Вопрос-Ответ про подписание ЭП и регистрацию документа

При внедрении DIRECTUM у заказчиков часто возникают однотипные вопросы, которые мы получаем через службу поддержки, лично (эл. почта, телефон и пр.) или на ветке Внедрение и организация бизнес-процессов. На один из таких вопросов мы решили привести развернутый ответ.

Вопрос: У нас возникла сложность на этапе подписания руководителем документа в электронном виде. По Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477) документы подлежат регистрации после подписания руководителем. А после подписания ЭП руководителя для электронного документа проставление номера и даты на документе невозможно (в принципе, правка документа невозможна). Наши специалисты нам предложили один вариант – формируется из СЭД автоматический штамп, где проставляется и дата, и номер, и заверение. Почему мы теперь должны менять все делопроизводство? А как же ГОСТ Р 6.30-2003?

Ответ: Начнем с конца. При внедрении СЭД нормативно-регламентирующая документация организации должна перерабатываться с учётом новых принципов ведения делопроизводства. Но, безусловно, не вразрез текущему законодательству и ориентирующей «нормативке».

Кроме того, сейчас ситуация такова, что законодательство подстраивается под электронный документооборот. А некоторые организации идут даже впереди (и при этом не вразрез) законодательства - это нормально. И как раз это признаки прогресса. Новые законы разрабатываются с учетом СЭД, МЭДО и пр.

Теперь конкретно по вариантам реализации регистрации и подписания документов.

По опыту автоматизации процесса согласования, подписания и регистрации исходящих документов могу сказать, что есть несколько вариантов автоматизации:

1. Согласование документа в электронном виде и подписание его на бумажном носителе. Данный вариант применим для документов, которые (в том числе и согласно законодательству РФ) должны быть подписаны «живой» подписью или должны храниться на бумажном носителе. А также в случаях, если подписывающий руководитель не работает/не готов работать в электронном виде. Таким образом, документ проходит согласование в электронном виде, перед подписанием распечатывается, после этого в системе заводится РКК и регистрационный номер присваивается документу в системе - автоматически, на бумаге – дублируется вручную. Для того чтобы в системе хранилась актуальная электронная копия документа, он сканируется и подписывается ЭП доверенным сотрудником от лица подписывающего руководителя.
2. Согласование и подписание документа в электронном виде. В этом случае после подписания документа в электронном виде идет его регистрация, после присвоения номера в регистрационной карточке номер прописывается и в наименовании документа, для того, чтобы была возможность поиска документа по номеру в его наименовании. В этом случае, проставить номер в документ действительно невозможно, т.к. электронная подпись защищает документ от изменений.

Тут важно понимать, какие практические цели преследуются необходимостью вставлять номер в тело документа – если с документом планируется работать в электронном виде и основная цель - это поиск документа, то как я писала выше документ можно будет найти по наименованию, если же документ будет часто распечатываться и номер должен располагаться на печатной форме документа, то для того чтобы не прописывать каждый раз номер вручную, можно воспользоваться решением Вставка числового номера в PDF документ, благодаря которому есть возможность автоматически создать новую версию документа, в которую будет проставлен регистрационный номер.