Использование мессенджеров сотрудниками и клиентами компании Анкор

1219

пользователей чат-бота

100 чел/ч

экономия в месяц

70

запросов в день к чат-боту

30

закрытий занятий в день

Следующий проект

О компании и идее

Анкор — самый большой частный образовательный центр в Чувашской Республике. Мы обучаем иностранным языкам, школьным предметам и робототехнике, готовим к ЕГЭ и ОГЭ, принимаем международные Кембриджские экзамены по английскому языку.

С помощью  Directum организовали все основные бизнес-процессы образовательного центра:

  • Для администратора учебного филиала — вся информация о студентах, его группах обучения, расписании.
  • Преподавателю — его занятия, успеваемость студентов.
  • Бухгалтерии — денежные вопросы с клиентами, расчет заработной платы преподавателей.
  • Отделу кадров — решать все кадровые процессы.
  • И множество других важных процессов, которые мы автоматизировали. 

И в какой-то момент возникла идея, а почему бы не сделать приложение для клиентов. С помощью приложения клиент смог бы узнавать домашнее задание, посмотреть сколько денег осталось на его счету, когда следующее занятие и тд.

Дальше предстоял самый важный этап: оценить какими будут затраты, будут ли клиенты пользоваться приложением, и что в конечном итоге это для нас принесет. 

В итоге решили, что нужно что-то простое, удобное, информативное и с небольшими затратами. 

Этим простым решением оказался чат-бот в Telegram, Viber. 

Что может бот

1. Клиент в любое время самостоятельно может:

  • Узнать домашнее задание. Большой плюс для родителей, легче контролировать, что задано на дом. Например, если ребенок забыл записать домашнее задание.

  • Узнать когда следующий урок. А также когда закончится курс и какой экзамен ему рекомендован.
  • Посмотреть свой баланс. 

  • Сформировать счет на оплату в виде qr кода и быстро оплатить через терминалы, онлайн и тд.
  • Написать сообщение администратору своего филиала, например чтобы предупредить об отсутствии на занятии или запросить детализацию счета.

  • Посмотреть какие мероприятия проходят в школе: конкурсы, мастер-классы.

2. Преподаватели могут закрыть свои занятия через бота: отметить присутствующих, указать домашнее задание.

Немного цифр

Начало разработки бота - август 2018

Запуск бота - октябрь 2018

Затраты на разработчика: 81600 рублей

Обслуживание собственного бота: 0 рублей

Количество пользователей: 

Май 2019 Viber: 210. Telegram: 84

Октябрь 2019 Viber: 894. Telegram: 163 (из 2432 обучающихся студентов)

Декабрь 2019 Viber: 1033. Telegram: 186 (из 2432 обучающихся студентов)

Запросов на QRCode за месяц 85 (из 2150). К сожалению, пока полностью нельзя отказаться от распечатки счетов, потому что QR плохо считывается в терминалах с телефонов с маленьким экраном.

Закрытие занятий - 900 в месяц (в среднем 30 в день).

Количество преподавателей, подключенных к боту - 71. 

Чтобы закрыть занятие через бота у преподавателя уходит 1-2 минуты. Если закрывать через Directum, то это займет минимум 5 минут. В итоге в день экономия времени сотрудников: 3мин*30 занятий = полтора часа. В месяц — 45 часов времени и бессчетное количество нервов. Преподаватели счастливы и довольны жизнью.

В среднем запросов за день от клиентов:

  •     Общий Баланс - 25
  •     Детальный баланс - 15
  •     Следующее занятие - 10
  •     Домашнее задание - 15
  •     Счет на оплату - 3 (клиенту пока еще выдается бумажный счет на оплату)

Факты 

Постепенно смогли сократить количество отправляемых смс клиентам. Интересно, что количество пользователей было меньше, когда отправляли домашнее задание смской.

Нормальная длина сообщения с домашним заданием. Нет необходимости сокращать смс из-за его стоимости.

Клиенту легче контролировать свои финансы. Оплата поступает своевременно, меньше задолженности.

Появились сообщения с информацией о зачислении платежа.

Появились сообщения с информацией об отмене занятия. Администратору филиала в этих случаях не нужно звонить всем клиентам, достаточно только тем, кто не получил сообщения. Для важных сообщений отслеживаем статус прочтения сообщения пользователем.

Разгрузили администраторов филиалов. Клиенты стали меньше звонить по вопросам баланса, домашнего задания, отсутствия на занятиях и тд. Очень актуально для высокого сезона, когда набираются группы.

Преподаватели своевременно закрывают занятия. Сократилось время закрытия занятий. Нет необходимости заходить в Directum и закрывать занятие там. Меньше спрос на ноутбуки —закрывают через бота.

Выше исполнительская дисциплина — занятия часто закрывают сразу, не забывают, нет отговорок, что не закрыл, потому что ноутбук занят.

Клиенты довольны (особенно интроверты) 

Планы

Улучшенный словарь со словоформами

Навигационное меню

Интеграция с платежной системой для выставления счета

   



 

Номинация: Шаг в будущее
Утверждено

Поделись проектом и участвуй в Directum Like

Комментарии (3)

Мария Савельева

Добрый день! Отличное решение и довольно большой охват студентов! Как хорошо, что и в сфере образования учитывают то, что люди поколения Z более склонны к интроверсии.

Не могли бы вы пояснить что за процесс закрытия занятия преподавателем (для далеких от сферы образования людей)? Как этот процесс происходит в Directum, на что тратится 5 минут? И почему через бота это происходит быстрее?

Дина Петрова

Добрый день! 
Процесс закрытия занятий очень похож на отметку присутствующих в журнале или электронном дневнике на уроках в школе. У нас же преподаватели отмечают посещение студентов, чтобы списались деньги за занятие, заполняют домашнее задание, отмечают номер темы, чтобы наши методисты смогли контролировать качество обучения и тд.
Закрыть занятие через Directum —это значит успеть либо во время 10 минутной перемены зайти в свою учетную запись, найти занятие, заполнить все данные. Либо остаться после всех уроков и уже тогда отметить всех присутствующих студентов.  Занятий в день может быть много, а техники мало. Например если у вас на одном учебном филиале 6 преподавателей, 4 ноутбука, 10 минут перемены и 500 студентов. 

Закрыть занятие через бота — это когда:

  • проводишь занятие и сразу его закрываешь
  • пишешь домашнее задание на доске одной рукой, второй отмечаешь присутствующих в боте
  • едешь в транспорте и закрываешь 8 занятий за сегодняшний день
  • сидишь дома и под сериал от Netflix заполняешь посещение студентов

И как показала практика с ботом занятия стали закрывать вовремя 

Дина Петрова: обновлено 17.01.2020 в 17:02
Дина Петрова: обновлено 17.01.2020 в 17:03
Мария Савельева

Дина, спасибо за развернутый ответ! Действительно отметка посещения может занять довольно много времени. Если это делается после занятия, то либо нужно запомнить кто присутствовал, либо записать на бумажке, потом перенести в систему, а это уже двойной ввод информации! В данном случае решение с мобильным доступом выглядит самым оптимальным.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий