Интеллектуальный сквозной процесс, или Directum в косметической компании L’OREAL

О Компании

АО «Л’ОРЕАЛЬ» — российский филиал известной французской компании, лидера мирового рынка парфюмерии и косметики. Более 25 успешных лет работы, 1300+ сотрудников, высокотехнологичный и экологичный завод в Калужской области, собственные академии для обучения профессионалов сферы красоты, широкая розничная сеть, дистрибуция в салоны красоты, аптеки, супермаркеты – это далеко не всё, что характеризует деятельность L’Oréal в России. Компания поддерживает проекты в области науки, образования и солидарности, а также делает ставку на цифровизацию бизнес-процессов.

Цели проекта

Повысить эффективность бизнес-процессов за счет автоматизации ручных операций и перехода на электронный документооборот.

Экономия времени:

• ускорить получение документов от поставщиков,
• сократить время на проверку и обработку.

Оптимизация процессов:

• автоматизировать процесс валидации документов,
• создать единый архив с возможностью гибкого доступа,
• реализовать удобный поиск и навигацию по архиву,
• получить контроль над документами и процессами.

Снижение затрат:

• на расходные материалы,
• на получение, обработку и хранение документов.

Повышение лояльности поставщиков:

• уменьшить задержки оплаты,
• упростить разбирательства в случае проблем с документами.

Защита окружающей среды:

• снизить затраты бумаги и поддержать концепцию «Зеленый офис».

Задачи проекта

Автоматизировать ряд трудоемких процессов:

1. Заведение новых и изменение существующих поставщиков с передачей информации в систему SAP. Получение обновлённых данных о поставщиках из SAP в Directum.

2. Согласование договорных документов с последующей отправкой поставщикам как через системы обмена, так и в бумажном виде.

3. Обработка входящих первичных учетных документов (ПУД), поступивших от поставщиков:

• в бумажном виде (с интеллектуальной классификацией, распознаванием и последующим заполнением необходимых полей карточки ПУД в системе Directum с помощью инструмента Ario), постингом данных для проводки в системе SAP, занесением документов в финансовый архив Directum;

• в электронном виде через системы обмена с дальнейшей автоматизацией некоторых бухгалтерских операций, постингом данных для проводки в системе SAP, отправкой ответов контрагенту и занесением документов в финансовый архив Directum.

1. Согласование с мобильных устройств в следующих процессах: согласование договоров, дополнительных соглашений и приложений, согласование запросов на создание или изменение поставщиков.

А также в рамках проекта требовалось минимизировать ручные операции, организовать работу с архивом документов, обеспечить интеграцию системы Directum с SAP.

Предпосылки

На старте проекта бизнес-заказчик поставил задачу – перевести взаимодействие с контрагентами и внутренние процессы, связанные с этим, в электронный вид. Выделили и цель верхнего уровня – выстроить оптимизированный сквозной процесс. Но учитывая тот факт, что часть документов оставалась в бумажном виде, было необходимо организовать работу с потоком электронных и бумажных документов одновременно.

Раньше процесс создания или изменения поставщика полностью проходил в SAP, но данные, по которым поставщик создавался (изменялся) в системе, согласовывались в бумажном виде. Договорные отношения с поставщиками, обмен первичными учетными документами, а также согласование, подписание и последующая бухгалтерская проводка по каждому полученному комплекту документов в SAP проходили аналогично в бумажном виде, включая ручное занесение информации по бухгалтерской проводке в учетную систему.

Сроки проекта

Проект стартовал 23.07.2018 и получил звучное кодовое название - S.T.A.R. Speed, Transparency, Accuracy, Reliability. ОПЭ завершилась 30-го августа 2019 года.

Реализация проекта

• Страны: Россия (Москва, Калуга), Казахстан (Алма-Ата).
• Интеграции: Active Directory, SAP, Диадок, Контур.Фокус.
• Миграция: Contratech, SAP.
• Инновации: Directum Ario.
• Мобильность: Directum Jazz.
• Локализация: русский / английский.
• Работа с подрядчиками: IBS (кастомизация системы SAP под потребности проекта).

Архитектура решения

Пять процессов, автоматизированных в АО «Л’ОРЕАЛЬ»

1. Ведение и корректировка базы поставщиков

Ранее подготовка бумажного запроса на создание или изменение поставщика могла занимать несколько дней и даже недель. В процессе коммуникаций обе стороны – и сотрудники АО «Л’ОРЕАЛЬ», и поставщики – тратили много сил и времени.

Что сделали:

Перенесли процесс согласования запроса на создание или изменение поставщика в систему Directum, благодаря этому он стал:

• быстрым, четким и простым, так как теперь инициируется по предопределенному маршруту, а необходимые для заполнения поля подсвечиваются;
• полностью электронным – инициатору нет необходимости лично носить документы и просить согласующих и подписантов заверить их;
• автоматическим – пользователям не нужно вносить данные вручную в SAP, так как теперь они переносятся в учетную систему из Directum;
• мобильным – сейчас финальная валидация поставщика происходит с помощью мобильного приложения Directum, в котором работает один из топ-менеджеров компании.

За счет чего удалось достичь такого эффекта?

• Использовали функциональность модуля «Контрагенты». Нужно указать только ИНН, и остальные реквизиты поставщика подтянутся автоматически.
• Все необходимые выписки начали получать онлайн в электронном виде. От поставщика требовались только скан-копии пары документов, которые либо отсутствуют в официальных источниках (банковская справка), либо требуют заполнения специальной формы от АО «Л’ОРЕАЛЬ».
• Определили набор обязательных документов в зависимости от организационно-правовой формы компании-поставщика.
• Существенно снизили вероятность ошибок при составлении запроса на поставщика, так как корректность заполнения полей и приложенных документов контролирует система Directum.
• Актуальность ключевых данных о поставщиках автоматически отслеживаются через сервис «Контур.Фокус» (КПП, юридический адрес), и в случае их изменения инициируется процесс обновления данных как в Directum, так и в SAP.
• Полностью отказались от бумажных документов, в будущем это позволит сократить площади бумажных архивов.
• Провели миграцию исторических данных из SAP в Directum (более 100 000 банков со всего мира и нескольких тысяч действующих поставщиков).

2. Работа с договорными документами

Договоры (приложения, дополнительные соглашения) делятся на стандартные и нестандартные.

Ранее шаблоны стандартных договорных документов сотрудники АО «Л’ОРЕАЛЬ» хранили на внутрифирменном портале, где периодически специалисты юридической службы их актуализировали. Нестандартным шаблон договора становился в том случае, если в него вносили любые правки. Часто нестандартные договоры в бумажном виде проходили по маршруту согласования стандартных (минуя юридическую службу), что потенциально могло привести к правовым последствиям. Плюс ко всему бумажные документы часто терялись, процесс согласования затягивался.

Что сделали:

• провели миграцию исторических данных – нескольких тысяч договорных документов перенесли из системы Contratech в Directum;
• настроили согласование договорных документов по предопределенному маршруту в зависимости от выбранной категории;
• упорядочили работу с шаблонами стандартных и нестандартных договоров;
• автоматизировали работы по валютному контролю;
• подготовили «почву» для согласования не только бумажных, но и электронных договорных документов, подписываемых квалифицированной электронной подписью и направляемых поставщику через системы обмена;
• связали факт согласования договорного документа в системе Directum с последующей автоматической разблокировкой поставщика в SAP.

Итоги

Стандартные договорные документы теперь создаются в системе Directum из актуальных шаблонов (запрет загрузки внешних файлов), хранящихся здесь же. Необходимость согласования с юристами отпала.

Нестандартные договоры обязательно согласуются с юристами (нет возможности для служебного подлога).

3. Работа с входящими электронными первичными учетными документами

Необходимо было автоматизировать работу с потоком входящей первичной учетной документации для того, чтобы поставщики, работающие в системах обмена документами, могли отправлять в адрес АО «Л’ОРЕАЛЬ» ПУД в электронном виде.

Что сделали:

• по каждому входящему комплекту ПУД теперь инициируется задача с предопределенным типовым маршрутом. Комплект документов, полученный от поставщика в системе Диадок, в зависимости от номера заказа на закупку (PO), указанного в метаданных входящего УПД, направляется в системе Directum последовательно - ответственному за получение товара или услуги, финансовому контролеру, бухгалтеру, подписанту, а затем снова бухгалтеру для проводки в SAP;
• задачи инициируются только по комплектам, содержащим УПД;
• в журнале SAP в фоновом режиме перед соответствующим этапом типового маршрута автоматически создается предварительная проводка.

4. Интеллектуальная обработка бумажных входящих документов

Автоматизировали работу с входящими документами, которые поставщики отправляют в бумажном виде.

Что сделали:

• оснастили рабочие места верификаторов (младших сотрудников бухгалтерии) принтерами штрикодов;
• организовали единую точку входа ПУД в компанию (зарегистрированным считается занесенный в систему Directum комплект, на ведущий документ которого наклеен штрихкод);
• ведущий документ и прочие документы комплекта классифицируются с помощью интеллектуальных сервисов: Directum Ario извлекает текстовый слой и факты, что позволяет быстро заполнить карточку в системе;
• из бумажного ведущего документа комплекта (счет-фактура, УПД, акт, накладная) извлекаются факты для автоматизации бухгалтерской проводки в SAP;
• при повторном сканировании версии документов автоматически заменяются на подписанные;
• по результатам проводки в SAP и сдачи в бумажный архив заполняются дела финансового архива в карточках ПУД.

5. Оповещение о новых задачах

Информацию о полученных заданиях в системе Directum различные группы пользователей (ответственные за получение услуг или товаров, финансовые контролеры, подписанты, специалист валютного контроля, финансовые директора) теперь получают благодаря автоматической рассылке агрегированных уведомлений по электронной почте.

Результаты

Проект уникален тем, что в АО «Л’ОРЕАЛЬ» удалось выстроить сквозной процесс с двумя потоками первичных учетных документов – бумажным и электронным, а также оптимизировать взаимодействие с контрагентами. Компания частично отказалась от бумаг и перешла на новый уровень культуры работы с документами и поставщиками. Использование интеллектуальных инструментов также помогло достичь наилучшего эффекта при выстраивании сквозных процессов. И всё это происходило при максимальной вовлеченности бизнес-заказчиков и сотрудников компании.

Общие итоги проекта

Оптимизация взаимодействия с поставщиками:

• Подготовка запроса на создание или изменение поставщика в системе Directum занимает в среднем 2,5 минуты.
• Полный отказ от бумажных документов в процессе согласования поставщика.
• Данные о поставщике обновляются автоматически.
• Валидация поставщика ведется через мобильное устройство руководителя.

Управление договорами:

• Используются только актуальные шаблоны договорных документов.
• Выстроен и оптимизирован процесс согласования и соблюдения регламентов.
• Подготовлена «почва» для будущего запуска процесса по электронному согласованию с поставщиками.

Электронный обмен документами с поставщиками:

• Организован единый архив первичных учетных документов.
• Оптимизирована обработка бумажных документов с помощью штрихкодирования
• Используется интеллектуальное извлечение метаданных из электронных ПУД, фактов - из бумажных ПУД.
• Автоматически создается предварительная проводка в SAP.
• В пилотном проекте приняли участие 15 крупных поставщиков.
• В день обрабатывается около 500 комплектов документов.

Планы по развитию проекта

1. Перевести ряд внутренних процессов с SharePoint в Directum.
2. Автоматизировать процесс обработки претензий.
3. Синхронизовать валидацию документов в Directum с проведением GR в SAP.
4. Перевести на электронный обмен остальных крупных поставщиков,