DIRECTUM 5.4-5.4.1: К новым форматам готовы

Изменения законодательства РФ, связанные с появлением новых форматов первичных учетных документов в электронном виде, потребовали крупных доработок со стороны DIRECTUM в модуле «Интеграция с системами обмена» и техническом решении «Электронный архив финансовых документов». В этой статье расскажем подробнее, что было сделано в DIRECTUM 5.4 и в обновлении 5.4.1.

В ногу со временем

Как сообщалось ранее, с 1 июля 2017 на замену старым электронным форматам первичных учетных документов (акт выполненных работ или услуг, товарная накладная ТОРГ-12 и счета-фактуры) приходят новые форматы. А их поддержка уже реализована в DIRECTUM:

• в версии 5.4 можно принимать, согласовывать и подписывать документы нового формата;
• в версии 5.4.1 – загружать такие документы в DIRECTUM из XML-файла, согласовывать и отправлять контрагенту. При этом допускается обмениваться документами в старых форматах до 1 июля 2017 года и предоставлять в налоговые органы до 2020 года.

Обмениваться документами в новом формате можно через сервисы обмена Synerdocs и Диадок. Отметим, что Диадок рекомендует использовать только форматы универсального передаточного и корректировочного документа, документы о передаче товаров и результатов работ им не поддерживаются.

Все ли учтено в 5.4 и 5.4.1, что требует закон? По части приема и отправки документов по новым форматом реализовано все. Детали могут возникнуть уже на этапе реальных проектов с учетом особенностей процессов заказчика.

В чем преимущества новых форматов?

Они содержат больше сведений о хозяйственной операции, а также свободные информационные поля для заполнения уникальных данных организации:

Документам нового формата можно присвоить «второе имя», согласованное между участниками сделки. Например, чтобы отразить в наименовании продаваемый продукт, можно переименовать документ «Акт выполненных работ» в «Акт приема-передачи транспортного средства». Данное имя применяется с учетом настройки в справочнике DIRECTUM Шаблоны наименования документов:

Для подписания документов задаются расширенные полномочия в справочнике Полномочия на подписание: статус уполномоченного, область полномочий, основание доверия организации:

Универсальные передаточные документы, в свою очередь, предоставляют полный комплекс функций для оформления финансово-хозяйственной операции. Их можно отправлять и принимать как первичный учетный документ, как счет-фактуру и как комплект (счет-фактура + первичный учетный документ).

Как обмениваться документами с учетной системой?

Помимо перечисленных возможностей в обновлении DIRECTUM вы можете загружать и выгружать документы нового формата из любых учетных систем, позволяющих передавать формализованные документы в DIRECTUM. Рассмотрим это на примере интеграции с 1С.

Входящие документы согласуются по типовому маршруту технического решения «Электронный архив финансовых документов» и заносятся в систему 1С по кнопке Документ в УС:

Если сведения о документе заносятся впервые, в 1С создастся новый документ. Например, если заносится универсальный передаточный документ, в 1С создастся поступление товаров и услуг. В карточке документа 1С автоматически заполняются поля: номер, дата документа, наша организация и контрагент.

Если сведения о документе заносятся в 1С повторно, откроется существующая карточка документа.

Исходящие документы оформляются в учетной системе и выгружаются по кнопке Выгрузить в DIRECTUM. Перед выгрузкой бухгалтер указывает необходимый вариант отправки документов в поле Отправлять: Комплектом, Раздельно или В виде УПД.

Что нового для администратора 1С?

Для администратора также добавлены настройки для выбора предопределенного значения, которое будет указываться в поле Отправлять в реализации или в корректировке реализаций 1С.

Настройка Формат электронного документа позволяет организациям выбрать, в каком формате обмениваться документами: в старом или новом.

Рекомендуем поменять значение в указанном поле на ФНС 5.01 (с 01.01.2016) в конце рабочего дня 30 июня 2017, чтобы с 1 июля начать оформлять документы по новому формату.

Как обновить документы в старом формате?

Допустим, вы работали с документом в старом формате, а после 1 июля вам потребуется обновить данные в документе и повторно выгрузить его в DIRECTUM. Как быть, ведь со старыми форматами работать уже нельзя?

Система решит проблему за вас. При смене формата электронного документа на ФНС 5.01 (с 01.01.2016) исходные документы в старом формате, в которые вы внесли изменения, будут выгружаться в систему DIRECTUM уже в новом формате. При этом:

• если при выгрузке вид документа не менялся, то в DIRECTUM создается новая версия исходного документа;
• если при выгрузке вид документа менялся, например, входящая накладная переводится в формат универсального передаточного документа (УПД) с функцией первичного учетного документа, тогда в DIRECTUM создастся новый документ. Стадия исходного документа будет переведена в Прекращен.

Как аннулировать документы в новом формате?

Аннулирование документов в новом формате ничем не отличается от аннулирования документов в старом формате. Эта возможность появилась в версии 5.4.

Документы аннулируются, например, если контрагент по ошибке отправил его не той организации, или участники сделки решили, что сделка не состоится.

Контрагент может аннулировать документ:

• в одностороннем порядке, тогда в систему DIRECTUM поступит соответствующее Уведомление об аннулировании. Вариант возможен, если отправленный контрагентом документ еще не был подписан второй стороной, и счет-фактура не был выставлен;
• по согласию двух сторон сделки, отправив в систему DIRECTUM Соглашение об аннулировании. Соглашение требуется подписания как со стороны покупателя (заказчика), так и со стороны продавца (исполнителя).

В любом случае система DIRECTUM отправит запрос на аннулирование необходимому ответственному, который решит принять запрос или отклонить. Если запрос принят, система также поможет ответственному прекратить все задачи, запущенные по аннулируемому документу, уведомить об этом всех заинтересованных лиц и прекратить работу с документом:

*   *   *

Основные процессы межкорпоративного документооборота представлены в видеороликах.
Переходите на новые форматы учетных документов с DIRECTUM!