От базовых возможностей к интеллектуальным сервисам. Развитие проекта цифровизации КАО «Азот»

О компании

КАО «Азот» – одно из крупнейших предприятий химической отрасли в России, которое специализируется на производстве азотных удобрений и аммиачной селитры сельскохозяйственного и производственного назначения.

Система Directum используется в компании с 2013 года, количество цифровых процессов расширяется с каждым годом, и сегодня к электронному взаимодействию подключено порядка 1100 пользователей.

История проекта

2013 год – автоматизация процессов делопроизводства и договорной деятельности.

В электронный вид была переведена работа с корреспонденцией и поручениями руководства. Специалисты ООО «Финансовые технологии», партнера компании Directum, разработали специальный отчет для контроля исполнения поручений с различными параметрами формирования. В части договорной деятельности в системе перенесли учет и согласование договорных документов.

2015 год – внедрение решения «Управление совещаниями», а также автоматизация процессов поиска и подбора персонала и создание банка резюме.

С использованием решения «Управление совещаниями» в КАО «Азот» организуют и проводят встречи и заседания разного масштаба. В системе формируются и согласуются протоколы совещаний, а выданные поручения незамедлительно отправляются в работу ответственным, в свою очередь, руководителям проще контролировать их исполнение.

Вслед за совещаниями в системе Directum появились возможности для ведения картотеки кандидатов и управления списком вакансий и требований к ним. С открытием новой вакансии система автоматически подбирает подходящих кандидатов из картотеки, а рассмотрение кандидатов, назначение собеседований и согласование вопросов трудоустройства настроено в рамках специальных маршрутов.

2016 год – автоматизация согласования рационализаторских предложений.

Рационализаторские предложения – это технические решения, направленные на получение предприятием экономической, технической и иной выгоды. В рамках проекта по автоматизации работы этого направления в системе Directum создана единая база рационализаторских предложений, настроен процесс рассмотрения и согласования, организационные моменты проведения технического совета также утверждаются в электронном виде. Более того, ход реализации рацпредложения также контролируется в системе.

2017-2019 года – расширение сквозных автоматизированных процессов

Создание архива документов по направлению «Сбыт», автоматизация процессов согласования финансовых обязательств и управление ремонтными работами. Более подробно в заявках https://club.directum.ru/tag/93066

2019 год – внедрение интеллектуальных сервисов для обработки поступающих первичных учетных документов.

Проект внедрения интеллектуальных механизмов охватил два основных участка – обработка первичных документов учёта движения ТМЦ (автоматическое сопоставление номенклатуры, автопроверки реквизитов и корректности указанных сумм, определение типовых хозяйственных операций и передача данных в «Галактика ERP») и перенос данных о входящих платежных поручениях из банковских выписок (распределение входящих платежных поручений по заключенным договорам, счетам (ДО) в «Галактика ERP»);

Подробнее об этапе проекта

Интеллектуальные сервисы для обработки первичных учетных документов

На настоящий момент завершен первый этап – обработка первичных документов учета движения ТМЦ.

Перед началом проекта также были обозначены целевые показатели проекта: корректность классификации документов – 90%, полнота заполнения реквизитов в карточке документа в системе – 85%, корректность сопоставления номенклатуры – 80% и корректность подбора ТХО – 80%.

Специалисты, которые участвуют в процессе

1. Сотрудники Управления снабжением (УС), участвующие в процессе оприходования ТМЦ.
2. Сотрудники ОПИО, участвующие в обработке документов по приему ТМЦ.
3. Сотрудники Склада, участвующие в приемке ТМЦ.
4. Сотрудники Бухгалтерии, участвующие в формировании проводок по ТМЦ.
5. Сотрудники ИТ-отдела, обеспечивающие функционирование Directum и Галактика ERP.

Этапы процесса обработки документов после внедрения интеллектуальных сервисов

Этап 1. Прием ТМЦ

При поступлении первичных документов вместе с ТМЦ кладовщик проверяет соответствие фактического наличия материальных ценностей данным в документах. При наличии расхождений составляет ТОРГ-2, затем сканирует весь комплект документов и отправляет специалисту УС, который связывается с поставщиком для корректировки документов.

Этап 1. Проверка расхождений в документах специалистами

Интеллектуальная классификация

При поступлении документа по электронной почте или при сканировании бумажного документов сервисы Ario автоматически классифицируют его.

Классифицируемые виды документов:

• товарная накладная (ТОРГ-12);
• универсальный передаточный документ;
• счет-фактура;
• экспедиторская расписка;
• товарно-транспортная накладная.

Обрабатываются комплекты документов, поступающие от поставщиков:

• товарная накладная (ТОРГ-12) + счет-фактура;
• товарная накладная (ТОРГ-12) + счет-фактура + товарно-транспортная накладная или транспортная накладная или экспедиторская расписка от транспортных компаний;
• универсальный передаточный документ;
• универсальный передаточный документ + товарно-транспортная накладная или транспортная накладная или экспедиторская расписка от транспортных компаний.

Этап 2. Автоматическая обработка

Если расхождений нет, то сканированный комплект документов отправляется на обработку DIRECTUM Ario. Производится распознавание, классификация, извлечение фактов из документов, проверяются и сопоставляются товарных позиций накладной с номенклатурой и ценами из ПКП (пункт календарного плана) ERP-системы «Галактика».

Этап 2. Распознавание и извлечение фактов из документов сервисами Directum Ario

После успешной классификации сервисами DIRECTUM Ario извлекаются из документа факты (кроме рукописного текста) для автоматического заполнения реквизитов карточки документа в DIRECTUM.

Перечень извлекаемых фактов

Товарная накладная (ТОРГ-12):

• Грузоотправитель, адрес, ИНН, КПП;
• Грузополучатель, адрес, ИНН, КПП;
• Поставщик, адрес, ИНН, КПП;
• Плательщик, адрес, ИНН, КПП;
• Основание (номер договора, номер спецификации при наличии);
• Номер документа;
• Дата составления;
• Транспортная накладная (номер, дата);
• Валюта;

Табличная часть:

• Наименование товара;
• Единица измерения (наименование, код по ОКЕИ);
• Количество;
• Цена;
• Сумма без учета НДС;
• Ставка НДС;
• Сумма НДС;
• Сумма с учетом НДС.

Счет-фактура:

• Номер;
• Дата;
• Номер исправления;
• Дата исправления;
• Продавец;
• Адрес продавца;
• ИНН, КПП продавца;
• Грузоотправитель и его адрес;
• Грузополучатель и его адрес;
• Покупатель;
• Адрес покупателя;
• ИНН, КПП покупателя;
• Валюта;
• Основание (номер договора, номер спецификации при наличии);

Табличная часть:

• Регистрационный номер таможенной декларации.

Универсальный передаточный документ:

• Номер;
• Дата;
• Номер исправления;
• Дата исправления;
• Продавец;
• Адрес продавца;
• ИНН, КПП продавца;
• Грузоотправитель и его адрес;
• Грузополучатель и его адрес;
• Покупатель;
• Адрес покупателя;
• ИНН, КПП покупателя;
• Валюта;
• Основание (номер договора, номер спецификации при наличии);

Табличная часть:

• Наименование товара;
• Единица измерения (наименование, код по ОКЕИ);
• Количество;
• Цена;
• Стоимость без налога;
• Налоговая ставка;
• Сумма налога;
• Стоимость с налогом;
• Регистрационный номер таможенной декларации.

Товарно-транспортная накладная:

• Грузоотправитель, адрес, ИНН, КПП;
• Грузополучатель, адрес, ИНН, КПП;
• Плательщик, адрес, ИНН, КПП;
• Номер;
• Дата составления;

Табличная часть:

• Наименование товара;
• Единица измерения (наименование);
• Количество;
• Цена;
• Сумма.

Транспортная накладная:

• Номер;
• Дата.

Экспедиторская расписка:

• Номер;
• Дата.

Сопоставление номенклатуры происходит с данными по заявкам в справочнике ERP «Галактика» при помощи алгоритмов нечеткого поиска, которые подбирают наиболее подходящие по наименованию позиции с точки зрения наибольшей «похожести» строк.

Назначение по поставке определяется автоматически по таблице соответствия партий и назначения (таблица соответствия настраивается в «Галактике). Склад, определяется автоматически на основании «горячей папки», из которой бып произведен захват документа. Материально ответственное лицо (МОЛ) подставляется автоматически, если информация есть в базе, или прописывается специалистом ОПиО.

Этап 3. Автоматические проверки

После классификации и извлечения фактов из поступивших документов Решение производит следующие автоматические проверки данных

Проверки в шапке документа

Проверки табличной части документа

Сверка документов в комплекте

Этап 4. Верификация

Специалист ОПиО проверяет корректность распознавания реквизитов документов и подбор номенклатуры, партии из ПКП, а также назначения.

• Если в документах выявлены ошибки оформления при автоматических проверках, то специалист ОПиО создает подзадачу специалисту УС для перевыставления документов поставщиком. Специалист УС при получении сканов или оригиналов исправленных документов заносит их в новые версии документов, вложенных в задание и выполняет его.

• Если в документах выявлены критичные ошибки в табличной части, то специалист ОПиО выполняет задание с результатом «Скорректировать документы», создается задача специалисту УС для перевыставления документов поставщиком, оприходование приостанавливается до поступления исправленных документов.

• При выявлении критичного несоответствия номенклатурных позиций из первичного документа и номенклатурных позиций из ПКП, специалист ОПиО указывает в табличной части документа с номенклатурой примечания для специалиста УС в отдельном столбце из справочника и отправляет задание специалисту УС на корректировку ПКП.

  В ERP-системе создается новая номенклатура, на основании которой корректируется ПКП. После корректировки ПКП специалисту ОПиО приходит задание-контроль о возможности возобновления подбора номенклатуры в ПУД. После проверки данные синхронизируются в ERP-системе, где создается документ Накладная на получение МЦ.

Этап 5. Оприходование

Кладовщику поступает задание в системе Directum со ссылкой на накладную в ERP-системе: он проверяет соответствие данных первичному документу, выбирает для позиций спецификации ресурс хранения, делает распределение по ячейкам хранения – производится оприходование.

При выявлении критичного несоответствия номенклатурных позиций из первичного документа и номенклатурных позиций из ПКП, кладовщик отправляет задание специалисту ОПиО на корректировку ПКП. После оприходования накладной кладовщиком специалист ОПиО получает уведомление.

Если Кладовщик не работает с системой Directum и не требуется привлечение специалиста ОПиО при оприходовании он может не открывать и не выполнять задание в системе Directum. Оно будет выполнено автоматически после формирования в учетной системе приходного ордера.

Этап 6. Интеллектуальное определение типовой хозяйственной операции

После оприходования накладной на основании назначения, партии МЦ, склада и наличия сопутствующих документов в накладной, с использованием предобученного классификатора происходит автоматическое определение типовой хозяйственной операции (ТХО), а также создание ДО и счета-фактуры.

Этап 5-6. Оприходование накладной

Этап 7. Верификация бухгалтером

Формируется задание бухгалтеру на проверку комплекта документов. В задание вложены скан-образы первичных документов и ссылка на накладную в ERP-системе, в тексте отображается информация об автоматически определенной ТХО и автоматических проверках, выполненных Directum Ario. Бухгалтер проверяет корректность определения ТХО, открывая накладную, и при необходимости корректирует неверно заполненные реквизиты, после чего устанавливает статус «Проверено бухгалтером».

Этап 7. Проверка документов бухгалтером

Если бухгалтер не работает с системой Directum, он может выполнить проводку по документу в учетной системе и задание в СЭД автоматически будет выполнено.

Итоги апробации решения

Интеллектуальные сервисы Directum Ario применяются на этапе оцифровки комплекта документов и на этапе подбора ТХО, в ходе опытной эксплуатации решения КАО «Азот» удалось достичь и превысить запланированные показатели:

Уже сейчас, когда пользователи только осваивают новые возможности, обработка документов отнимает не больше времени, чем раньше. В перспективе время, затраченное на распознавание и обработку документов через интеллектуальные сервисы, сильно сократится, когда это станет обычной практикой, и пользователи будут более уверенно работать с этими сервисами.

Перспективы

Объемы поставок, а значит и сопровождающих документов, растут. В планах КАО «Азот» - активное развитие направления юридически значимого электронного документооборота с контрагентами, поэтому и решение по интеллектуальной обработке документов будет развиваться с этой точки зрения – будет минимизироваться участие человека.

Команда проекта и сроки

Сроки: с 22.05.2019 по 25.10.2019

Команда от заказчика:

• Медведев Иван Валерьевич – Начальник отдела ИТ
• Кокорина Наталья Геннадьевна – Руководитель группы разработки и сопровождения программного обеспечения
• Бондарева Наталья Андреевна – Начальник отдела планирования и отчетности
• Буторина Елена Михайловна – Руководитель группы (Бухгалтерия)

Команда от партнера Тюмбит-АСУ:

• Михалева Елена Николаевна – Ведущий специалист отдела сопровождения и развития
• Константиновский Юрий Николаевич – Программист ERP «Галактика»

Команда от вендора:

• Савельева Мария Владимировна – Бизнес-аналитик
• Тутаев Алексей Владимирович – Ведущий программист
• Изгачев Александр Сергеевич – Программист
• Астраханцев Виталий Геннадьевич – Руководитель проектов развития бизнеса