Эпизод IX: Имперский размах в управлении бизнес-процессами

11 616

пользователей, охваченных автоматизацией по проекту

30

автоматизированных ТОП-менеджеров

24

автоматизированных процессов

685

задач запланировано

4714

взаимодействий

1814

оценок получено

Следующий проект

«В этом месте должно быть любопытное начало»:

Все мы довольно занятые люди. Не знаю как Вы, а вот я буквально на коленке пишу этот текст, одним глазом просматривая очередную заявку на изменение системы, другим поглядывая на очередь сообщений; мой мозг занят решением очередной головоломки, а душа поет арию о том, что нужно меньше времени уделять работе.

Тем не менее, here we are, с новым довольно интересным процессом. В этом году мы с компанией Локомотивные технологии, нашим неутомимо развивающимся клиентом, внедрили новый свежий с пылу с жару модуль под рабочим названием «Управление процессами».

Про ГК «ЛокоТех» мы говорим часто, много и интересно, и если хотите узнать подробнее, милости просим на официальный сайт http://www.locotech.ru/about/ (по секрету: у них там бомбическая интерактивная презентация).

Что важно на данный момент – компания представляет собой гигантский холдинг, включающий около 250 площадок, распределенных по семи часовым поясам, взаимодействие между которыми кропотливо выстраивается управляющей компанией. Собственно, об этих взаимодействиях далее и пойдёт речь.

Цели и задачи проекта

Перед тем, как мы приступили к разработке концепции модуля, нам были поставлены две, довольно прозрачные задачи:

ü Создать единый механизм автоматического формирования задач в рамках Процессов группы компаний в системе DIRECTUM;

ü Обеспечить возможность своевременного проведения оценки внутренних взаимоотношений в рамках Процесса.

Таким образом, Локотех переводит отношения структурных звеньев компании на новый уровень, который подразумевает управление бизнес-процессами, как цепочкой взаимодействий между подразделениями. Каждое подразделение выступает в роли подрядчика или заказчика, в зависимости от содержания функционального блока.


 

Наша же скромная роль – обеспечить данную затею гибкой поддержкой в системе.

На изменение каких бизнес-процессов направлена бизнес-инициатива

Всех. Шутка.

Однако перед нами стояла задача автоматизировать не один и не два процесса – в рамках модуля планируется поддержка движения и управления около 140 бизнес-процессов компании (теперь, наверное, заголовок стал более понятен).

Если кратко, то модуль, выступает:

  • платформой для формирования заданий в рамках бизнес-процессов компании;
  • гибкой возможностью корректировки участников, сроков, порядка исполнения, количества заданий;
  • верхне-уровневым механизмом по отношению к текущему функционалу большинства механизмов системы;
  • надстройкой над имеющимся в системе процессом исполнения поручений, которые служат инструментом для выполнения задач верхнего уровня. 

Все процессы мы разделили по категориям на:

  • Регулярные процессы – периодически запускаемые в соответствии с заложенным расписанием
  • Процессы Корпоративного сервиса, которые представляют собой набор услуг, запускаемых по требованию пользователей.

Используемые решения и подходы

Чем интересен кейс? Мы унифицируем общение структурных звеньев, создавая инструмент:

  • регламентации процессов;
  • централизованного планирования деятельности всей компании;
  • формирования ожидаемых результатов;
  • а главное, возможности собрать обратную связь по каждому этапу.

Поэтому, автоматизируя процесс, мы стремились к оптимизации, рационализации, единообразию и относительной простоте – всему тому, что мы любим, умеем, практикуем.

Иначе говоря, мы оптимистично нацелились на создание инструмента, способного конструировать базовые взаимодействия по новым процессам, не разрабатывая каждый раз новый типовой маршрут.

Отрисовка взаимодействий происходит в системе ARIS, из которой на основании готовой схемы заполняется шаблон для импорта данных в систему DIRECTUM.

Рубрика "Фишки": В проекте мы использовали наше новое техническое решение Визуализация связанных справочников (отдельная любовь и гордость <3)

и обновленное под новые требования решение Управление связями документов


 

Как выглядел бизнес-процесс до внедрения и после

Компания Локотех давно была нацелена на централизацию бизнес-процессов с учетом возможностей и потребностей структурных звеньев, а, главное, с прозрачностью управления.

Среди более ранних вариантов решения данной задачи использовались:

  • Настройка жёсткого кросс-функционального взаимодействия (не подошло ввиду динамично меняющейся организационной структуры компании и потребности в нестандартных взаимодействиях, выходящих за рамки кросс-функционала).
  • Свободное взаимодействие (сложно контролировать).
  • Механизм поручения (модуль поручения фигурирует во многих процессах системы, поэтому в рамках работы с бизнес-процессами он становился громоздким, неуправляемым и сложным для работы с аналитикой по процессам).
  • Автоматизация каждого процесса по отдельности.

К чему же мы пришли в итоге:

В личном кабинете пользователя у нас появился новый раздел, посвященный управлению процессами на стратегическом уровне и исполнению задач Заказчиками и Подрядчиками на операционном.

 

1. Импорт бизнес-процессов

Поскольку заведение и координация процессов — довольно трудоёмкое занятие, сама отрисовка взаимодействий происходит в системе ARIS, из которой на основании готовой схемы заполняется шаблон для импорта данных в систему DIRECTUM.

По результатам импорта мы создаем/обновляем:

  • Бизнес-процессы
  • Задачи бизнес-процессов
  • Расписания задач, типы и порядок запуска

В самой карточке Бизнес-процесса собирается вся информация по планированию, исполнению и оценке каждого взаимодействия.

 

Что из себя представляет бизнес-процесс в данном случае? Для нас это совокупность запланированных задач, с закреплёнными отношениями между подразделениями, выступающими в роли заказчиков и подрядчиков.

В зависимости от условий запуска задач в системе стартуют оперативные взаимодействия, результат которых оценивается Заказчиками и используется в дальнейшей аналитике по бизнес-процессу.

2. Планирование задач процесса


 

В карточке задачи по процессу мы указываем Состав работ, определяем длительность их выполнения и закрепляем участников процесса. Устанавливаем периодичность запуска, при необходимости связываем с вспомогательным подпроцессом и…оставляем задачу до лучших времен, а именно до ее запуска (каждая партия задач стартует раз в сутки).

Примечание: но если мы забыли отправить задачу ранее, или не хотим ждать официального старта, то можно обработать ее расписание отдельно от остальных.

3. Выполнение взаимодействий

Что, собственно, значит «обработать расписание»? По мере наступления дня Х (или любого другого дня, в который должна стартовать задача) система собирает очередь из подходящих задач, вычисляет реальных исполнителей и запускает типовой маршрут для исполнения работ по задаче.

В рамках маршрута мы создаем текущее взаимодействие по задаче, в которое собираются все результаты, статистика исполнения, документы и прочее. Именно эта карточка служит источником для оперативной аналитики.


 

4. Оценка взаимодействия

По мере исполнения текущего взаимодействия Заказчик принимает работы и, в рамках простого диалога, оценивает результат, достигнутый Подрядчиком по задаче. В системе создается карточка Оценки, которая может быть первоначальная или скорректированная (в маршруте предусмотрена процедура апелляции в случае, если подрядчик не согласен с оценкой).

Оценка подрядчика на каждом этапе позволяет выявить точки улучшения в рамках всего процесса, поскольку результат одной задачи служит источником для другой.

С помощью этих четырех основных компонент (и кучи вспомогательных😊) мы выстраиваем логику бизнес-процесса, следим за тем, как он протекает, даем возможность оперативного изменения участников, сроков, тем, вложений и позволяем регулярно направлять исполнителям задачи с получением обратной связи.

 

 

Какую эффективность показало внедрение инновации

На данный момент мы перешли в стадию промышленной эксплуатации. Всего в системе выявлено 146 процессов по 23 областям.

По текущим показателям:

  • 24 - процесса автоматизировано
  • 685 - задач запланировано по всей группе компаний
  • 4714 - взаимодействий создано
  • 1814 – оценок получено

Показатели проекта:

  • 4 человека команда проекта от исполнителя и заказчика
  • 3 обученных специалистов
  • срок выполнения - 5 месяцев


 

Пока сложно сказать о том, какой эффект произвела работа модуля, ибо мы только начали. Однако уже можно отметить, что цели проекта были достигнуты, и бонусом мы получили:

  • Единый архив информации по всем процессам компании;
  • Унифицированное взаимодействие между структурными звеньями группы компаний;
  • Контроль и управление жизненным циклом процессов, направленных на обеспечение деятельности компании;
  • Обратную связь для выявления сильных сторон и точек развития.

Еще хочется отметить, что модуль позволил нам актуализировать штатную структуру, поскольку система постоянно анализирует участников процесса, выявляет неактуальных и направляет задания для корректировки.

 

Как внедренные решения отразились на работе компании

Пока мы можем говорить только о наших ожиданиях увеличения эффективности в сферах:

  1. Развития горизонтальных связей в Компании на основании внутренних взаимоотношений «Заказчик-Подрядчик»;

  2. Ориентации руководителей структурных подразделений на результаты исполнения бизнес-процессов и Компании в целом.

С использованием нового инструмента поддержки текущей политики по управлению процессами компании мы планируем достичь следующих результатов:

  1. Определить и закрепить взаимоотношения «Заказчик-Подрядчик» по критическим бизнес-процессам Компании.

  2. Своевременно провести оценку «Заказчик-Подрядчик».

  3. Осуществить обратную связь между Заказчиками и Подрядчиками в рамках оценки «Заказчик-Подрядчик».

Как у нас это получилось, и что интересного мы встретили по пути, мы расскажем когда-нибудь завтра.

В чем лично для вас основной результат бизнес-инициативы

Проект был вызовом во всех смыслах этого слова. Перед нами стояла задача в короткие (как обычно) сроки создать что-то новое, простое, поддерживающее сложную идею. Пришлось изрядно поломать голову, чтобы добиться возможности универсального взаимодействия. Плюс мы работали на версии 5.3, что лишало нас возможности использовать плюшки новых версий системы.

Пожалуй, именно универсальность и простота решения задачи и является для нас основным результатом. Лично мне идея использования подвижной модели бизнес-процесса без разработки типового маршрута для оперативного взаимодействия по нему кажется очень привлекательной (но, разумеется, чем больше сила, тем больше ответственность).

Планы по дальнейшему развитию проекта

Мы планируем и дальше повышать гибкость модуля, добавлять новые возможности и оптимизировать текущие.

Пока в планах добавить процессные роли в рамках каждого структурного звена, чтобы разгрузить руководителей после того, как процесс станет более привычным.

Также следующей целью мы видим переход от планового запуска задач к отправке взаимодействий по результатам фактического исполнения.

Будем оптимизировать личный кабинет и интегрироваться с панелью виджетов, другими модулями (следующий на очереди КПЭ) и другими системами.

Отзывы заказчиков и пользователей

Прикреплен файл: отзыв- Управление процессами.pdf

Состав команды проекта

Бояджян Кира– Руководитель проекта, аналитик

Андарзянов Ильдар – Разработчик

Состав команды заказчика

Химич Евгений Юрьевич – Руководитель проекта

Мумренков Александр – Ведущий пользователь

Дополнительные файлы

Утверждено

Поделись проектом и участвуй в Directum Like

Комментарии (5)

Дмитрий Леонов

Прекрасный проект, Андарзянов Ильдар - как всегда на высоте!

Кира Бояджян

Дмитрий, спасибо . Он старался не покладая рук, ног, головы и всего остального

Наталия Бендерская

Кира, добрый вечер!

Вашей командой проделана большая работа. Модуль проработан очень детально и при этом выглядит гармонично, не громоздко. Спасибо за удобное решение сложного многоуровневого процесса.

Расскажите, пожалуйста, подробнее про процедуру апелляции на этапе оценки взаимодействия:
1. Как процесс происходит в целом? Какие поля есть в "задаче на апелляцию"?
2. Есть фиксированный круг лиц, который пересматривает оценки для определённого подразделения? Или у инициатора задачи есть возможность добавить сотрудников для пересмотра?

Кира Бояджян

Наталия, здравствуйте. Спасибо за интерес к нашему проекту. Очень радует, что вы отметили гармоничность и простоту модуля, именно к этому мы и стремились. 

По поводу апелляции механизм также довольно прост:

Политика компании направлена на усиление горизонтальных связей как между подразделениями управляющей компании, так и между другими структурными звеньями холдинга.

Соответственно процедура оценки, в данном случае, - это формализированный диалог между участниками процесса: Заказчика и подрядчика.

1. Как это происходит: после того, как Подрядчик выполнил работы, Заказчик получает задание на их приему и оценку и заполняет короткую форму обратной связи:  

Пользователь выставляет бал от 1 до 5и (для каждого бала в системе заведены критерии) и оставляет комментарий в свободной форме. 

После принятия работ и проставления оценки, Подрядчику приходит задание на ознакомление. В этот момент он либо соглашается, либо запрашивает апелляцию заполняя текст задания в свободной форме и прикладывая необходимые подтверждающие документы. 

Согласно политике компании, апелляцию можно подать только один раз.

Пересмотр оценки также осуществляет заказчик. В случае необходимости подключения дополнительных лиц, пользователи используют задачи по свободному маршруту.

Т.о. оценка работ носит скорее характер обратной связи по оказанному сервису.

Наталия Бендерская

Кира, спасибо за ответ!
Отрадно, что компания уделяет внимание взаимодействию между структурными звеньями холдинга)

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий