Обновляем ECM-систему на новую версию

Для любой компании, внедрившей корпоративную систему, стает актуальна тема обновления на новую версию.

Кому интересно?

Тема будет интересна как ИТ-специалистам: администраторам и разработчикам, так и пользователям ECM-системы.

Какие возможности дает?

В новых версиях своих продуктов производители учитывают последние тенденции рынка и стараются:

• создать современный и дружественный интерфейс;

• реализовать пожелания текущих клиентов;

• автоматизировать актуальные бизнес-задачи;

• обеспечить совместимость с новыми версиями общесистемного ПО;

• обеспечить интеграцию с новыми версиями сторонних систем;

• уменьшить время выполнения операций на SQL-сервере и desktop-клиенте;

• упростить процесс администрирования и сопровождения системы.

Поэтому обновление на новую версию дает возможность идти в ногу со временем и получить новый полезный функционал.

Какие риски в себе несет?

Обновлять систему компании решаются неохотно т.к. процесс обновления связан с временными и материальными затратами. Для обновления необходимо выделить время своих сотрудников, которые будут осуществлять процесс. А если в вашей компании система имеет некоторые отличия от стандартной версии, то потребуется анализ разработки и ее адаптация. Адаптацию можно сделать силами своих специалистов либо заказать выполнение работ компании-разработчику или партнеру компании-разработчика. Второй способ, на мой взгляд, более надежен т.к. у компании-разработчика больше опыта в обновлении разрабатываемого им продукта.

С какими проблемами можно столкнуться если не проводить вовремя обновление?

Старая версия ECM-системы может иметь несовместимости с новыми версиями операционных систем и общесистемного ПО, а также сторонних систем, с которыми настроена интеграция. Это вполне логично, ведь на момент выпуска старой версии ECM-системы еще не были выпущены в свет новые версии стороннего ПО. Если ваша версия системы снята с поддержки, то устранять несовместимости компания-разработчик не будет. Тогда необходимость в обновлении системы возникнет остро, и проводить его нужно будет во внеплановом режиме.

Почему компании-вендоры снимают с поддержки старые версии ПО?

С экономической точки зрения не выгодно и неоправданно поддерживать старые версии ПО. Поэтому любая версия программного продукта имеет несколько стадий жизненного цикла, последней из которых является стадия: Снятие программного средства с эксплуатации. Подробнее об этом можно почитать в ГОСТ Р ИСО/МЭК 14764-2002. Информационная технология. Сопровождение программных средств, приведу для вас цитату из этого государственного стандарта Российской Федерации:

«8.6. Снятие программного средства с эксплуатации.
Сразу же по достижении программным продуктом окончания срока его службы этот программный продукт должен быть снят с эксплуатации».

Текущая ситуация с клиентами системы DIRECTUM

К сожалению, на сегодняшний день есть клиенты, которые работают в снятых с поддержки версиях системы DIRECTUM. В свою очередь компания DIRECTUM различными способами стимулирует клиентов к обновлению на новые версии, а именно:

• ведет открытое информирование своих клиентов о выпусках новых версий (их возможностях) и снятии старых версий с поддержки;

• оказывает поддержку при обновлении системы DIRECTUM на новую версию;

• ведет адресную работу с клиентами.

Как часто нужно обновлять ECM-систему?

Компании-разработчики, как правило, выпускают новую версию продукта один раз в год, при этом осуществляют поддержку трех последних версий своего продукта. Я рекомендую не дожидаться, когда вашу версию системы компания-вендор официально снимет с поддержки, а обновляться поэтапно с версии на версию т.к. в этом случае процесс обновления будет более плавный, менее затратный, а также приятный и предсказуемый.