От базовых возможностей к интеллектуальным сервисам. Развитие проекта цифровизации КАО «Азот»

Этап 1. Прием ТМЦ

При поступлении первичных документов вместе с ТМЦ кладовщик проверяет соответствие фактического наличия материальных ценностей данным в документах. При наличии расхождений составляет ТОРГ-2, затем сканирует весь комплект документов и отправляет специалисту УС, который связывается с поставщиком для корректировки документов.

Этап 1. Проверка расхождений в документах специалистами

Интеллектуальная классификация

При поступлении документа по электронной почте или при сканировании бумажного документов сервисы Ario автоматически классифицируют его.

Классифицируемые виды документов:

• товарная накладная (ТОРГ-12);
• универсальный передаточный документ;
• счет-фактура;
• экспедиторская расписка;
• товарно-транспортная накладная.

Обрабатываются комплекты документов, поступающие от поставщиков:

• товарная накладная (ТОРГ-12) + счет-фактура;
• товарная накладная (ТОРГ-12) + счет-фактура + товарно-транспортная накладная или транспортная накладная или экспедиторская расписка от транспортных компаний;
• универсальный передаточный документ;
• универсальный передаточный документ + товарно-транспортная накладная или транспортная накладная или экспедиторская расписка от транспортных компаний.

Этап 2. Автоматическая обработка

Если расхождений нет, то сканированный комплект документов отправляется на обработку DIRECTUM Ario. Производится распознавание, классификация, извлечение фактов из документов, проверяются и сопоставляются товарных позиций накладной с номенклатурой и ценами из ПКП (пункт календарного плана) ERP-системы «Галактика».

Этап 2. Распознавание и извлечение фактов из документов сервисами Directum Ario

После успешной классификации сервисами DIRECTUM Ario извлекаются из документа факты (кроме рукописного текста) для автоматического заполнения реквизитов карточки документа в DIRECTUM.

Перечень извлекаемых фактов

Товарная накладная (ТОРГ-12):

• Грузоотправитель, адрес, ИНН, КПП;
• Грузополучатель, адрес, ИНН, КПП;
• Поставщик, адрес, ИНН, КПП;
• Плательщик, адрес, ИНН, КПП;
• Основание (номер договора, номер спецификации при наличии);
• Номер документа;
• Дата составления;
• Транспортная накладная (номер, дата);
• Валюта;

Табличная часть:

• Наименование товара;
• Единица измерения (наименование, код по ОКЕИ);
• Количество;
• Цена;
• Сумма без учета НДС;
• Ставка НДС;
• Сумма НДС;
• Сумма с учетом НДС.

Счет-фактура:

• Номер;
• Дата;
• Номер исправления;
• Дата исправления;
• Продавец;
• Адрес продавца;
• ИНН, КПП продавца;
• Грузоотправитель и его адрес;
• Грузополучатель и его адрес;
• Покупатель;
• Адрес покупателя;
• ИНН, КПП покупателя;
• Валюта;
• Основание (номер договора, номер спецификации при наличии);

Табличная часть:

• Регистрационный номер таможенной декларации.

Универсальный передаточный документ:

• Номер;
• Дата;
• Номер исправления;
• Дата исправления;
• Продавец;
• Адрес продавца;
• ИНН, КПП продавца;
• Грузоотправитель и его адрес;
• Грузополучатель и его адрес;
• Покупатель;
• Адрес покупателя;
• ИНН, КПП покупателя;
• Валюта;
• Основание (номер договора, номер спецификации при наличии);

Табличная часть:

• Наименование товара;
• Единица измерения (наименование, код по ОКЕИ);
• Количество;
• Цена;
• Стоимость без налога;
• Налоговая ставка;
• Сумма налога;
• Стоимость с налогом;
• Регистрационный номер таможенной декларации.

Товарно-транспортная накладная:

• Грузоотправитель, адрес, ИНН, КПП;
• Грузополучатель, адрес, ИНН, КПП;
• Плательщик, адрес, ИНН, КПП;
• Номер;
• Дата составления;

Табличная часть:

• Наименование товара;
• Единица измерения (наименование);
• Количество;
• Цена;
• Сумма.

Транспортная накладная:

• Номер;
• Дата.

Экспедиторская расписка:

• Номер;
• Дата.

Сопоставление номенклатуры происходит с данными по заявкам в справочнике ERP «Галактика» при помощи алгоритмов нечеткого поиска, которые подбирают наиболее подходящие по наименованию позиции с точки зрения наибольшей «похожести» строк.

Назначение по поставке определяется автоматически по таблице соответствия партий и назначения (таблица соответствия настраивается в «Галактике). Склад, определяется автоматически на основании «горячей папки», из которой бып произведен захват документа. Материально ответственное лицо (МОЛ) подставляется автоматически, если информация есть в базе, или прописывается специалистом ОПиО.

Этап 3. Автоматические проверки

После классификации и извлечения фактов из поступивших документов Решение производит следующие автоматические проверки данных

Проверки в шапке документа

Проверки табличной части документа

Сверка документов в комплекте

Этап 4. Верификация

Специалист ОПиО проверяет корректность распознавания реквизитов документов и подбор номенклатуры, партии из ПКП, а также назначения.

• Если в документах выявлены ошибки оформления при автоматических проверках, то специалист ОПиО создает подзадачу специалисту УС для перевыставления документов поставщиком. Специалист УС при получении сканов или оригиналов исправленных документов заносит их в новые версии документов, вложенных в задание и выполняет его.

• Если в документах выявлены критичные ошибки в табличной части, то специалист ОПиО выполняет задание с результатом «Скорректировать документы», создается задача специалисту УС для перевыставления документов поставщиком, оприходование приостанавливается до поступления исправленных документов.

• При выявлении критичного несоответствия номенклатурных позиций из первичного документа и номенклатурных позиций из ПКП, специалист ОПиО указывает в табличной части документа с номенклатурой примечания для специалиста УС в отдельном столбце из справочника и отправляет задание специалисту УС на корректировку ПКП.

  В ERP-системе создается новая номенклатура, на основании которой корректируется ПКП. После корректировки ПКП специалисту ОПиО приходит задание-контроль о возможности возобновления подбора номенклатуры в ПУД. После проверки данные синхронизируются в ERP-системе, где создается документ Накладная на получение МЦ.

Этап 5. Оприходование

Кладовщику поступает задание в системе Directum со ссылкой на накладную в ERP-системе: он проверяет соответствие данных первичному документу, выбирает для позиций спецификации ресурс хранения, делает распределение по ячейкам хранения – производится оприходование.

При выявлении критичного несоответствия номенклатурных позиций из первичного документа и номенклатурных позиций из ПКП, кладовщик отправляет задание специалисту ОПиО на корректировку ПКП. После оприходования накладной кладовщиком специалист ОПиО получает уведомление.

Если Кладовщик не работает с системой Directum и не требуется привлечение специалиста ОПиО при оприходовании он может не открывать и не выполнять задание в системе Directum. Оно будет выполнено автоматически после формирования в учетной системе приходного ордера.

Этап 6. Интеллектуальное определение типовой хозяйственной операции

После оприходования накладной на основании назначения, партии МЦ, склада и наличия сопутствующих документов в накладной, с использованием предобученного классификатора происходит автоматическое определение типовой хозяйственной операции (ТХО), а также создание ДО и счета-фактуры.

Этап 5-6. Оприходование накладной

Этап 7. Верификация бухгалтером

Формируется задание бухгалтеру на проверку комплекта документов. В задание вложены скан-образы первичных документов и ссылка на накладную в ERP-системе, в тексте отображается информация об автоматически определенной ТХО и автоматических проверках, выполненных Directum Ario. Бухгалтер проверяет корректность определения ТХО, открывая накладную, и при необходимости корректирует неверно заполненные реквизиты, после чего устанавливает статус «Проверено бухгалтером».

Этап 7. Проверка документов бухгалтером

Если бухгалтер не работает с системой Directum, он может выполнить проводку по документу в учетной системе и задание в СЭД автоматически будет выполнено.