Автоматизация создания и согласования авансовых отчетов ООО «Бионорика»

«Бионорика СЕ» — ведущий мировой производитель лекарственных средств растительного происхождения. Для производства доступных и качественных препаратов «Бионорика» на протяжении уже 80 лет эффективно сочетает знания в области фитотерапии с современными фармацевтическими исследованиями, которые являются основой успеха. Именно поэтому высокий процент от продаж «Бионорика СЕ» инвестирует в научные исследования и разработки. Сегодня в компании работает более 300 человек. Медицинские представители «Бионорика» трудятся более чем в 60 городах России.

Ситуация «до»

Оформлением авансовых отчетов в ООО «Бионорика» раз в две недели занимается каждый сотрудник. К каждому авансовому отчету работникам приходилось создавать по несколько сопроводительных документов, а также при необходимости оформлять отдельный авансовый отчет для четырех разных групп расходов. Поскольку большинство сотрудников дистанционные и не имеют постоянного рабочего места, отправка документов происходила по почте, поэтому каждая ошибка была критичной, ведь документы приходилось повторно отправлять в офис, что занимало много времени.

Несколько печальных фактов:

• документы терялись между сотрудниками и бухгалтерией;
• непрозрачный процесс согласования;
• сотрудники долго ожидали возврата денег.

В рамках реализации проекта по автоматизации авансовых отчетов и командировок в компании «Бионорика» главной целью было систематизировать бизнес-процесс, сделав его абсолютно прозрачным и легко контролируемым.

Основные цели внедрения решения:

1. Организовать единое место создания и хранения данных по авансовым отчетам сотрудников.
2. Снизить риск возникновения человеческого фактора при оформлении и проверке документов.
3. Увеличить скорость обработки и согласования документов.

Решение

Для работы с авансовыми отчетами в Системе разработан новый модуль – «Авансовые отчеты».

Возможность создания авансового отчета доступна как из карточки заявки на командировку, так и отдельно с обложки нового модуля. Подробнее о заявках на командировку: https://club.directum.ru/award/255514

В рамках внедрения Системы была автоматизирована работа с авансовыми отчетами по:

• командировочным расходам;
• расходам на автомобиль, выделяемый в пользование от организации своим сотрудникам;
• по расходам, связанными с проведением маркетинговых мероприятий и деловых встреч в рамках демонстрации производимой продукции потенциальным покупателям;
• хозяйственным расходам сотрудников.

Авансовый отчет имеет унифицированный вид, однако сопроводительные документы для каждой группы расходов отличаются. Заполнение данных для создания сопроводительных документов происходит из карточки авансового отчета. В зависимости от вида авансового отчета меняется реквизитный состав полей.

Вкладка Отчет имеет ряд защит для корректного ввода данных:

1. Выбор данных из уже занесённых на вкладке Свойства, с фильтрацией по дате:

       2. Проверка итоговых сумм по расходам:

       3. Автоматическое внесение данных из уже имеющихся в Системе документов:

Решение содержит систему уведомлений, которое, в зависимости от вида авансового отчета (АО) не позволяет сохранить карточку документа, если в нём не сходится информация по расходам и оправдательной информации.

Организация работы с оправдательными документами:

       1. Добавление оправдательных документов

       2. Формирование описи оправдательных документов.

       3. Проверка авансового отчета

Исполнители регламента устанавливаются по матрице согласования (описано в статье: https://club.directum.ru/award/255514). Во вложения добавляются связанные оправдательные документы, дополнительно документы преобразуются в PDF и образуют один Сводный документ. Предусмотрено автоматическое обновление тела документа при каждой смене статуса АО.

Самым важным при завершении проверки документа является создание печатных форм авансового отчета и всех сопроводительных документов. Создавать отчеты может только бухгалтер, которому доступна кнопка Создать АО в карточке задания на проверку и в карточке авансового отчета. По кнопке формируется не только тело АО, но и дополнительный пакет документов. Состав пакета зависит от вида АО и внесённых данных.

Пакет документов вкладывается в задачу по согласованию АО. Некоторые документы из пакета, требуют дополнительного согласования. В автоматическом режиме формируются задачи по регламентам согласования, черновики которых так же вкладываются во вложения задачи по согласованию АО.

Решение позволяет приостановить работу по согласованию АО, если требуется ожидание окончания согласования документов из пакета.

Для администратора Системы доступна настройка этапов согласования решения в общем стиле системы DirectumRX.

В отличие от кадровых приказов и заявлений, в Системе допускается подписание всех электронных документов, входящих в пакет вместе с авансовым отчетом, простой электронной подписью как офисными, так и дистанционными сотрудниками. Для удобства пользователей в карточки заданий вынесена информация листа согласований, по АО и приложениям:

Таких авансовых отчетов раз в пол месяца создается порядка трёхсот и каждый требует подписания. Для автоматизации разработан механизм массового подписания.

Механизм массового подписания использует вычисляемые папки по каждому типу этапа согласования:

• модифицированному «Задание» и «Задание с доработкой», с возможностью по выполнении устанавливать ЭП на согласуемый документ и приложения;
• базовым «Согласование», «Подписание» и «Утверждение».

Теперь пользователь открывает папку в проводнике Системы, выделяет необходимые задания и нажимает на кнопку Подписать. В результате документы по всем выделенным заданиям будут подписаны одновременно: простой или усиленной ЭП, в зависимости от настроек, указанных в этапе регламента согласования, относительно каждого задания. Предусмотрен выбор сертификата, если у пользователя их несколько.

Реализована возможность выгрузки информации по утверждённым АО в учётную систему клиента. Доступна массовая и точечная выгрузка в CSV формат.

Появился расширенный вариант Листа согласования со штампами, который добавляется в тело АО и каждого документа из сформированного пакета. Он формируется в автоматическом режиме.

Теперь все авансовые отчеты сотрудников Организации создаются, согласуются и хранятся полностью в электронном виде.

Планы по дальнейшему развитию проекта

1. Автоматическое формирование листов согласования. Реализовано в рамках сервисной поддержки.
2. Интеграция с SAP.

Команда проекта

Об исполнителе

«Акелон» –  ИТ-компания полного цикла. Вот уже 10 лет мы занимаемся внедрением ECM-системы DIRECTUM.

Мы помогаем бизнесу развиваться. За счёт автоматизации ускоряем взаимодействие внутри компаний и между ними, минимизируем рутину и бережём время. Наши клиенты — мировые и российские лидеры разных сфер бизнеса: от коммерции до нефтегаза.

Особое внимание мы уделяем развитию новых сервисов и услуг. В 2019 году мы разработали готовые решения для цифровой трансформации всех процессов фармацевтической системы качества, запустили технологическую лабораторию AKELON LAB, продолжаем развивать продукты, входящие в портфель компании «Акелон».