Яркое соло кадровых процессов. «Бионорика СЕ» автоматизирует процессы в DirectumRX

«Бионорика СЕ» — ведущий мировой производитель лекарственных средств растительного происхождения. Для производства доступных и качественных препаратов «Бионорика» на протяжении уже 80 лет эффективно сочетает знания в области фитотерапии с современными фармацевтическими исследованиями, которые являются основой успеха. Именно поэтому высокий процент от продаж «Бионорика СЕ» инвестирует в научные исследования и разработки. Сегодня в компании работает более 300 человек. Медицинские представители «Бионорика» трудятся более чем в 60 городах России.

Ситуация «До»

Сотрудникам ООО «Бионорика» ежемесячно приходится оформлять огромное количество кадровых документов. Большая часть работников — дистанционные сотрудники отдела продаж, медицинские представители, основная задача которых — коммуникация с клиентом.

В условиях бумажного документооборота сотрудники вынуждены тратить свое время на длительные процедуры с документами.

Основные проблемы:

• Отсутствие административных дней для оформления кадровых документов, например, заявок на командировку, или же для подписания кадровых приказов и предоставления сопутствующей отчетности;
• Распределенная работа. В связи с чем документы приходилось направлять почтой. Перемещение документов таким способом замедляло их проверку, согласование и утверждение.
• Отсутствие стационарного рабочего места. Медицинский представитель ввиду специфики своей деятельности не имеет постоянного рабочего места и вынужден часто перемещаться как по городу, так и между городами, что влечет за собой необходимость мобильно оформлять все требуемые документы.
• Нелинейная подчиненность сотрудников отдела продаж.

Решение

Оптимальный путь к повышению эффективности работы представителей «в полях» – полностью вооружить их инструментами, которые обязательно помогут им и сократят время на рутинные операции. Важно было перевести этот блок работы в электронный формат и обеспечить возможность удаленной работы сотрудников.

Основная цель внедрения системы DirectumRX в компании «Бионорика» — оптимизировать работу удалённых сотрудников и сделать их жизнь «без бумажек», а процессы понятными и прозрачными.

Совместно с кадровым отделом Заказчика были разработаны процессы, позволяющие обмениваться с удалёнными сотрудниками документами в электронном виде. Это обеспечило «безболезненный» перевод кадровых документов в электронный вид в рамках существующего трудового законодательства.

Все кадровые документы медицинских представителей согласуются в рамках нелинейной подчиненности. Например, медицинский представитель числится в отделе продаж, однако относится к определенному региону или так называемому месту в структуре предприятия, которых в компании «Бионорика» порядка тридцати. Деятельностью каждого региона руководит непосредственно управляющий регионом, который в свою очередь несет ответственность перед территориальным менеджером, и в то же время, каждый ранее упомянутый сотрудник подчиняется руководителю отдела продаж. В связи с этим, необходимо было обеспечить корректное вычисление исполнителей по определенным задачам. Для решения вопроса разработана настраиваемая матрица согласования, поддержку которой осуществляет администратор системы.

Подробнее о матрице согласования и гибкой настройке

Развернуть

Кадровым приказам и заявлениям в рамках проекта было уделено большое внимание. Поскольку трудовое законодательство позволяет перевод большинства кадровых документов полностью в электронный вид только для удаленных сотрудников, а офисные сотрудники подписывают документы на бумаге, согласование и хранение документов происходит в электронном виде в Системе.

Таким образом, полностью переведены в электронный вид для удалённых сотрудников:

• заявления на копию трудовой книжки/справки с места работы;
• заявления на смену фамилии;
• заявления на отпуск/отгул;
• заявления на работу в выходной день;
• ведомости на увольнение;
• приказы на командировку, на работу в выходной день, о предоставлении дополнительных дней отдыха, о смене фамилии.

Частично переведены в электронный вид бизнес-процессы по согласованию в Системе с подписанием бумажного оригинала документов для всех категорий сотрудников:

• графики отпусков и табелей рабочего времени;
• приказы по беременности и родам, а также по декретному отпуску;
• заявления и приказы на увольнение.

Для подписания кадровых документов удаленными сотрудниками используется квалифицированная электронная подпись.

Как развитие базового функционала были добавлены новые возможности. Например, для ознакомления с кадровыми документами появилась возможность запрашивать подписание усиленной ЭП.

Появился расширенный вариант Листа согласования со штампами. Он добавляется в тело основного документа и формируется в автоматическом режиме.

Результаты

Перевод в электронный вид для всех сотрудников следующих процессов:

• заявок на командировки.

С использованием УКЭП для дистанционных сотрудников:

• заявлений на копию трудовой книжки/справки с места работы;
• заявлений на смену фамилии;
• заявлений на отпуск/отгул;
• заявлений на работу в выходной день;
• ведомостей на увольнение;
• приказов на командировку, на работу в выходной день, о предоставлении дополнительных дней отдыха, о смене фамилии;

Некоторые бизнес-процессы переведены в электронный вид частично, с подписанием бумажных оригиналов документов.  Это касается:

• графиков отпусков и табелей рабочего времени;
• приказов по беременности и родам, а также по декретному отпуску;
• заявлений и приказов на увольнение.

Внедрены инструменты, которые позволяют повысить прозрачность и эффективность работы медпредставителей и сотрудников «в полях».

Команда проекта

Об исполнителе

«Акелон» –  ИТ-компания полного цикла. Вот уже 10 лет мы занимаемся внедрением ECM-системы DIRECTUM.

Мы помогаем бизнесу развиваться. За счёт автоматизации ускоряем взаимодействие внутри компаний и между ними, минимизируем рутину и бережём время. Наши клиенты — мировые и российские лидеры разных сфер бизнеса: от коммерции до нефтегаза.

Особое внимание мы уделяем развитию новых сервисов и услуг. В 2019 году мы разработали готовые решения для цифровой трансформации всех процессов фармацевтической системы качества, запустили технологическую лабораторию AKELON LAB, продолжаем развивать продукты, входящие в портфель компании «Акелон».