Такая новая Канцелярия
Модуль «Канцелярия» в версии системы DIRECTUM 5.1 представил нам все лучшее в визуальном, функциональном и информативном аспектах. Вместо нескольких последовательно открывающихся окон при сканировании документа – одно. Вместо множества действий на ленте – только часто используемые кнопки и ссылки. Подробности этих и других полезностей далее.
Встречают по обложке…
Как вы регистрируете входящий документ? Всё еще открываете справочник Входящие РКК из списка компонент системы и создаете новую запись? Способ, конечно, универсальный, но перейти на обложке модуля по ссылке Зарегистрировать входящий документ гораздо быстрее и удобнее. Попробуйте!
Если документ нужно связать с уже зарегистрированным в системе, то можно воспользоваться средствами поиска по РКК. Этот инструмент, кстати, тоже был доработан. Кроме известного расширенного поиска стал доступен быстрый поиск по РКК с обложки. Достаточно указать всего несколько реквизитов и нажать на кнопку Поиск.
Если работа по документу уже ведется, то просмотреть список всех поручений или только тех, что на контроле у текущего пользователя, можно при переходе по соответствующим ссылкам.
А что еще? Теперь на обложке только самые используемые отчеты, такие как Контроль исполнения поручений и Просроченные поручения, и вспомогательные средства: шаблоны, фильтры, настройки. По последнему стоит заметить, что раньше пользователи могли устанавливать настройки только в РКК, а теперь еще и с обложки модуля. При этом прежний способ предполагал настройку только для текущего вида РКК, а сейчас – для всех. Окно, открывающееся по ссылке Мои настройки, внешне похоже на карточку справочника Индивидуальные установки модулей для пользователей в представлении для администратора:
Тем, кто впервые приступает к работе в модуле «Канцелярия», будет интересно посмотреть обучающий видеоролик. Приятного просмотра!
Рационально только оптимальное
Для повышения удобства и сокращения времени на регистрацию документа была модифицирована регистрационно-контрольная карточка:
Перераспределение элементов на карточке позволило ускорить заполнение полей, а также визуально отделить данные самого документа от регистрационных. Действия на ленте также были перегруппированы. Так, например, отправить входящий документ руководителям на рассмотрение теперь можно одним нажатием на кнопку Отправить на рассмотрение на ленте. Вместо целого списка типовых маршрутов, открывающегося по кнопке Отправить по ТМ, достаточно задать нужный в установках модуля Типовой маршрут для рассмотрения РКК.
Разделение связанных документов на основной и приложение позволило отказаться от дополнительной вкладки «Приложения» и выполнять действия над документами адресно. Если создавать документ, то по кнопке Создать документ из файла или Создавать приложение из файла, если открывать документ, то по ссылке Основной документ или Связанные документы.
С учетом индивидуальных настроек и установок модуля часть полей может быть заполнена автоматически, например Вид документа, Журнал. Если содержание документа является типовым, то поле *Содержание можно теперь заполнить с использованием автотекста.
В веб-модуле «Канцелярия» расположение полей тоже новое.
Посканируем?
Ввод документов в систему стал еще удобнее. Для сканирования основного документа достаточно нажать на кнопку Сканировать документ.
При создании основного документа его вид определяется из РКК или индивидуальных установок. А если значение не было задано ни одним из перечисленных способов, то появится окно с выбором:
После завершения создания автоматически назначаются минимальные права на документы.
Если основной документ уже есть, то нужно выбрать версию, в которую попадет отсканированный документ – новая или последняя действующая.
В зависимости от установок модуля, документ может быть преобразован в PDF-формат.
И это всё? Разумеется, нет. Вас ждет еще обновленная карточка поручения по РКК, возможность создания множественных резолюций, исполнение поручений с новыми поворотами уже знакомого типового маршрута. Продолжение следует…
Анна, доброго времени суток!
На одном из Ваших скриншотов я увидел, что в РКК произошло разделение реквизита "Корреспондент/адресат" на "Корреспондент" и "Адресаты". Правильно ли я понимаю, что в версии 5.1. появилась возможность добавлять несколько адресатов в РКК? И если такая возможность появилась, то для чего реквизит "Корреспондент"?
Константин, если вы про входящие, то корреспондент - от кого пришло, адресаты - кому. И да, адресатов может быть несколько работников.
Константин, добрый день!
Корреспондент - это организация, персона или подразделение, откуда поступил регистрируемый документ. Адресаты - это работники, которым документ отправлен на рассмотрение. Да, адресатов действительно можно указать несколько.
Подробнее можно почитать здесь: http://club.directum.ru/webhelp/5.1/canc_ruchnoe_sozdanie_vhodyaschei_rkk.htm
Ясно. Я имел в виду в плане "Исходящих РКК". Корреспондент - это ведь будет "Наша организация". Для чего тогда в исходящих нужен этот реквизит? В плане "Входящих РКК" я согласен с Вами Сергей.
В чем тогда заключается "сокращение времени на регистрацию документа"? Раньше мы заполняли организацию/персону/подразделение, а сейчас кроме заполнения реквизита "Корреспондент" придется создавать запись по адресату и затем подставлять в реквизит "Адресаты"..
И еще вопрос в плане исходящих РКК. Будет ли реализован выбор нескольких, теперь уже корреспондентов (организаций)? Потому как не всегда адресатом является один контрагент.
Здравствуйте, Константин.
Для выбора нескольких организаций в исходящей РКК уже давно существует закладка "Список рассылки", в которой и указывается любое требуемое количество корреспондентов.
Валентина, спасибо! Я думал, что список рассылки использовался в стандартной разработке для рассылки задач на ознакомление.
Константин, для Внутренних РКК так и есть.
А в Исходящих РКК для указанного множества корреспондентов есть ещё и свои способы рассылки
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий