Новинки DIRECTUM 5.2: о полезном для пользователей

Согласуй и подпиши

Система DIRECTUM насчитывает немало типовых маршрутов, упрощающих согласование разного рода документов. Нужно согласовать договор? Отправьте его по типовому маршруту «Согласование договорных документов». Протокол совещания? Типовой маршрут «Согласование протокола совещания» вам в помощь. Но что делать, если нужно согласовать документ, для которого нет специально выделенного маршрута?

Ответ на этот вопрос вы найдете в новой версии системы. Типовой маршрут «Согласование проекта документа» предоставляет универсальную возможность отправлять на согласование документы любого вида, будь то рекламный материал, проект или резюме.

Какие преимущества дает новый типовой маршрут?

• Инициатору – контроль над списком согласующих. При выполнении задания с результатом Исправлено вы увидите окно:

Например, после доработки документа можно повторно отправить документ сотруднику, который его уже согласовал. Или исключить из списка согласующих сотрудника, с которым все вопросы уже обсудили устно. Можно добавить и нового согласующего – нет необходимости рестартовать задачу, если в процессе согласования вы обнаружили, что документ нужно согласовать еще с одним сотрудником.

Кроме того, инициатор сам решает, хочет ли он получить задание или уведомление о завершении процесса согласования. Получать задание удобно, если инициатору нужно продолжить работу с документом, например, отправить на печать или публикацию.

• Согласующему – простое подписание документа. Если документ необходимо подписать, при выполнении задания с результатом Согласовано вы увидите окно:

Автоматическое подписание сократит количество кликов, необходимое для подписания документа, и облегчит работу руководителей, вынужденных ежедневно разбирать огромное количество заданий с запросом подписания.

«Согласование проекта документа» – не единственный типовой маршрут, где документы можно подписывать автоматически – такую же возможность предоставляют типовые маршруты «Согласование служебных записок» и «Согласование договорных документов».

Если же появится необходимость автоматически подписывать документы в рамках другого типового маршрута, администратор всегда может настроить эту возможность в блоке «Расширенное задание».

Импортируй массово

А знали ли вы, что в системе DIRECTUM уже много лет есть сценарий для массового импорта документов? Если не знали – расскажем. В новой версии системы сценарий преобразился и стал значительно удобнее.

Сценарий облегчит работу сотрудникам, которые по долгу службы (или по стечению обстоятельств) вынуждены вносить в систему пачки документов, например материалы с конференций и выставок или плановые чертежи по разработкам организации.

Сделать это теперь проще – все настройки задаются в одном окне:

Внешний вид сценария полностью переработан. Раньше кнопки для указания папки для импорта и задания прав доступа располагались внизу диалога и часто ускользали от внимания пользователей. Теперь все реквизиты диалога перекомпонованы и размещены в наиболее логичном и удобном месте.

Чтобы сэкономить время на заполнение реквизитов заносимых документов, воспользуйтесь ссылкой Заполнить реквизиты и полем Префикс наименования. Ссылка, как следует из названия, поможет заполнить реквизиты карточек сразу всех импортируемых документов, а установка префикса, например названия организации или маркетингового мероприятия, позволит легко находить нужные документы после импорта.

Не забыли и про права доступа. Нажмите на ссылку Назначить права доступа вручную и укажите нужные права доступа – они будут автоматически применены ко всем импортируемым документам. А если вы импортируете документы в папку, доступ к которой уже ограничен нужным кругом лиц, установите флажок Применить права папки к документам – на документы будут назначены те же права, что и на папку, в которую они импортировались.

Чтобы не засорять локальные папки, установите флажок Удалить исходные файлы – и после импорта документы автоматически удалятся с локального диска. А установка флажка Открыть папку в системе DIRECTUM позволит после импорта автоматически открыть папку, в которую импортировались файлы.

Все введенные параметры сохраняются. Это особенно удобно, когда в одну и ту же папку часто заносятся документы с одинаковым видом и типом карточки.

Укажи период

В новой версии системы стала удобнее установка текущего периода. Раньше ограничить список записей по периоду можно было лишь указав конкретные даты начала и конца периода. Теперь в диалоге можно выбрать период, который будет меняться динамически:

В строке состояния списка записей справочника появилась кнопка со значением текущего периода – сразу видно за какой период показаны записи: . А нажав на кнопку можно быстро изменить значение периода. Все, что нужно, в один клик.

Также фильтр по текущему периоду теперь можно установить в истории объектов и в компоненте Журнал сеансов репликации:

Склоняй по падежам

Вы просили – мы сделали. В системе DIRECTUM появилась возможность автоматически склонять по падежам персональные данные работников: фамилии, имена, отчества, а также наименования подразделений и должностей.

Например, в предыдущих версиях системы на втором шаге мастера действий «Оформление заявления (отпуск/отгул/увольнение)» нужно было вручную указать фамилию и инициалы работника в родительном падеже. Теперь же это происходит автоматически:

А в отчете Обращения на особом контроле модуля «Обращения граждан и организаций» поле Итог автоматически заполняется фамилией, именем и отчеством пользователя в дательном падеже. Например, Итог (по Иванову Ивану Ивановичу). Также появилась возможность определять пол человека по его отчеству – например, в справочнике Персоны.

Прикладной разработчик может реализовать поддержку склонений в любой компоненте. В этом ему помогут специальные ISBL-функции. Найти их можно в компоненте Функции ISBL в группе «Работа со склонениями».

Если фамилия не склоняется по общепринятым правилам русского языка, достаточно сообщить об этом администратору, и он добавит ее в словарь исключений.

На этом новинки DIRECTUM 5.2 не заканчиваются. Подробнее о них – в следующих статьях.