекомендация сотрудникам

Указывать информативную тему при создании задачи, чтобы руководитель понят, о чем речь. Чем точнее будет указана тема, тем быстрее руководитель сможет вникнуть в суть и выполнить задание.

Согласование и подписание документа

Наиболее распространенная задача руководителей. В крупных компаниях такие задания приходят руководителям ежедневно и не по разу. Как решить возникающие при согласовании и подписании документа проблемы?

Проблема 1

Проблема затраты времени. Чтобы добраться до сути документа, руководителю нужно совершить много действий: открыть задание, перейти во вложения, открыть документ. На выполнение этих операций требуется время.

Рекомендация руководителю или администратору

Автоматически включать предпросмотр вложений (Файл => Параметры => Задачи/Задания => Автоматически включать предпросмотр вложений). Такую настройку может сделать как сам руководитель, так и администратор. Пример представлен на рисунках.

Проблема 2

Проблема затраты времени на ожидание: чтобы подписать документ после его закрытия в приложении-редакторе, нужно ждать, пока система обнаружит, что документ закрыт.

Рекомендация руководителю

Использовать предпросмотр вложений. Предпросмотр вложений позволит ознакомиться с документом, не открывая его. Подписать документ также можно из области предпросмотра.

Рекомендации руководителю

Два варианта работы с документом и подписанием ЭП:

  • Открывать документ только для просмотра и подписывать, пока он открыт.
  • Подписывать документ в меню интеграции из приложения-редактора.

Проблема 3

Если в области вложений больше одного документа, руководителю сложно ориентироваться, какой документ надо подписать, а какой просто посмотреть.

Рекомендация сотрудникам

Вкладывать в область вложений только тот документ, который надо подписать. Остальные, сопутствующие, документы – вставлять ссылками в текст переписки.

Взаимодействие с сотрудником, имени которого руководитель не знает

Такая ситуация характерна для крупных компаний с большим количеством сотрудников.

Проблема 1

Руководитель не может отправить задачу или сообщение сотруднику, которого он нашел в справочнике «Работники» по должности, из его карточки.

Рекомендация руководителю

Искать сотрудника в справочнике «Работники» по должности, организовывать взаимодействие с сотрудником через всплывающую подсказку. Всплывающая подсказка появляется при наведении курсора на ФИО сотрудника. Пример проиллюстрирован на рисунке.

Проблема 2

Руководитель не может заполнить поле «Маршрут» в карточке задачи, зная только должность исполнителя.

Рекомендация администратору

Настроить дополнительные реквизиты и поиск по записям справочников.

Настройка дополнительных реквизитов добавит в справочник Работники реквизит Должность справочника Пользователи. Настройка поиска по записям справочников (по реквизиту Должность) позволит руководителю при заполнении поля «Маршрут» в карточке задачи искать исполнителя по должности.

Вывод

Следуя этим рекомендациям, руководители, пользователи системы и администраторы смогут упростить работу руководителей в системе DIRECTUM. Руководители смогут более оперативно обрабатывать задания, если сотрудники будут указывать информативную тему задачи или вкладывать в область вложений только тот документ, который надо подписать. Оптимальная настройка списка входящих позволить руководителям сократить время на обработку типовых и рутинных заданий. И, возможно, руководители заменят привычную отговорку «привык к бумаге» на твердое убеждение «привык работать в DIRECTUM».

Валентина Писанова

Большая часть рекомендаций касается удобства работы любого пользователя системы.

Настроить правила автоочистки. Это позволит уменьшить количество входящих заданий и уведомлений

Каким образом автоочистка уменьшит количество входящих заданий и уведомлений? Их сколько приходило - столько и будет приходить. А вот уменьшить количество ссылок на уже выполненные задания ей как раз под силу.

Вкладывать в область вложений только тот документ, который надо подписать. Остальные, сопутствующие, документы – вставлять ссылками в текст переписки.

И руководитель отправит задание на доработку, с требованием предоставить ему документ, гиперссылку на который он не заметит / не будет искать в ветвистом дереве переписки.

 

Что такое "типовое задание"?

Елена Питомцева
И руководитель отправит задание на доработку, с требованием предоставить ему документ, гиперссылку на который он не заметит / не будет искать в ветвистом дереве переписки.

