Единая система учета довереностей

на 30%

сокращение согласования доверенности

до 90%

экономия времени создание и изменение доверенности

10

пользователей решения

Следующий проект

О компании

Компания Гленмарк Импекс – подразделение международной фармацевтической компании «Гленмарк Фармасьютикалз Лимитед» в России.

Только факты:

  • Более 12 000 сотрудников по всему миру.
  • 5 современных научно-исследовательских центров в Индии и Швейцарии.
  • 17 производственных объектов на территории США, Индии, Аргентины, Чехии и Швейцарии.
  • Коммерческое присутствие в более чем 80 странах.

Цели и задачи проекта

В компании внедрена система DirectumRX, подробнее об этом в https://club.directum.ru/award/166977 и https://club.directum.ru/award/244881.

Теперь встала задача по управлению доверенностями. Особенность в том, что доверенности выдаются нетолько на авторизованных сотрудников, но и на контрагентов. Например, курьеру или контрагент могут получить права на получение груза или документов.

Целью текущего проекта было свести все доверенности в единую систему с быстрым поиском доверенностей, созданием доверенностей из шаблонов и заблаговременными напоминаниями о завершении доверенности. Была потребность в автоматизации согласования документов.

Итого требовалось:

  • Реализовать возможность хранения доверенностей в единой системе.
  • Гибко согласовывать доверенность исходя из её типа.
  • Минимизировать кол-во документов через выдачу одной доверенности на несколько лиц.
  • Защитить персональные данные доверенных лиц.

Используемые решения и подходы

Была переработана карточка Доверенности


 

Работа с Доверенностями аналогична многим компаниям, но не все ведут их в электронном виде. Особенностью можно считать наличие табличной части, с возможностью выбора нескольких доверенных лиц.


 

Доработана карточка Персоны. Блок паспортные данные доступен пользователям, включенным в специальную роль – Ответственные за доверенности. Фактически, это специалисты юридического отдела.


 

Прочие доработки:

  1. При редактировании карточки доверенности, в момент сохранения из шаблона автоматически создается новая версия.
  2. Автомачески запускаемый процесс - за 10 календарных дней до истечении срока доверенности, а также в день истечения срока доверенности приходит уведомление о необходимости сделать новую доверенность.

 

Результаты

Решение передано в тестовую эксплуатацию.

  • Реализована возможность хранения доверенностей в единой системе.
  • Минимизировано кол-во документов через выдачу одной доверенности на несколько лиц.
  • Персональные данные доверенных лиц доступны узкому кругу авторизованных пользователей.

Показатели

  • Ускорение процесса – сокращение средней длительности процесса согласования доверенности на 30%.
  • Сокращение трудозатрат – экономия времени создание и изменение доверенности на 90%.
  • 10 пользователей модуля
  • 3 человека команда проекта
  • 1 месяца на разработку и внедрение

 

Утверждено

Поделись проектом и участвуй в Directum Like

Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий