Наука и природа на службе здоровья страны. Внедрение DirectumRX в ООО «Бионорика»

«Бионорика СЕ» — ведущий мировой производитель лекарственных средств растительного происхождения. Для производства доступных и качественных препаратов «Бионорика» на протяжении уже 80 лет эффективно сочетает знания в области фитотерапии с современными фармацевтическими исследованиями, которые являются основой успеха. Именно поэтому высокий процент от продаж «Бионорика СЕ» инвестирует в научные исследования и разработки. Сегодня в компании работает более 300 человек. Медицинские представители «Бионорика» трудятся более чем в 60 городах России.

Ситуация «До»

• Отсутствие административных дней для оформления кадровых документов, например, заявок на командировку или же подписания кадровых приказов, а также для предоставления сопутствующей отчетности.

• Распределенная работа - В связи с чем документы приходилось направлять почтой. Перемещение документов таким способом замедляло их проверку, согласование и утверждение.

• Отсутствие стационарного рабочего места: Медицинский представитель ввиду специфики своей деятельности не имеет постоянного рабочего места и вынужден часто перемещаться как по городу, так и между городами, что влечет за собой необходимость мобильно оформлять все требуемые документы.

• Нелинейная подчиненность сотрудников отдела продаж.

Цели внедрения

Основной целью внедрения Системы DirectumRX в компании «Бионорика» было оптимизировать работу дистанционных сотрудников и медицинских представителей, сделать их жизнь «без бумажек», а процессы понятными и прозрачными.

Задачи проекта

• Сократить время на создание и обработку кадровых документов и авансовых отчетов удаленных сотрудников

• Снизить влияние человеческого фактора:

  • сократить количество ошибок при оформлении документов;
  • сократить время адаптации новых сотрудников.

• Повысить исполнительскую дисциплину сотрудников «Бионорика» за счет регламентации бизнес-процессов.

Было принято решение перевести в электронный вид основные бизнес-процессы компании при помощи системы электронного документооборота DirectumRX, благодаря которой были автоматизированы следующие группы процессов:

       1. Кадровый документооборот.

       2. Оформление и согласование авансовых отчетов.

       3. Прочие заявки: на закупку/перемещение оборудования, на оформление договоров ГПХ в юридическом отделе.

Все по полочкам

«Безболезненный» перевод кадровых документов в электронный вид в рамках существующего трудового законодательства возможен только для дистанционных (удаленных) сотрудников. Совместно с кадровым отделом заказчика были разработаны процессы, позволяющие обмениваться с дистанционными сотрудниками следующими документами в электронном виде:

1. Заявки на командировки.
2. Заявления на копию трудовой книжки/справки с места работы.
3. Заявления на смену фамилии.
4. Заявления на отпуск/отгул.
5. Заявления на работу в выходной день.
6. Ведомости на увольнение.
7. Приказы на командировку, на работу в выходной день, о предоставлении дополнительных дней отдыха, о смене фамилии.
8. Графики отпусков и табели рабочего времени.
9. Приказы по беременности и родам, а также по декретному отпуску.
10. Заявления и приказы на увольнение.

Подробно с решением можно ознакомиться в статье: https://club.directum.ru/award/255514?from=subs

В условиях территориально-распределенной структуры сотрудники компании часто отправляются в командировки в другие города и страны. Поездки не могут быть осуществлены без расходов, которые подлежат компенсации в соответствии с действующим законодательством РФ.

Завершением любой командировки служит подтверждающий осуществленные расходы авансовый отчет. Однако специфика работы компании не ограничивается созданием дистанционными и офисными сотрудниками авансовых отчетов только по командировочным расходам. В рамках внедрения DirectumRX под автоматизацию попали авансовые отчеты по следующих расходам:

• на автомобиль, выделяемый в пользование сотрудникам;
• на проведение маркетинговых мероприятий и деловых встреч в рамках демонстрации производимой продукции потенциальным покупателям;
• хозяйственные расходы.

Подробно с решением можно ознакомиться в статье: Автоматизация создания и согласованию авансовых отчетов ООО «Бионорика».

Завершающей группой автоматизированных бизнес-процессов стали блоки по заявкам на закупку, выдачу или перемещение IT-оборудования, а также по заявкам на заключение договоров и дополнительных соглашений гражданско-правового характера с лекторами, привлекаемыми к маркетинговым мероприятиям, которые организуются медицинскими представителями.

Для реализации этих двух блоков разработаны отдельные модули:

1. IT заявки.
2. Заявки на договоры/ДС.

В рамках каждого модуля возможно создавать документы нового типа, и хранить всю необходимую для их заполнения информацию в виде настраиваемых справочников:

1. Карточка заявки на IT-оборудование

2. Карточка заявки на договор/ДС

Поскольку DirectumRX позволяет хранить карточку документа без печатной формы, появилась возможность отказаться от создания тела документа. Вся информация доступна для любого исполнителя прямо из карточки документа в рамках регламентов согласования. Такое решение позволяет сократить объемы хранилища.

Ключевые результаты

Внедрение DirectumRX в ООО «Бионорика» позволило полностью перевести в электронный вид для всех сотрудников компании процессы по согласованию:

• авансовых отчетов и сопроводительных документов;
• заявок на командировки;
• заявок на закупку;
• заявок на выдачу/перемещение оборудования.

Для удаленных сотрудников с использованием УКЭП (Усиленная квалифицированная электронная подпись) дополнительно переведены в электронный вид процессы по согласованию следующих документов:

• заявлений на копию трудовой книжки/справки с места работы;
• заявлений на смену фамилии;
• заявлений на отпуск/отгул;
• заявлений на работу в выходной день;
• ведомостей на увольнение;
• приказов на командировку, на работу в выходной день, о предоставлении дополнительных дней отдыха, о смене фамилии.

Некоторые бизнес-процессы переведены в электронный вид частично, с подписанием бумажных оригиналов документов.  Это касается:

• графиков отпусков и табелей рабочего времени;
• приказов по беременности и родам, а также по декретному отпуску;
• заявлений и приказов на увольнение.

Интересная статистика

Разработано:

• 6 проектных решений по каждому блоку бизнес-процессов;
• 3 новых модуля для обеспечения комфортной работы пользователей;
• более 15 инструкций пользователей, каждая из которых по объему превышает 50 страниц.

Автоматизировано:

• 16 бизнес-процессов;
• 300 пользователей.

Проведено:

• 17 очных обучений пользователей (каждое длительностью около 8 часов) для офисных и удаленных сотрудников, работающих в других регионах;
• 13 удаленных вебинаров.

С момента запуска в Системе было создано:

• 16 721 документ;
• 8 668 задач, из них 5 066 – задачи на согласование по регламенту.

Перспективы развития:

1. Автоматическое формирование листов согласования. Реализовано в рамках сервисной поддержки.
2. Возможность создания и согласования маркетинговых заявок на проведение рекламных мероприятий.
3. Интеграция с SAP.

Команда проекта 

Об исполнителе

«Акелон» –  ИТ-компания полного цикла. Вот уже 10 лет мы занимаемся внедрением ECM-системы DIRECTUM.

Мы помогаем бизнесу развиваться. За счёт автоматизации ускоряем взаимодействие внутри компаний и между ними, минимизируем рутину и бережём время. Наши клиенты — мировые и российские лидеры разных сфер бизнеса: от коммерции до нефтегаза.

Особое внимание мы уделяем развитию новых сервисов и услуг. В 2019 году мы разработали готовые решения для цифровой трансформации всех процессов фармацевтической системы качества, запустили технологическую лабораторию AKELON LAB, продолжаем развивать продукты, входящие в портфель компании «Акелон».