Автоматизация полного цикла договорной деятельности в АО «РПКБ»

Описание проекта

АО «РПКБ» является мировым лидером и ведущим предприятием авиастроительной отрасли Российской Федерации с полным циклом производства технически сложной аппаратуры для вертолетов и беспилотных летательных аппаратов.

В 2016 году «МайТэк» по заказу АО «РПКБ» автоматизирует в DIRECTUM полный цикл договорной деятельности, куда последовательно включаются:

• Исходные данные и преддоговорные процедуры
• Работа с договорными документами
• Работа с бухгалтерскими документами
• Работа с финансовыми документами

и настраивает автоматизированное формирование отчетности по этим процессам.

Все работы проводятся в тесной интеграции DIRECTUM 5.2.1. и 1С:УПП 8:3

Общая картина проекта представлена следующим образом.

Рассмотрим проект внедрения более подробно.

Цели и задачи проекта

До автоматизации процессов в DIRECTUM договоры, бухгалтерские и финансовые документы поступали в РПКБ с различных клиент-сервисов, обрабатывались и корректировались вручную. Могли иметь несколько бумажных версий и находиться в разных отделах.  Из-за чего весь процесс согласования был сложно контролируемым и непрозрачным. 

«МайТэк» требовалось:

1. Обеспечить единое информационное пространство для рассмотрения документов;
2. Упростить процедуры контроля согласования и подписания документов контрагентами;
3. Настроить автоматическое связывание договоров с сопутствующей документацией;
4. Сократить сроки согласования документов;
5. Контролировать исполнение условий по заключенному договору;
6. Организовать архив финансовых и договорных документов в разрезе проектов и контрактов;
7. Обеспечить защищенное хранение финансового архива.

Техническая база

DIRECTUM 5.2.1.

DIRECTUM Rapid Document Identification (RapID)

Использованные решения:

· «Финансовый архив»

· «Автоклассификаторы архива документов»

Интеграция c 1С:УПП 8.3 через веб-сервисы

Реализация проекта

Благодаря автоматизации процессов в DIRECTUM реализована неразрывная цепь, связывающая весь процесс по договорной работе РПКБ от первого звонка и заявки контрагента до контроля оплаты, и подписания актов по договору.

Детальнее о процессах.

Формирование исходных данных

Основополагающим этапом для всего процесса производства РПКБ является сбор и согласование первичной информации по проектным документам: данным по трудоемкости, используемым материалам, ресурсам, возможным срокам выполнения работ, их стоимости.  На основе этой информации формируются итоговые условия договора с контрагентами — проект договора.

Сбор исходных данных (далее — сбор ИД) является полностью самостоятельным маршрутом, который реализуется в рамках согласования заявки от заказчика. Первичная оценка заявки проходит внутри маршрутов «Согласование заявки на поставку» или «Согласование заявки по НИР/ОКР» (в зависимости от типа заявки).

Маршруты являются полностью уникальными. И также имеют свои «фишки». Например, в маршруте «Согласование заявки на поставку» реализован механизм одновременного заполнения отчета по номенклатуре разными подразделениями. Как известно, средства DIRECTUM не позволяют вносить изменения в один документ одновременно нескольким пользователям. Чтобы обойти этот момент и ускорить процесс формирования отчета, было разработано решение по созданию дубликатов документов для каждого отдела. Дубликаты формируются автоматически. Каждый отдел получает свой видимый дубликат отчета (дубликаты других отделов скрыты по умолчанию. Это сделано для удобства отделов, чтобы не было путаницы). Таким образом каждый отдел заполняет отчет параллельно друг другу. 

После первичной оценки заявки запускается маршрут сбора исходных данных. Несмотря на то, что заявка может уйти либо по одному, либо по другому маршруту, маршрут сбора ИД будет общим для обоих маршрутов.

В рамках сбора ИД задача направляется РП проекта, он назначает ответственных за подготовку и консолидацию ИД, и затем согласует полученные ИД. После согласования экономист проекта акцептирует ИД и ИД принимаются в работу. Далее на их основе формируется проект договора и инициируется процесс его согласования.

Что получили по итогам?

