Стильное решение: электронный документооборот интернет-магазина

Wildberries – крупнейший онлайн-ритейлер в России и ЕАЭС согласно данным аналитического агентства Data Insight. Занимает 4-е место в рейтинге Forbes «ТОП-20 самых дорогих компаний Рунета» (2018).

Компания в цифрах

• 750 тыс. заказов совершаются на сайте интнернет-магазина каждый день. Ассортимент – 3,6 млн товаров SKU. На сайте можно купить практически всё: от одежды, обуви, электроники до продуктов питания.
• 6 300 собственных пунктов выдачи заказов работают на территории России, Польши, Беларуси, Казахстана, Киргизии и Армении. В компании трудятся более 30 тыс. человек.
• Более 19 000 поставщиков сотрудничают с интернет-магазином. Благодаря огромной партнерской сети Wildberries покупатель выбирает товары от 28 000 отечественных и зарубежных брендов.

Цели и задачи проекта

На каждую партию товара поставщики оформляют несколько документов. Бумаги везут за сотни километров, теряют в пути, готовят с ошибками и выставляют заново. В итоге страдают все: интернет-магазин, поставщики и даже покупатели – из-за волокиты с документами заказ могут доставить позже.

Компания Wildberries поставила цель избавиться от бумаг  и задержек в работе с партнерами.

Предыстория

Пять лет назад счета-фактуры, акты, накладные и другую первичку в Wildberries привозили вместе с товаром. Уже тогда в одной номенклатуре могло быть несколько сотен позиций, а объемы и цены часто менялись к моменту доставки документации. В итоге документы поступали с неточностями. На корректировку, исправления и повторную отправку уходили дни. 

При поставках товара выявляли недогруз, пересорт или брак. И тогда в Wildberries формировали и подписывали Акт об установленном расхождении (ТОРГ-2) на основании накладной ТОРГ-12. Документ отправляли поставщику, он подписывал его и формировал корректировочный счет-фактуру. Затем его вместе с ТОРГ-2 доставляли обратно.

О ходе проекта

2014 год. Переход на ЭДО

Опыт работы с электронными документами в Wildberries уже был – до перехода на ЭДО использовали систему на платформе 1С. В ней формировали учетные документы. В 2014 году потребовалось решение, которое бы объединило создание электронной первички в учетной системе с подписанием, отправкой поставщику и её получением.

При выборе решения учитывали:

• возможность интеграции с нетиповыми конфигурациями 1С и дальнейших доработок по просьбе заказчика;
• невысокую стоимость обмена;
• участие оператора в подключении контрагентов к ЭДО, в том числе его готовность к активной настройке роуминга.

По этим критериям проанализировали предложения нескольких операторов документооборота России. Одним из наиболее качественных решений для Wildberries стал Synerdocs.

1 мая 2014 года стартовал пилотный проект. Специалисты Wildberries и оператора настроили интеграционное решение Synerdocs для 1С. Для этого использовали API.

Тестовый обмен электронными документами прошел успешно, компания рассказала поставщикам о том, что планирует с 2015 года перейти на ЭДО.

2015-2017 годы. Интеграция 1С и Synerdocs, все документы – в электронный вид

Первыми с электронными документами начали работать специалисты отдела взаиморасчётов и логистики. Именно они получают тысячи документов от контрагентов через Synerdocs.

Настроили интеграцию сервиса обмена с 1С на автоматическое получение документов, сверки номенклатур и их создание в учетной системе. В поступлениях в 1С за минуты создаются сотни и тысячи позиций товара.

Реализован форматно-логический контроль на стороне интернет-магазина, входящие документы проверяются в соответствии с требованиями Wildberries.

Стартовал проект подключения контрагентов к ЭДО. Начали с email-рассылки и обучающих вебинаров, в которых приняла участие большая часть контрагентов интернет-магазина.

Подключение поставщиков полностью взял на себя оператор. Многие партнеры впервые освоили электронный документооборот и работу с электронной подписью. Synerdocs обеспечил для них интеграцию с корпоративными и учетными системами, подключил роуминг для тех, кто уже использовал другие сервисы обмена.

Перевели в электронный вид процессы отправки, получения, корректировки и контроля возврата документов.

К 2017 году в электронный вид перевели:

• счета-фактуры;
• акты сверки;
• накладные (ТОРГ-12);
• договоры (теперь со всеми новыми поставщиками заключаются в электронном виде);
• другие неформализованные документы.

2018 год. Безлимит для контрагентов

27 февраля интернет-магазин Wildberries заявил, что будет возмещать расходы поставщиков на электронный документооборот.

Теперь контрагенты могут обмениваться документами с компанией, не задумываясь о лимите. Решение помогло ускорить подключение контрагентов к электронному документообороту.

2019 год. Электронные транспортные накладные

В феврале 2019 компания начала обмениваться с поставщиками товаров электронными транспортными накладными (ЭТрН).

Каждая ЭТрН, поступающая в Wildberries от контрагента, проходит форматно-логический контроль:

1. Из накладной берется информация о количестве грузовых мест – для рационального планирования места на складе.
2. Считываются ФИО водителя, марка и государственный номер автомобиля – для формирования пропуска на склад.

Итоги этапа

Благодаря проверке исключаются ошибки в оформлении документов, сокращаются сроки их рассмотрения и подписания.

Компания значительно ускорила приемку товаров. Все данные о водителе, машине и продукции берутся напрямую из электронной транспортной накладной и заносятся в корпоративной систему, а водителям останется лишь подъехать к месту разгрузки в указанное время в порядке электронной очереди, камера на въезде на склад считает номер и откроет шлагбаум для водителя.

За первые два месяца Wildberries получила в сервисе свыше 13 000 транспортных документов. При этом для работы с накладными контрагенты активно используют мобильные решения – чат-боты Viber и SMS.        

За счет использования ЭТрН время разгрузки и приемки товара уменьшилось в 5 раз. Теперь средняя продолжительность ожидания разгрузки машины поставщика составляет от 0 до 10 минут.

Автоматизировали процессы обмена электронными документами между компанией Wildberries и поставщиками товаров и услуг. Обеспечили хранение электронных документов в сервисе Synerdocs. Существенно сократили сроки обработки входящих документов.

За счет передачи данных в структурированном виде:

• Информация в учетную систему 1С заносится автоматически.
• Производится автоматическая сверка номенклатур, решена проблема с потерей и невозвратами бухгалтерской первичной документации.

Планы на 2020 год

В октябре 2019 года началась опытно-промышленная эксплуатация по использованию документов внутреннего перемещения при доставке товара из распределительного центра до точек выдачи заказов клиентам. Переход на промышленную эксплуатацию планируется в 2020 году.

Результаты проекта

Компания Wildberries стала первым российским онлайн-ритейлером, кто избавился практически от 100% бумаг в работе с партнерами.

• 13 000 электронных транспортных накладных за первые 2 месяца обмена;
• в 5 раз ускорилась выгрузка товара от поставщика;
• 0 рублей – расходы на обмен документами через Synerdocs для партнера;
• более 80% заказов доставляются уже на следующий день.