Подсистема извлечения контента документа, автоматической классификации и структурирования обращений граждан

Суть идеи

Идея заключается в создании подсистемы для определения контента документа (text mining) из обращений граждан, автоматической классификации и структурирования этой информации для предоставления пользователю.

Область применения и назначение

Такое решение необходимо для автоматического определения предметной области содержимого документа(о чем он), классификации этой информации и структурированию её по областям применения, категориям и ответственным лицам, а так же помощи в выстраивании бизнес-процессов обработки данной информации.

Подсистема может автоматически анализировать контент документа(с использованием техник text mining) и предоставлять пользователю дополнительную информацию о документе. Так же подсистема может автоматически формировать облако меток для пользователя и вести общую статистику для отчетности(и возможно дальнейшего анализа).

Автоматическое распознавание текста документа позволит при просмотре/рассмотрении документа сотрудником, оставлять им комментарии и заметки к этому документу, независимо от его типа. Заметки будут доступны всем, кто будет выполнять работы по документу либо учитывать его в своей работе

В чем новизна идеи/проекта

Главная новизна идеи в том, что поступившая информация, предварительно, автоматически обрабатывается компьютером, и предоставляется пользователю в более удобном, дополненном виде. Можно сказать .что у пользователя появляется в некотором роде «помощник» по работе с большим количеством документов.

Контент для анализа из документа набирается двумя способами: анализом самой структуры файла, либо при помощи технологии распознавание текста (OCR, в случае если это графический документ — например скан рукописного документа). Использовании OCR при чтении документа пользователем, так же позволит реализовать такую интересную возможность, как добавление комментариев и заметок к документу, независимо от типа документа, загруженного в СЭД. Данные заметки в дальнейшем смогут видеть остальные пользователи, работающие с документом или бизнес процессом по нему и учитывать их в своей работе.

Дополнительно, реализация этой идеи позволит автоматическая классифицировать и структурировать информацию без участия человека. Более удобная работа с информацией.

На изображении 1. показана примерная схема обработки поступающего документа:

Какой эффект ожидается от внедрения инновации

Главный эффект от внедрения — это снижение нагрузки на сотрудников, количества совершаемых ими ошибок(человек может что-то не заметить или пропустить в тексте), и ускорение обработки информации органами власти, т.к часть работы сможет производиться автоматически. Например, подсистема сможет автоматически отсеивать или ставить в конец очереди документы, имеющие малозначительный или рекламный характер. Повысится удобство работы в СЭД. Как следствие, уменьшение материальных затрат на ведение документооборота.

Ускорение процесса

Ускорение процесса обработки и передачи в работу входящего документа, за счет снижения времени, необходимого сотруднику на ознакомление с ним и внесением его в СЭД. Система сама классифицирует и оповестит, о чем документ, а так же автоматически внесет его в СЭД, что позволит сотруднику направить его в работу курирующему руководителю, по сути даже не читая его(это за него уже сделала система). Ускорение процесса передачи документа в работу (т.е задержка док-та на этапе канцелярии ) в 2-3 раза.

Сокращение трудозатрат

Этот пункт тесно связан с первым, т.к часть работы за сотрудника делает система, это приводит к снижению в несколько раз трудозтрат, связанных с первичной обработкой и передачей в работу корреспонденции и документов. Например, сейчас в отделе обращений граждан аппарата Губернатора ТО, обрабатывающих корреспонденцию, работает 3 человека, они знакомятся с текстами обращений и направляют их в работу курирующим заместителям губернатора. Отдел обрабатываем примерно по 50-80 обращений в день. Сюда входит ознакомление с текстом документа, внесение его в СЭД и направление в работу.

С внедрением такой системы достаточно будет одного человека, т.к обработка документа уже проведена, он распознан, добавлен в СЭД и система выдала рекомендации, сотруднику останется только направить документ руководителю (этот процесс так же может быть автоматизирован, по сути сотрудник нужен только для контроля). Это позволит значительно снизить трудозатраты(в несколько раз) и обрабатывать всю поступающую за день корреспонденцию.

На примере отдела обращений граждан аппарата губернатора Тюменской области, сведем некоторые показатели в таблицу для оценки эффективности:

Таблица 1.

Почему Вы считаете идею/проект нужным и востребованным сегодня

Информации становится всё больше, а количество сотрудников, которые её обрабатывают остаётся на том же уровне. Снижается производительность труда и увеличивается нагрузка на персонал.

Так же появляется возможность часть документов с запросами переложить на «автоматическую обработку»

Какие перспективы есть у подобных проектов в России

Данный проект достаточно важен и имеет большие перспективы, причем, не только применительно к СЭД, но и в других системах обработки информации.