До автоматизации: процесс сбора ИД был длительным и бесконтрольным, был риск пропустить какой-либо пункт договора из-за несвоевременного подключения ответственных лиц.

После автоматизации: сформирован однозначно контролируемый и понятный процесс, по итогам которого собирается единый архив данных и готовится проект договорного документа.

Работа с договорными документами

Автоматизация договорного блока охватывала 2 ключевые задачи:

1. Структуризацию работы с договорами
2. Создание электронного архива договоров с привязкой к проектам

Как отдельная «фишка» – с нуля создан конструктор протокола разногласий.

Структуризация работы с договорами

Процесс договорной работы в РПКБ до автоматизации в DIRECTUM носил длительный характер, сопровождающийся несколькими циклами возврата-рассмотрения документов, что приводило к появлению целой вереницы протоколов в бумажном формате.

МайТэк требовалось:

1. Структурировать работу с договорами
2. Сформировать архив по договорам, распределенных в свою очередь по проектам.
3. Обеспечить получение оперативной информации об исполнении договора, бухгалтерских и финансовых документах, сопровождающих исполнение договорных обязательств.
4. Предоставить возможность оперативного обращения к архиву документов, формирования пакетов для проверки по договору, проекту.
5. Настроить формирование матриц согласования документов различной категории

В итоге – компанией «МайТэк» был спроектирован и разработан объемный модуль, который автоматизировал работу с доходными и расходными договорными документами.  

Что сделано принципиально нового:

Гибкая настройка маршрута согласования

Разработаны уникальные матрицы согласования договорных документов, где для каждого вида договора есть свой набор и порядок согласующих.

Каждая матрица – это детальный набор настроек. Настройка ведется средствами самой системы. Погружаться в код не требуется. Достаточно обладать правами администратора, чтобы менять список согласующих, их последовательность, сроки, задавать варианты выполнения для каждого из пользователей, а также настраивать тему заданий.

Рис. 1. Общий вид матрицы

В матрицу выведены:

1. Этапы согласования
2. Сроки согласования для каждого согласующего
3. Необходимость включения визы в лист согласования

Рис. 2. Этап согласования

Для каждого участника можно дополнительно настроить:

1. Наименование темы, которая будет приходить согласующему. Корректируется при старте задачи.
2. Участие в кругах согласования. Если согласующему важно принять участие в согласовании только в рамках какой-либо одной итерации, то обязательное участие прописывается только в нужном круге. Во всех остальных кругах согласования он будет пропускаться.

Рис. 3. Параметры для каждого согласующего

Как результат — экономия времени, денег на обслуживание процесса и обеспечение лояльности пользователей, которые могут получить настроенную систему в день обращения в поддержку.

Электронный архив по договорам

Автоматизация процесса согласования договора закрыла задачи по формированию электронного архива бухгалтерских и финансовых документов и обеспечила возможность удобной и быстрой подготовки пакета документов для инспектирующих органов. В ходе согласования под договор собираются все счета, акты, накладные по поставкам и приходу. Платежные документы связываются с договором: сканы документов хранятся в системе и имеют связь с договором, а тот — с проектом.

Вся информация отражается в карточке договора.

Здесь же можно посмотреть и связанные  с договором документы.

Конструктор протокола разногласий

При согласовании договорного документа все разногласия контрагента по условиям договора оформляются с помощью протоколов разногласий. О нем более подробно  в другой заявке.

Еще немного уникальных разработок

1. Менеджер задач.

Решение, с помощью которого в одном месте можно создать планировщик поручений по исполнению договорных условий (отгрузка, оплата, проверка документов и т.п.). Здесь пишется само поручение, указывается, когда оно должно уйти в работу. При наступлении указанной даты поручение отправляется в работу. Результат – ответственное лицо может быть спокойно за исполнение условий договора. 

2. Интеграция с системой Cofax

Дополнительно «МайТэк» совместно с московской компанией спроектировал механизм автоматического распознавания реквизитов входящего отсканированного договорного документа и автоматического создания карточек входящих договорных документов в DIRECTUM. Это полностью исключило ручной труд. За секретарем осталась задача по просмотру правильного заполнения электронной карточки документа и направления его в электронном виде ответственному куратору.

