Бумажное прошлое и электронное настоящее в Condé Nast Россия

О компании

Издательский дом Condé Nast был основан предпринимателем Конде Настом в 1909 году в США. Condé Nast International, подразделение Advance Publications, работает в 29 странах мира и издает 143 журнала, более 100 сайтов и более 150 приложений для планшетных компьютеров и смартфонов под такими брендами, как Vogue, Glamour, GQ, Vanity Fair, Allure, Wired, The New Yorker.

В России Condé Nast начал свою работу в 1998 году и сейчас успешно выпускает шесть глянцевых изданий (Vogue, GQ, GQ Style, Tatler, Glamour, AD) c cовокупной читательской аудиторией более 2 миллионов человек, шесть сайтов (vogue.ru, glamour.ru, gq.ru, admagazine.ru, tatler.ru, condenast.ru) и пять цифровых приложений, привлекающих более шести миллионов уникальных пользователей в месяц.

Помимо этого, издательство занимается организацией крупных светских мероприятий и профессиональных конференций. В этом году в Москве 10-й раз подряд пройдет Condé Nast Digital Day (CNDD) – профессиональная конференция, главной темой которой неизменно является цифровой маркетинг и digital-пространство.

Большое разнообразие бизнес-процессов в Condé Nast привело к тому, что перед руководством компании встали задачи упросить и автоматизировать работу. В первую очередь обратили внимание на следующие направления:

1. Заявки от сотрудников.

Важно было решить вопрос перевода работы над заявками из системы ZENDESK в систему DIRECTUM, сделать процесс создания и обработки заявок удобным для сотрудников и эффективным для компании. В ZENDESK были сильно ограничены возможности по кастомизации, высокая стоимость владения системой, не было возможности настроить дополнительный функционал, например финансовую аналитику по расходам на исполнителей.

В Condé Nast много обладателей MAC OS, среди этих пользователей есть и те, которые являются исполнителями по заявкам. Поэтому одной из главных задача была обеспечить работу исполнителей через веб-портал.

2. Работа с договорами.

Ни один договор не должен быть потерян, максимально прозрачна должна быть система согласования договора и его корректировка на всех этапах. Где бы не находился участник цепочки согласования и исполнения, у него должна быть возможность иметь удаленный доступ. За счет возможности удаленной работы планировалось повысить контроль и скорость работы с договорами. Кроме этого, важно было обеспечить интеграцию выбранной системы с системой Парус, в которой компания ведет бухгалтерский учет и бюджетирование.

3. Командировки.

Сотрудники компании часто ездят в командировки, они вынуждены были вручную формировать подготовительную документацию на согласование командировки. Это было крайне неудобно как для сотрудников, так и для согласующих. Важно было перевести этот блок работы в электронный формат и обеспечить возможность удаленной работы сотрудников. Кроме этого, необходимо было получить инструмент, позволяющий отслеживать отклонения расходов на командировку от запланированных в бюджете.

4. Счета на оплату.

Наиболее сильное неудобство доставляла необходимость ходить между кабинетами и согласовывать счета в бумажном виде. Для этого непременно нужно было находиться в офисе. Работа по согласованию порой даже важного счета замирала, если ответственный сотрудник отсутствовал.

Учитывая непрерывный процесс работы с огромным потоком счетов на оплату это было неудобно и зачастую тормозило работу. Все это отрицательно влияло на оперативность и эффективность работы компании. Важно было перевести этот процесс в электронный формат, снять с сотрудников постоянный нервный вопрос контроля. Что немаловажно, необходимо было наладить работу со счетами удаленно и решить вопрос интеграции контрагентов с учетной системой Парус, где была заведена и хранилась вся информация.

 

Для решения поставленных задач была выбрана компания АКЕЛОН, как партнер с большим опытом в области консалтинга и внедрения бизнес-решений на платформе DIRECTUM.

На момент принятия решения DIRECTUM была единственной системой, которая отвечала всем требованиям и уже зарекомендовала себя как эффективное и удобное решение с развитым функционалом и гибкими настройками. Важным аргументом в пользу АКЕЛОН послужило наличие отлаженной технологии внедрения DIRECTUM, возможность разрабатывать собственные решения под бизнес-задачи заказчика, гибкость и мобильность проектной команды.

Ход проекта

Компания АКЕЛОН начала реализацию проекта с опроса сотрудников, выявления их потребностей и пожеланий. Необходимо было понять запросы разных групп пользователей системы и оценить возможность ее адаптации. Внутри компании были разные группы пользователей системы со своими задачами, важно было учесть все пожелания и объединить все в единую систему, не забывая про удобство пользования разных категорий. Внушительный опыт АКЕЛОН позволил сформулировать собственный алгоритм внедрения системы. Важно было обеспечить единое информационное пространство организации, достигнуть непротиворечивости информации в разных документах, обеспечить получения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде.

Работа с заявками

В процессе общения с Заказчиком было решено перевести процесс обработки заявок в систему DIRECTUM. Ключевой особенностью проекта являлась замена существующей системы сервисдеск заказчика (Zendesk) и повторение всего функционала в новой системе.

Для этого был инициирован проект по внедрению бизнес решения Акелон Услуги.

Система должна была реализовать сервисную модель управления применительно к большинству поддерживающих подразделений. Ключевым элементом должен был стать единый портал для создания, контроля и исполнения обращений пользователей к различным специалистам.

На момент старта проекта уже оказывалось потребителям большое количеств услуг, которые необходимо было преобразовать в единый каталог.

Рассмотрим на примере оформления заявок на водителей.

Компания Condé Nast проводит много съёмок, конференций и других мероприятий, когда требуется сотрудникам перемещаться по городу. Для передвижения они нанимают внештатных водителей, которые оформлены как индивидуальные предприниматели. В конце месяца для водителей необходимо рассчитать оплату. Расчет оплаты осуществляется на основе производственных трудозатрат: фактических часов поездок плюс рабочие часы, в которые не было поездок. В оплату также включаются непроизводственные часы: отпуска, болезни и простои, связанные с техническим обслуживанием.

При исследовании были выявлены следующие проблемы:

• Сотрудники административно-хозяйственного отдела (АХО) вручную вносили непроизводственные часы (простои, ТО, больничные) по всем водителям с помощью заявок. При этом сотрудникам приходилось вручную рассчитывать количество часов, по которым необходимо сформировать заявки.

Как следствие:

• Сотрудники АХО тратили много времени
• Существовал риск потери данных или некорректного ввода данных, связанный с человеческим фактором
• Сотрудники АХО вносили фактическое время поездки, а также суммы штрафов или парковок, после завершения поездки. Для этого им приходилось редактировать уже фактически закрытую заявку.

В ходе проекта мы решили разделить задачу на части – это подача заявок на машину и учет рабочего времени водителей, включая простои.

Обработка заявки

Обработка самой заявки полностью соответствовала базовому процессу решения Акелон Услуги.

Потребитель подаёт заявку с портала. 

После этого, заявка поступает исполнителю, который назначает водителя и машину или отказывает: редактирует поля формы обращения и выполняет его.

После назначения водителя потребитель получает уведомление, что заявка выполнена.

На этом обработка заявки завершается, вся дальнейшая работа исполнителя осуществляется со справочником Журнал учета работы водителей. В этот журнал зеркалируются все полученные заявки на водителя.

Из справочника Журнал учета работы водителей при необходимости исполнитель может скорректировать параметры поездки, например, водителя, время поездки или отменить её. При этих действиях потребитель получает уведомление, в котором указаны измененные реквизиты и ему не нужно заходить специально на портал.

Исполнитель ежедневно отправляет задание каждому водителю на следующий день. Для уменьшения количество нажатий кнопок при выполнении этой рутиной операции, на ленту справочника была добавлена кнопка, по которой формируется черновик письма в клиенте Outlook.

Теперь исполнителю не нужно формировать отдельно отчет в Excel и отдельно создавать письмо. А водителю не нужно открывать вложение письма, чтобы посмотреть заявки. Особенно это удобно при чтении письма с мобильных устройств.

Факт исполнения заявки

После фактической поездки водитель приносит бумажный отчет, в котором потребитель расписывается по факту поездки. В нём отмечены фактическое время начала и окончания поездки, которое исполнитель отмечает в справочнике Журнал учета работы водителей. Для более быстрого отбора записей, по которым нужно внести факт добавили фильтр «Не проверено».

При изменении параметров поездки пересчитываются поля, которые используются при расчете оплаты:

• Рабочее время, часы
• Переработка будни часы/рубли
• Переработка выходные часы/рубли
• Аэропорт, руб.
• Рабочее и внерабочее время рассчитывается в зависимости от индивидуального рабочего графика водителя

Простои, больничные, отпуска

В конце месяца специалист АХО заносит простои, больничные, отпуска. Чтобы упростить учет простоев на ленту справочника Журнал учета работы водителей добавлена кнопка Внести простои.

По итогам за весь указанный период формируются записи с соответствующим типом и рассчитываются рабочие часы, за которые необходимо заплатить. Часы рассчитываются в зависимости от индивидуального графика водителя и суммарных часов фактических поездок.

Теперь не нужно заносить заявки и не нужно высчитывать количество рабочих часов, в которые у водителя не было поездок

В оплату водителей входят постоянные доплаты, например на мобильную связь или топливо. Для хранения этой информации сделали справочник Постоянные расходы водителей.

Итоговая оплата рассчитывается в Excel-отчете.

Отчет отправляется финансистам, которые проверяют разнесение затрат и направляют в бухгалтерию для формирования актов на оплату. Для проверки работы отчета мы использовали реальные данные по заявкам одного водителя за один месяц.

Интерфейс для пользователей

E-mail уведомления

Мы полностью переверстали шаблоны уведомлений по запросам Заказчика.

Каталог услуг

Condé Nast подчеркивал важность оформления каталога услуг. Поэтому мы уделяли большое внимание его содержанию и структуре.

В подготовке дизайна каталога активно участвовал арт-директор Condé Nast.

Чтобы определить окончательный вид было организовано юзабилити тестирование, в котором поучаствовали не только обычные пользователи, но и финансовый директор, и директор по персоналу.

Сквозная авторизация

Для всех доменных пользователей заказчика настроена сквозная авторизация. Независимо от операционной системы они могут без ввода логина и пароля перейти на портал Акелон Услуги одним из следующих способов:

• По прямой ссылке
• По ссылке с корпоративного портала Condé Nast
• Из ссылки письма, полученного в процессе обработки заявки

 

 

Заявки «Я хочу»

Хотя основной задачей проекта и был перенос на новую систему существующих заявок ИТ-департамента, но уже после первых интервью заказчик понял возможности системы Акелон Услуги, и начал обсуждать возможности добавления новых заявок, полезных для всей компании. Эти заявки планировалось использовать обычными сотрудниками для решения своих повседневных вопросов. Такие заявки получили кодовое название «Я хочу».

В результате команда АКЕЛОН настроила работу и по другим заявкам:

• Справка с места работы
• Копии кадровых документов
• Справка 2-НДФЛ
• Пропуск на штатного сотрудника
• Страховка для выезда за рубеж
• Пресс-карта
• Пропуск гостевой
• Пропуск на машину
• Заявка на внештатных сотрудников
• Подбор персонала
• и т.д.

В перспективе Condé Nast планирует предоставить доступ к заявкам внештатным сотрудникам.

 

Работа с договорами 

Ни один договор не должен быть потерян, максимально прозрачна должна быть система согласования договора и его корректировка на всех этапах. Где бы не находился участник цепочки согласования и исполнения, у него должна быть возможность иметь удаленный доступ. За счет возможности удаленной работы планировалось повысить контроль и скорость работы с договорами. Кроме этого, важно было обеспечить интеграцию выбранной системы с системой Парус, в которой компания ведет бухгалтерский учет и бюджетирование.

Рассмотрим подробнее некоторые ключевые особенности реализации проекта.

 

Лист согласования договоров

Ранее ответственный за договор вручную оформлял лист согласования и прикладывал его к бумажному договору, который носили между отделами. Сейчас лист согласования формируется автоматически по кнопке в карточке договора.

Лист согласования договора

Интеграция договоров с учетной системой Парус.

Для корректного осуществления бухгалтерского учета информация по договорам должна хранится в учетной системе Парус.

В рамках интеграции договоров системы Парус и системы DIRECTUM обрабатываются следующие сценарии работы:

• создание договора в системе Парус из системы DIRECTUM
• изменение статуса счета в системе Парус

Взаимодействие между системами осуществляется аналогичным образом обмену по счетам (с помощью обмена XML файлами через сетевые каталоги).

Согласование комплекта договорных документов

В компании Condé Nast договорные документы могут поступать на согласование комплектом, например, рамочный договор и несколько дополнительных соглашений по нему на текущие работы.

Чтобы работник мог быстро отправить договор и доп. соглашения на согласование комплектом, достаточно создать документы в системе и отправить на согласование ведущий договор. Когда пользователь нажимает кнопку Отправить на согласование в карточке ведущего договора, происходит проверка на наличие связанных договорных документов. Если они найдены, система предлагает отправить их на согласование вместе с договором. Остаётся только подтвердить отправку, и все связанные документы к договору будут вложены в задачу.

Предупреждение о наличии связанных документов

Карточка задачи с прикрепленными связанными документами

Оформление командировок

Без командировок в Condé Nast никак не обойтись. Посещение международных конференций и выставок, модных мероприятий, организация выездных фотосессий и интервью– все это неотъемлемая часть рабочего процесса сотрудников компании. Поэтому так важно обеспечить процесс оформления и отчетности по командировке максимально удобным для сотрудника и контролируемым для руководства.

Рассмотрим несколько деталей проекта.

Как отслеживать отклонение от бюджета запланированных командировок

Чтобы заказчик без труда мог проверить отклонения командировки от бюджета, мы сделали вкладку Отклонение заявки от бюджета в карточке Заявки на командировку.

Заявка на командировку, вкладка Отклонение заявки от бюджета

Данные на вкладке заполняются автоматически и доступны только для просмотра:

• Расходы по заявке – реальные расходы на командировку, указанные в карточке заявки
• Заложено в бюджете – детальные запланированные расходы на командировку. Все данные по запланированным командировкам ведутся финансовым менеджером в справочнике Travel Plan
• Total (RUB) – рассчитывается сумма реальных расходов на командировку
• Сумма, заложенная на командировку в бюджете – рассчитывается сумма запланированных расходов
• По значениям полей Total (RUB) и Сумма, заложенная на командировку в бюджете, рассчитывается отклонение и процент отклонение от бюджета

Запись справочника Travel Plan

Теперь, чтобы проверить отклонение расходов на командировку от заложенного бюджета, достаточно перейти на вкладку Отклонение заявки от бюджета в карточке заявки, где отклонение уже рассчитано.

 

Как сформировать заявку на аванс за 1 секунду

Чтобы оставаться на острие модных трендов команда Condé Nast держит руку на пульсе и мгновенно реагирует на самые горячие события в мире моды. Зачастую сотруднику компании необходимо оперативно выехать в командировку и поэтому ключевую роль играет скорость внутренних процессов оформления командировки.

Чтобы кассир выдал наличные деньги на командировку, сотрудник оформляет заявку на получение аванса и подписывает её на бумаге у руководителя. Заявка нужна кассиру для отчетности и переходить на электронный вид заказчик пока не готов. Чтобы командируемый мог быстро сформировать заявку, мы сделали специальную кнопку на форме карточки заявки на командировку. При её нажатии формируется документ, в котором уже заполнены нужные поля. Его остается только распечатать, подписать и получить деньги в кассе.

Карточка заявки на командировку, кнопка Заявка на аванс

Печатная форма заявки на аванс

Счета на оплату

Компания ведет огромную организационную работу с большим числом поставщиков (авторы, фотографы, event агентства и пр.), что предполагает оплату их услуг. Согласование счетов в бумажном формате негативно могло сказываться на скорости согласования, оплате поставщикам и как следствие повлиять на взаимоотношения с поставщиками. 

В результате перевода работы по счетам в электронный формат была сильно переработана карточка счета для возможности работы в веб-доступе:

• В карточку организации, была добавлена вкладка «Учредительные документы» на данной вкладке размещена кнопка Добавить документ. Пользователь получил возможность прикрепить пакет учредительных документов (устав, ИНН, справки) контрагента к карточке организации.
• В веб-доступе в карточку счета были добавлены кнопки Загрузить счет, Загрузить накладную, Загрузить акт, Загрузить счет-фактуру.

Рассмотрим подробнее несколько деталей проекта.

Документы по сделке

Оплата услуг может проводиться частями – в этом случае сначала оплачивается счет на предоплату, а после оказания услуг выставляется счет на постоплату. Такие счета должны быть объединены в сделку и пользователям необходимо из карточки одного счета быстро получать доступ к документам второго счета.

Для связи счетов мы сделали поле Родительский счет. Когда поступает счет на пост оплату, то в данном поле пользователь выбирает счет, который поступал от данного контрагента на предоплату. Для удобства выбора в поле отображаются только счет от того же контрагента.

При указанной связи счетов документы только текущего счета можно просмотреть на вкладке Связанные документы.

Документы связанных счетов можно просмотреть в карточке счета на вкладке Документы по сделке.

При этом, если по сделке было более двух счетов и родительский счет указан в нескольких карточках счетов, то на вкладке Документы по сделке будут отображаться документы всех связанных счетов по всей цепочке связей.

Например, по сделке было 4 счета:

Счет №1, документы:

• Счет №1

Счет №2, документы:

• Счет №2

Счет №3, документы:

• Счет №3

Счет № 4, документы:

• Счет №4;
• Акт №10;
• Счет-фактура №25.

Если в карточке каждого из этих счетов указан Счет №1 или счета связаны по цепочке (друг за другом), то на вкладке Документы по сделке каждого счета будут доступны документы по всем счетам.

Бюджетная аналитика

В рамках процесса «Согласование счетов» ответственные по счету перед согласованием заполняли в штампе на счете некоторые бюджетные аналитики.

Рисунок 1

Данные бюджетные аналитики, проставляемые на бумажном счете, соответствуют информации, указанной в карточке счета в учетной системе. Необходимо исключить дублирование информации на бумажном счете. См. Рисунок 1

 

С учетом того, что данные по счету поступают в систему DIRECTUM из учетной системы ПАРУС, решили добавить все необходимые бюджетные аналитики в выгрузку данных из системы ПАРУС и выводить их в карточке счета на отдельной вкладке Бюджетная аналитика. См. Рисунок 2

Рисунок 2

На вкладку Бюджетная аналитика выносятся данные о коде бюджета и отделе, на который идут затраты по счету, периоде затрат и суммы по спецификации счета.

Дополнительно на вкладку Бюджетная аналитика вынесены поля об общей сумме счета и валюте счета, а также добавлены поля Сумма с/без НДС (по спец.), в которых суммируются значение одноименных столбцов по спецификации.

 

Результаты

В результате реализованного проекта бизнес абсолютно не теряет времени и ресурсов на "пересылку" документов, устранены риски потери документов в пути или на одной из сторон.

Все стало абсолютно прозрачно и контролируемо. Множество процессов стало связано в единой системе.

Подведем итоги по направлениям:

Заявки от сотрудников

• В Condé Nast полностью отказались от системы Zendesk
• Настроена работа по другим видам заявок с кодовым названием «Я хочу»
• Все обладатели MAC OS имеют возможность работать с системой и обрабатывать заявки

И как главный результат – удобство работы портала Акелон Услуги с приятным интерфейсом в стиле Condé Nast.

В результате реализации проекта Condé Nast получил доступ к современной сервисной модели управления. Condé Nast активно развивается, это привносит корректировки в текущие бизнес-процессы. Теперь благодаря гибкости платформы Акелон Услуги необходимые изменения в работе компании и перестройка бизнес-процессов проходят незаметно для рядовых сотрудников, что открывает возможности для непрерывного совершенствования внедрения новых способов организации работ.

Платформа помогает решать масштабные задачи бизнеса, а не только ограничиваться сервисным сопровождением.

Работа с договорами

• Общее повышение скорости принятия решений и исполнительской дисциплины отмечают по всей компании.
• У сотрудников появилась возможность работать с договорами даже удаленно.
• Перешли на ведение единого реестра договоров, где отследить сроки действия можно в пару кликов.

Оформление командировок

• Появилась возможность автоматически контролировать фактические расходы на командировку, отслеживать отклонения фактических от плановых показателей.

Теперь, чтобы проверить отклонение расходов на командировку от заложенного бюджета, достаточно перейти на вкладку Отклонение заявки от бюджета в карточке заявки, где отклонение уже рассчитано.

• Появилась возможность всего за 1 секунду сформировать авансовый отчет, нажав всего одну кнопку.
• Повысилась эффективность планирования командировок.

Счета на оплату

Повысилась общая скорость работы со счетами их согласование и оплата. Благодаря системе сотрудники компании сократили время на работу со счетами и исключили риск ошибок, связанных с бумажным учетом и контролем. Появилась возможность работать со счетами удаленно. 

 

Condé Nast отмечает, что команда АКЕЛОН, не просто предоставила доступ к современному инструментарию, а прошла весь путь от постановки целей до реализации и анализа эффективности.

 

Перспективы

Благодаря автоматизации ключевых бизнес-процессов руководство и пользователи компании осознали преимущества внедрения системы DIRECTUM – удобство работы с документами, прозрачность, а главное − быстрота согласования документов. Как следствие, появилось желание оптимизировать и другие процессы, поддерживающие деятельность предприятия.

Condé Nast стремительно развивается, смело смотрит в будущее и в ближайшее время планирует решать новые задачи, используя все возможности DIRECTUM и АКЕЛОН.

В планах реализация Межкорпоративного документооборота (МКДО) и перевод части пользователей системы в мобильное приложение JAZZ.

В Condé Nast отмечают преимущества платформенного подхода системы DIRECTUM. Чтобы не начинать каждый раз разработку заново, можно работать с универсальным инструментом, своего рода конструктором, с помощью которого можно конфигурировать и вводить в эксплуатацию требуемую бизнес-функциональность.

Команда

О компании АКЕЛОН

АКЕЛОН – динамично развивающаяся компания. В нашем штате более 70 сотрудников из Москвы, Самары и других городов России. Основное направление деятельности – внедрение систем электронного документооборота (СЭД, ECM) и автоматизация бизнес-процессов в крупных коммерческих организациях.

Успешный проектный опыт мы реализуем в развитии собственных решений, одним из таких продуктов является техническое решение Акелон Услуги.

Мы открыты к диалогу с компаниями, которым нужно разработать в том числе нестандартное, индивидуальное ИТ-решение с учетом всех особенностей внутренних бизнес-процессов.

Наша основная задача помочь бизнесу быть эффективнее, используя современные инструменты эпохи цифровой трансформации: Большие Данные и Искусственный интеллект (ИИ), Robotic Process Automation (RPA) и Интернет Вещей (IoT) и т.д.

Мы помогаем бизнесу перенести инфраструктуру на цифровые рельсы.