Так и во вложениях можно не заметить, если их десяток. Думаю, принятие или непринятие этой рекомендации тут зависит от субкультуры работы с документами в конкретном предприятии.

Мне больше нравится работать, когда в задачах документы во вложении, а не ссылками по тексту. Так потом проще искать задачи по документам. Но (!) я не руководитель и в моих задачах не бывает 10 вложений. И работаю в режиме "простой текст", поэтому ссылки у меня "неговорящие". :) Ну со ссылками по тексту особо не поработаешь - ни историю не посмотреть, ни права передать ну и т.д.

Валентина Писанова
Так и во вложениях можно не заметить, если их десяток.

Безусловно. Поэтому не вижу смысла менять один неудобный поиск на другой.

Наталия Крымская
И руководитель отправит задание на доработку, с требованием предоставить ему документ, гиперссылку на который он не заметит / не будет искать в ветвистом дереве переписки.

Пожалуй не соглашусь с этим. Насколько я понимаю, при отправке какого-либо документа на согласование является "хорошим тоном" в самом начале текста задачи указывать что собственно требуется согласовать и какие попутно документы можно просмотреть. Руководителю не нужно будет искать по всей переписке - достаточно будет посмотреть начало.

Такая ситуация мне кажется более вероятной в ТМ-х по исполнению поручений, когда каждый исполнитель будет вкладывать свой отчетный документ и согласующему действительно будет сложно понять, а что собственно нужно согласовывать и контролировать. На одном из проектов эту проблему решали дублирование ссылки в тексте задачи и ссылки на документ в области вложения.

 

Дарья Коробейникова
Что такое "типовое задание"?

Это задания, которые приходят руководителю в большом количестве и по сути своей одинаковы. Например, заявления от сотрудников. Для выполнения достаточно лишь бегло просмотреть задание и сказать "да" или "нет."

Денис Садыков
И руководитель отправит задание на доработку, с требованием предоставить ему документ, гиперссылку на который он не заметит / не будет искать в ветвистом дереве переписки.

Я склонен придерживаться правила для задач по согласованию и утверждению документов, требующих подписания - в области вложения только документы на подписание и возможно сопроводительные документы утвержденной формы, присутствие которых обязательно по регламенту согласования. Все остальное - гиперссылками в тексте задачи с пояснением, зачем этот документ приложен.

Например, если согласуется договор на оказание услуг - во вложении сам договор, приложения к нему и пояснительная записка (это обязательный документ у нас при согласовании подобных договоров). Все остальное - первоначальный запрос клиента, рабочие документы по оценке трудоемкости и т.п. - только гиперссылками. Чтобы глядя на область вложения было четко понятно, по каким документам принимается решение, что нужно подписать в результате рассмотрения.

Валентина Писанова

Вот вариант Дениса уже намного больше отражает реальность smiley

Максим Галимов
в области вложения только документы на подписание и возможно сопроводительные документы утвержденной формы

При условии, что права есть. А их забывают выдать, и система наличие прав на документы, доступные только по гиперссылкам, не проверяет. Я бы не стал это делать рекомендацией при текущей схеме работы системы.

Денис Садыков
При условии, что права есть. А их забывают выдать, и система наличие прав на документы, доступные только по гиперссылкам, не проверяет.

Мне проще, при необходимости, запросить права на дополнительный документ (не факт, что права забыли дать, не факт, что потребуется его вообще смотреть), чем в каждом входящем задании во вложении разбираться какой документ подписать.  

Плюс есть еще такая фишка - как проверка при выполнении задания, что документ был подписан. Так вот эта фишка начинает требовать подписать все вложенные документы - приходится либо заворачивать на доработку, чтобы убрали во вложениях лишнее, либо подписывать документы, которые подписывать не нужно. 

Можно конечно пошаманить с логикой этой проверки, но все случаи она все равно не покроет и будет периодически давать сбой.

Дмитрий Старков

В типовом маршруте вполне можно добавить обработку текста задания (задачи) на предмет наличия гиперссылки и (если гиперссылка на документ) то назначать остальным участникам задачи на документ права. Трудоемкость разработки ТМа повышается, но ничего невозможного нет.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий