Новый «Электронный архив финансовых документов» - удобный и функциональный

Вышла новая версия технического решения «Электронный архив финансовых документов» 2.2. В ней мы учли пожелания пользователей и администраторов, благодаря чему раскрываются новые возможности решения и перспективы использования. Давайте познакомимся с новинками решения поближе!

Гибкая настройка процессов согласования – что может быть лучше!

В каждой организации процессы согласования документов протекают по-своему. Для того чтобы адаптировать типовой маршрут под конкретные нужды, необходимы услуги разработчика, но только не в новой версии. Теперь достаточно создать шаблон согласования и указать нужные параметры в нем. Создать шаблон сможет администратор или любой пользователь.

Для этого созданы справочники Шаблоны согласования входящих документов и Шаблоны согласования исходящих документов:

Справочники позволяют создавать универсальные шаблоны согласования, учитывая особенности внутренних процессов организаций: сроки согласования, необходимость повторного согласования, список согласующих, утверждающего, бухгалтера, ответственного за поставку и т.д.

В дальнейшем нужный шаблон указывается в параметрах типового маршрута согласования документов. Это значительно ускоряет скорость работы, так как выбор всех параметров (согласующие, утверждающий и т.д.) осуществляется в один клик.

Подготовка к проверкам

Экспортируем для ФНС

Нередко возникают ситуации, когда необходимо первичные учетные документы выгрузить в папку для последующего предоставления в ФНС. Для этого случая предназначен сценарий Экспорт истребуемых учетных документов. В новой версии расширены его возможности, и теперь сценарий позволяет выгружать электронные подписи в форматах sgn и p7s, а документы – в форматах xml и dpad:

Находим и распечатываем документы для ФНС, судов, аудиторских проверок

Быстро найти и распечатать большой объем первичных учетных документов, например, для налоговых и аудиторских проверок, судов, ФНС и прочих органов поможет сценарий Поиск и печать первичных учетных документов.

Теперь в качестве параметров можно указать виды искомых документов. Кроме этого, найденные документы можно сохранить в папку либо распечатать их со штампами:

Ставим штампы

Быстро нанести повторяющуюся информацию на множество документов помогут штампы.

Как поставить штамп на документ? – очень просто: нажимаем на новую кнопку  Штамп в карточке документа. Кнопка появилась во всех типах карточек технического решения: «Счета-фактуры», «Акты и накладные», «Первичные учетные документы».

Текст штампа, цвет, расположение, наличие рамки и другие характеристики задаются в новом справочнике Параметры простановки штампов:

Например, штамп может выглядеть так:

Заполнение справочника выполняется на этапе настройки решения.

Расширенные возможности синхронизации

Синхронизация с произвольной учетной системой

Раньше интеграция была возможна только с теми учетными системами, к которым есть коннектор, например 1С. Для прочих учетных систем необходимо было коннектор разрабатывать либо выполнять существенные доработки со стороны учетной системы.

В новой версии решения стала доступна синхронизация документов и контрагентов с произвольной учетной системой.

Для синхронизации документов вопрос решился путем серьезных доработок сценария Синхронизация документов из учетной системы в DIRECTUM. Состав параметров сценария различен в зависимости от используемой учетной системы.

Для синхронизации контрагентов в случае отсутствия коннектора разработаны сценарии Первоначальный импорт данных организаций из внешних систем, Регулярная загрузка данных организаций из УС, Создание абонентов систем обмена.

Синхронизация контрагентов с автоматической отправкой запроса на обмен

Для контрагентов, синхронизированных из справочника Контрагенты 1С в справочник DIRECTUM Абоненты систем обмена документами, теперь автоматически отправляются запросы на обмен. Это значит, что не нужно тратить время на ручную отправку запросов для множества контрагентов.

После подтверждения запроса контрагентом его уникальный идентификатор в сервисе заносится в справочник Контрагенты системы 1С. А отобразить результаты создания абонентов и отправки запросов поможет новый отчет Созданные абоненты и отправленные запросы на обмен.

Единый инструмент настройки решения

Быстро выполнить настройку технического решения поможет новый мастер действий «Настройка ТР «Электронный архив финансовых документов». Мы избавили администратора от необходимости запускать множество разных справочников, сценариев, назначать вручную исполнителей ролей. Теперь достаточно запустить новый мастер и указать в нем все необходимые данные: