Яркое соло кадровых процессов. «Бионорика СЕ» автоматизирует процессы в DirectumRX

Заказчик: ООО «Бионорика»
Исполнитель: ООО "Акелон"
Теги:

«Бионорика СЕ» — ведущий мировой производитель лекарственных средств растительного происхождения. Для производства доступных и качественных препаратов «Бионорика» на протяжении уже 80 лет эффективно сочетает знания в области фитотерапии с современными фармацевтическими исследованиями, которые являются основой успеха. Именно поэтому высокий процент от продаж «Бионорика СЕ» инвестирует в научные исследования и разработки. Сегодня в компании работает более 300 человек. Медицинские представители «Бионорика» трудятся более чем в 60 городах России.

Ситуация «До»

Сотрудникам ООО «Бионорика» ежемесячно приходится оформлять огромное количество кадровых документов. Большая часть работников — дистанционные сотрудники отдела продаж, медицинские представители, основная задача которых — коммуникация с клиентом.

В условиях бумажного документооборота сотрудники вынуждены тратить свое время на длительные процедуры с документами.

Основные проблемы:

  • Отсутствие административных дней для оформления кадровых документов, например, заявок на командировку, или же для подписания кадровых приказов и предоставления сопутствующей отчетности;
  • Распределенная работа. В связи с чем документы приходилось направлять почтой. Перемещение документов таким способом замедляло их проверку, согласование и утверждение.
  • Отсутствие стационарного рабочего места. Медицинский представитель ввиду специфики своей деятельности не имеет постоянного рабочего места и вынужден часто перемещаться как по городу, так и между городами, что влечет за собой необходимость мобильно оформлять все требуемые документы.
  • Нелинейная подчиненность сотрудников отдела продаж.

Решение

Оптимальный путь к повышению эффективности работы представителей «в полях» – полностью вооружить их инструментами, которые обязательно помогут им и сократят время на рутинные операции. Важно было перевести этот блок работы в электронный формат и обеспечить возможность удаленной работы сотрудников.

Основная цель внедрения системы DirectumRX в компании «Бионорика» — оптимизировать работу удалённых сотрудников и сделать их жизнь «без бумажек», а процессы понятными и прозрачными.

Совместно с кадровым отделом Заказчика были разработаны процессы, позволяющие обмениваться с удалёнными сотрудниками документами в электронном виде. Это обеспечило «безболезненный» перевод кадровых документов в электронный вид в рамках существующего трудового законодательства.

Все кадровые документы медицинских представителей согласуются в рамках нелинейной подчиненности. Например, медицинский представитель числится в отделе продаж, однако относится к определенному региону или так называемому месту в структуре предприятия, которых в компании «Бионорика» порядка тридцати. Деятельностью каждого региона руководит непосредственно управляющий регионом, который в свою очередь несет ответственность перед территориальным менеджером, и в то же время, каждый ранее упомянутый сотрудник подчиняется руководителю отдела продаж. В связи с этим, необходимо было обеспечить корректное вычисление исполнителей по определенным задачам. Для решения вопроса разработана настраиваемая матрица согласования, поддержку которой осуществляет администратор системы.

Матрица согласования содержит ряд критериев, по которым производится корректное определение исполнителей для сформированных ролей согласования. Таким образом, администратор Системы получает гибкий инструмент для настройки исполнителей по процессу согласования.

Рассмотрим некоторые особенности в процессах для дистанционных работников на примере Заявок на командировку.

Оформить командировку в ООО «Бионорика» может любой сотрудник. Для того чтобы закрыть все потребности Заказчика, был разработан модуль «Авансовые отчеты». Действия на обложке модуля позволяют сотрудникам создавать Заявки на командировку на самого себя, или же на своего руководителя, если он является его ассистентом. Карточка заявки на командировку фиксирует основную информацию о командируемом, а также отражает факт согласия на работу в выходной день, маршрут командировки, планируемые и фактические затраты.

В соответствии с указанными в заявке данными, формируются дополнительные документы, например: «Служебная записка на однодневную командировку», «Согласие на работу в выходной день». Сформированные документы участвуют в регламенте по согласованию заявки на командировку.

В случае формирования документов самим командируемым организован процесс подписания электронной подписью. Подписывается заявка на командировку и дополнительно сформированные к ней документы.


Офисному сотруднику по каждому документу формируется задание на печать и подписание бумажного экземпляра с последующим прикреплением подписанного скан-образа.

Согласование заявок и служебных записок организовано от документа: разные документы согласуются в рамках отдельных задач. Это связано с тем, что заявки и служебные записки согласуют разные сотрудники. Старт параллельных задач происходит автоматически при отправке заявки на командировку по регламенту согласования.

После согласования заявки Event-менеджер получает задание на бронирование и покупку билетов, бронь гостиницы.

Дополнительно у Event-менеджера есть возможность просмотреть паспортные данные командируемого прямо из карточки заявки на командировку. Такая возможность также доступна самому командируемому, его ассистенту (при наличии) и ответственному HR-менеджеру.


Хранение паспортных данных предусмотрено как для сотрудников организации, так и для контрагентов, физических лиц или лекторов, с которыми заключаются договоры гражданско-правового характера на оказание лекторских услуг. Доступ к паспортным данным имеет ограниченный круг лиц.

Следующий шаг — подготовка кадрового приказа на командировку. HR-менеджер может прямо из карточки задания на подготовку приказа создать документ по данным согласуемой заявки на командировку. После создания и сохранения карточки приказа формируется черновик задачи на согласование. Задача на исполнение приказа автоматически стартует после выполнения задания на подготовку приказа.


Оба механизма реализованы при помощи добавления настроек в стандартной карточке этапа с типом «Задание», что позволяет настраивать правила согласования администратором Системы без привлечения разработчика.


 

Для администратора Системы доступна настройка этапов согласования решения в общем стиле системы DirectumRX.

Стоит отметить, что Система автоматически отправляет Event-менеджеру и его ассистентам уведомления об изменениях в заявке дат начала/завершения командировки, если задание на бронирование билетов/проживание в работе, а также Сотруднику HR, если он уже получил задание на подготовку приказа.

На любом этапе согласования командируемый может прекратить согласование заявки. Все согласующие получат уведомление о прекращении. 


Кадровым приказам и заявлениям в рамках проекта было уделено большое внимание. Поскольку трудовое законодательство позволяет перевод большинства кадровых документов полностью в электронный вид только для удаленных сотрудников, а офисные сотрудники подписывают документы на бумаге, согласование и хранение документов происходит в электронном виде в Системе.

Таким образом, полностью переведены в электронный вид для удалённых сотрудников:

  • заявления на копию трудовой книжки/справки с места работы;
  • заявления на смену фамилии;
  • заявления на отпуск/отгул;
  • заявления на работу в выходной день;
  • ведомости на увольнение;
  • приказы на командировку, на работу в выходной день, о предоставлении дополнительных дней отдыха, о смене фамилии.

Частично переведены в электронный вид бизнес-процессы по согласованию в Системе с подписанием бумажного оригинала документов для всех категорий сотрудников:

  • графики отпусков и табелей рабочего времени;
  • приказы по беременности и родам, а также по декретному отпуску;
  • заявления и приказы на увольнение.

Для подписания кадровых документов удаленными сотрудниками используется квалифицированная электронная подпись. Базовый функционал Системы не покрывал всех потребностей Заказчика.

Например, для ознакомления с кадровыми документами появилась возможность запрашивать подписание усиленной ЭП.


Появился расширенный вариант Листа согласования со штампами. Он добавляется в тело основного документа и формируется в автоматическом режиме.

Результаты

Перевод в электронный вид для всех сотрудников следующих процессов:

  • заявок на командировки.

С использованием УКЭП для дистанционных сотрудников:

  • заявлений на копию трудовой книжки/справки с места работы;
  • заявлений на смену фамилии;
  • заявлений на отпуск/отгул;
  • заявлений на работу в выходной день;
  • ведомостей на увольнение;
  • приказов на командировку, на работу в выходной день, о предоставлении дополнительных дней отдыха, о смене фамилии;

Некоторые бизнес-процессы переведены в электронный вид частично, с подписанием бумажных оригиналов документов.  Это касается:

  • графиков отпусков и табелей рабочего времени;
  • приказов по беременности и родам, а также по декретному отпуску;
  • заявлений и приказов на увольнение.

Внедрены инструменты, которые позволяют повысить прозрачность и эффективность работы медпредставителей и сотрудников «в полях».


 

Команда проекта


 

Об исполнителе

«Акелон» –  ИТ-компания полного цикла. Вот уже 10 лет мы занимаемся внедрением ECM-системы DIRECTUM.

Мы помогаем бизнесу развиваться. За счёт автоматизации ускоряем взаимодействие внутри компаний и между ними, минимизируем рутину и бережём время. Наши клиенты — мировые и российские лидеры разных сфер бизнеса: от коммерции до нефтегаза.

Особое внимание мы уделяем развитию новых сервисов и услуг. В 2019 году мы разработали готовые решения для цифровой трансформации всех процессов фармацевтической системы качества, запустили технологическую лабораторию AKELON LAB, продолжаем развивать продукты, входящие в портфель компании «Акелон».

Утверждено 49 0
Пока комментариев нет.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий