От договоров до паспорта готовой продукции — все документы в цифровом виде

Заказчик: Келлогг Рус

Исполнитель: Directum

О компании

ООО «Келлогг Рус» — российское подразделение американского производителя готовых завтраков, печенья, крекеров и соленых снеков. Портфель Келлогг Россия/СНГ включает в себя около 100 наименований продуктов под брендами Любятово®, ШокоZavr®, Kellogg’s EXTRA® и Pringles®.

На сегодняшний день у компании успешно работают 3 завода (в Воронеже, Пскове и Вязьме), а также есть РЦ в Тюмени, а офисы продаж компании расположены по всей России. При таких масштабах производства и поставок сложно контролировать процессы без помощи информационной системы. Так, в компании было принято решение о внедрении ECM-системы.

Цели и задачи проекта

В первую очередь проект был направлен на повышение прозрачности и управляемости бизнес-процессов. Поэтому при выборе системы, помимо функциональности и производительности платформы, оценивались: возможность работы в облаке, наличие мобильного приложения и решения для межкорпоративного обмена с контрагентами.

Проект был направлен на изменение следующих бизнес-процессов:

• Работа с внутренней управляющей документацией.
• Работа с заявками и служебными записками.
• Процессы по управлению несоответствиями (аудиты, G6, G7).
• Работа с документами HR (обходной лист, заявки на прием, отпуска, материальная помощь, командировки и т.д.
• Работа с договорными документами.
• Согласование контрагентов и дистрибьюторов.
• Согласование заявок на добавление/изменение MasterData.
• Согласование изменений в технологических документах
• Работа с бухгалтерскими и финансовыми документами (списание ОС)
• Периодическая рассылка о необходимости проведения аудита документов, содержащих персональные данные.

Используемые решения и подходы

Проект проходил по технологии максимального внедрения, что позволило детально проработать и перевести все основные процессы компании в электронный вид. Для каждого из них разрабатывались собственные типы документов, задавались регламенты — учитывались все особенности, чтобы прийти к лучшему результату. Что сделано в рамках проекта:

• вся контрактная политика реализуется в системе: каждый договор и приложения к нему рассматриваются согласующими в порядке, который устанавливают регламенты. Согласование документов ускорилось и стало более управляемым: в любой момент можно проконтролировать, на какой стадии процесс и у кого документ. Для дополнительной защиты от изменений после утверждения документ из формата DOC автоматически преобразуется в PDF.

• для кадровых процессов «Келлогг Рус» разработан модуль «MyHR», который планируется запустить в эксплуатацию в ближайшее время. В перспективе с его помощью будет проще управлять заявками на открытие вакансии и прием сотрудников, оформлять отпуска и увольнения, контролировать изменения графиков работы и переводы с должности на должность.

• планирование мероприятий теперь также в DirectumRX также: с повесткой в электронном виде гарантированно знакомятся все участники плановой встречи, а каждое выданное поручение можно привязать к конкретному совещанию и контролировать его исполнение.

• технологическая документация в цифровом виде: технологические карты, рабочие и экспериментальные рецептуры, нормы расходов и другие документы хранятся в системе и согласуются по регламентам. Для ограничения доступа сотрудников к информации настраиваются специальные права.

• спецификации и паспорта готовой продукции создаются, согласуются и хранятся в системе. Для подготовки документов используются шаблоны, которые учитывают принятые стандарты. Паспорт готовой продукции оформляется для каждой новой партии изделий. С DirectumRX согласование ускоряется, поэтому риск задержать отправку снижается.

• процедура списания основных средств, в частности ИТ-оборудования, стала проще для материально ответственных лиц: прямо в системе пользователь может оформить акт осмотра, используя готовый шаблон, и служебную записку на замену основного средства, например, монитора. Документ согласуется с бухгалтером и ответственными за списание по установленным регламентам в системе — замена оборудования происходит в разы быстрее.

• реализован механизм замещения сотрудников в информационной системе: на время отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине отпуска или командировки, все его задачи перенаправляются коллеге — все срочные вопросы гарантированно берутся в работу. Администраторы систем заранее оповещаются, на кого и какой период настроить замещение, чтобы механизм работ с первого дня отсутствия сотрудника.

В ходе проекта налажена интеграция DirectumRX с учетной системой «Монолит». В систему электронного документооборота из учетной автоматически загружаются данные об организационной структуре компании и информация о контрагентах. В учетную систему передаются договорные документы. Так удалось исключить дублирование информации и настроить процессы в соответствии со всеми регламентами.

Еще одна особенность проекта — двухфакторная аутентификация с использованием стандарта SAML (Security Assertion Markup Language). Для усиления аутентификации используется не только логин и пароль пользователя, вводится второй фактор другого типа. Второй фактор, реализованный в „Келлог Рус“, представляет собой список вопросов с ответами. При попытке выполнить аутентификацию требуется ответить на один из вопросов (есть 3 попытки). Таким образом, механизм позволяет повысить безопасность доступа к данным системы

Уникальные документы компании для удобства пользователей объединены в специальный брендированный модуль.

В «Келлогг Рус» развернута облачная система DirectumRX, в которой работают 675 человек. Компания выбрала веб-клиент в качестве основного варианта доступа к рабочему пространству. Так систему проще администрировать, а к компьютерам пользователей предъявляются минимальные технические требования.

Осваивать возможности системы помогали онлайн-семинары: всего специалисты DIRECTUM провели 17 обучающих вебинаров для сотрудников «Келлогг Рус». Благодаря тому, что пользователи ориентировались в системе с первых дней, результаты проекта не заставили себя ждать.

Только за период опытной эксплуатации в DirectumRX было отправлено 893 задачи, из них 458 на согласование. За счет жестко установленных сроков для каждого согласующего и удобной работы с версиями время согласования документов существенно сократилось.

Результаты

Как внедренные решения отразились на работе компании

Руководители отмечают прозрачность процессов и возможность контролировать загрузку персонала. В системе работают даже топ-менеджеры компании. Для руководителей функциональных направлений Kellogg’s в Москве система электронного документооборота локализована на английский язык.

Значительно ускорился поиск документов, появились удобные реестры, позволяющие оперативно сформировать полный перечень документов в требуемом разрезе.

Все сотрудники точно знают, что происходит с их запросом в тот или иной момент. Даже если кто-то уходит в отпуск или покидает компанию на неопределенный период времени, то процесс не останавливается.

Теперь все заинтересованных сотрудники своевременно уведомлены о заключении определённого вида договоров, влияющих на международную отчетность.

В чем лично для вас основной результат бизнес-инициативы

Функциональность системы полностью отвечает потребностям нашей компании, в том числе и новым. Оптимизация действующих процессов „Келлогг Рус“ продолжается, и мы развиваем наши процедуры уже с оглядкой на имеющийся продукт.

Да, пока не все запланированные процессы запущены в опытную эксплуатацию, но основные — работа с договорами и запросами в ГВИ (группу ввода справочной информации) — успешно переведены в цифровой вид. В остальных процессах в ходе проекта нам удалось обнаружить точки оптимизации на уровне регламентов компании, и сейчас мы их улучшаем. Со стороны пользователей с каждым днем появляется все больше идей по автоматизации процессов компании и пожелания по дальнейшему развитию и расширению использования DirectumRX в „Келлогг Рус“.

Планы по дальнейшему развитию проекта

DirectumRX уже активно используется сотрудниками компании. Специалисты «Келлогг Рус» планируют самостоятельно поддерживать систему и оптимизировать процессы с учетом возможности решений. В планах — переход на цифровой документооборот с контрагентами, запуск процесса работы с доверенностями в электронном виде, а также интеграция с системой SAP.

Отзывы заказчиков и пользователей

«Внедрение системы позволило наладить внутренние процессы компании, они стали прозрачными проходят эффективнее, налажена работа с документами, появилась возможность быстрого доступа к информации.»

Филипсон И.И., Директор по информационным технологиям

«Реестр договоров позволяет: легко искать договора, смотреть историю согласования, контролировать жизненный цикл, контролировать версии документов. Минимизировался риск несоблюдения контактной политики. В юридическом отделе появился принцип работы «одно окно». Меньше рутинных кликов. Открылась возможность упростить текущие процессы.»

Федосеева Д.В, Юрисконсульт

«Статичный регламент согласований существенно облегчил работу инициаторов.»

Бизеева Ю.С., Менеджер по качеству материалов и логистических операций

«Результаты проекта частично превзошли ожидания (реализованы дополнительные опции, предложенные командой, по результатам работы на первом этапе)»

Муслимова А.Л., Ведущий инженер-технолог