В тестовой нагрузке данный механизм ускорил процессы занесения документов в систему примерно на 30%.

Общие итоги по блоку согласования договоров

1. Линейное ведение договоров с возможностью контроля работ по бухгалтерской документации.
2. Гибкая настройка маршрута согласования документов, не требующая специальных навыков разработки.
3. Автоматическая регистрация документов в службе ДОУ
4. Отсутствие передачи бумажной версии договора из одного отдела в другой (реализован принцип единого местонахождения документа).
5. Списание документов в единый электронный архив.

Работа с бухгалтерской документацией

Согласование и управление первичной бухгалтерской документацией: входящими и исходящими актами выполненных работ, счетами, накладными, проводится в DIRECTUM в тесной интеграции с 1C. Маршрут движения между системами производится по принципу «из системы в систему» в один клик. Порядок движения определяет вид документа: входящие попадают из DIRECTUM в 1С, исходящие − формируются в 1С и перенаправляют на согласование в DIRECTUM. 

Для дополнительной защиты настроены особые проверки по блокировкам полей и реквизитов документов в зависимости от их состояний и статусов согласования. Это обеспечивает принцип единства информационного пространства и позволяет производить сквозное согласование документов в разных системах без заведения копий одного документа.

Благодаря разработанным связям первичной бухгалтерской документации с договорными документами обеспечивается задача – сбор и хранение электронного архива о всех поступлениях товаров и услуг, исполнении договора.

Для примера:

Работа с финансовыми документами

В этом решении мы объединили все внутренние платежные документы компании, такие как: заявки на оплату, реестры платежей, платежные календари, сводные платежные календари и другие с необходимыми проектами, договорами, первичной бухгалтерской документацией.

Обмен и контроль финансовых документов (реестров платежей), организованный в ECM, ускорил процесс согласования финансовых документов, а механизм связывания обеспечил быстрый доступ ко всему пакету финансовой документации проекта. Благодаря этому ответственные специалисты:

1. гибко контролируют процессы финансового сопровождения в части управления договорами
2. плотно управляют процессом оплат поставщикам по календарю предприятия.

АРМ руководителя

Рис. 4. Прототип интерфейса АРМ-руководителя

Специально для руководителей создано автоматизированное рабочее место – АРМ. Решение нацелено на усиление управленческих функций топ-менеджеров за счет удобного предоставления информации по принципу единого окна. В рабочем пространстве отображается весь спектр функционала руководителя: от мониторинга показателей по договорам и дополнительным соглашениям, контроля совещаний и исполнения поручений до формирования аналитических отчетов.

Каждый виджет содержит подпункты с классификацией по видам документов, в зоне индикации которых отражено общее количество заданий и задач в работе и количество просроченных документов. При необходимости руководители РПКБ могут использовать виджеты для массового выполнения задач. Для этого достаточно выбрать нужный пункт виджета и перейти по нему в диалоговое окно, где содержатся выбранные задачи. Это значительно облегчает работу и бережет время управленца. Механизм уникален и разработан «МайТэк» специально под требования Бюро.

Итоги

Общие результаты и решенные задачи

• Создан единый реестр договорных, бухгалтерских и финансовых документов
• Переход между 1С и Directum осуществляется по 1 кнопке
• Обеспечена взаимосвязь всех договорных, бухгалтерских и финансовых документов
• Реализовано штрих кодирование и автоматический ввод бумажных документов в СЭД
• Регламентированы все автоматизируемые процессы
• Реализовано автоматическое формирование сводных отчетов для принятия управленческих решений
• Сокращена трудоемкость выполнения рутинных операций
• Сокращено время работы с документами

Команда проекта

• Леонов Дмитрий Алексеевич — руководитель проекта
• Муртазина Гульназ Фаизовна — бизнес-аналитик
• Фаррахова Зульфия Ахатовна — бизнес-аналитик
• Тарасов Дмитрий Александрович — разработчик
• Андарзязов Ильдар Фаилович — разработчик
• Ситдиков Денис Раилович — разработчик

Перспективы