Единая система учета довереностей

О компании

Компания Гленмарк Импекс – подразделение международной фармацевтической компании «Гленмарк Фармасьютикалз Лимитед» в России.

Только факты:

• Более 12 000 сотрудников по всему миру.
• 5 современных научно-исследовательских центров в Индии и Швейцарии.
• 17 производственных объектов на территории США, Индии, Аргентины, Чехии и Швейцарии.
• Коммерческое присутствие в более чем 80 странах.

Цели и задачи проекта

В компании внедрена система DirectumRX, подробнее об этом в https://club.directum.ru/award/166977 и https://club.directum.ru/award/244881.

Теперь встала задача по управлению доверенностями. Особенность в том, что доверенности выдаются нетолько на авторизованных сотрудников, но и на контрагентов. Например, курьеру или контрагент могут получить права на получение груза или документов.

Целью текущего проекта было свести все доверенности в единую систему с быстрым поиском доверенностей, созданием доверенностей из шаблонов и заблаговременными напоминаниями о завершении доверенности. Была потребность в автоматизации согласования документов.

Итого требовалось:

• Реализовать возможность хранения доверенностей в единой системе.
• Гибко согласовывать доверенность исходя из её типа.
• Минимизировать кол-во документов через выдачу одной доверенности на несколько лиц.
• Защитить персональные данные доверенных лиц.

Используемые решения и подходы

Была переработана карточка Доверенности

Работа с Доверенностями аналогична многим компаниям, но не все ведут их в электронном виде. Особенностью можно считать наличие табличной части, с возможностью выбора нескольких доверенных лиц.

Доработана карточка Персоны. Блок паспортные данные доступен пользователям, включенным в специальную роль – Ответственные за доверенности. Фактически, это специалисты юридического отдела.

Прочие доработки:

1. При редактировании карточки доверенности, в момент сохранения из шаблона автоматически создается новая версия.
2. Автомачески запускаемый процесс - за 10 календарных дней до истечении срока доверенности, а также в день истечения срока доверенности приходит уведомление о необходимости сделать новую доверенность.

Результаты

Решение передано в тестовую эксплуатацию.

• Реализована возможность хранения доверенностей в единой системе.
• Минимизировано кол-во документов через выдачу одной доверенности на несколько лиц.
• Персональные данные доверенных лиц доступны узкому кругу авторизованных пользователей.

Показатели

• Ускорение процесса – сокращение средней длительности процесса согласования доверенности на 30%.
• Сокращение трудозатрат – экономия времени создание и изменение доверенности на 90%.
• 10 пользователей модуля
• 3 человека команда проекта
• 1 месяца на разработку и внедрение