Самостоятельное внедрение Directum RX в 40 организациях холдинга

Заказчик: AKFA engineering and management

Исполнитель: самостоятельно

О компании

AKFA Group группа производственных компаний в разных отраслях Республики Узбекистан, в том числе заводы по производству алюминиевых и ПВХ-профилей, радиаторов отопления, алюминиевых композитных панелей под брендами AKFA и IMZO. Миссия компании включает стремление изменять традиционные методы ведения бизнеса и принципов взаимодействия. Постоянно поднимать эффективность компании ради наших клиентов, сотрудников, партнеров и общества.

Предпосылки проекта

Ранее сотрудникам приходилось часто обращаться, ходить к руководителям за подписью и печатью, за разрешением, и эта беготня отнимала время не только у рядовых сотрудников, но и у руководителей.

Отправка документов осуществлялась по-разному: кто-то в мессенджерах, кто-то по почте, а кто-то приносил в бумажном варианте. Естественно, такой подход способствовал легкой утере документов или невозможности найти его в нужное время.

Ознакомление с документом происходило под подпись в журналах и для этого назначался отдельный сотрудник, который ходит с этим журналом и собирает подписи.

Задачи проекта

В рамках проекта внедрения были автоматизированы документооборот и бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью компании «Akfa Group», а также объединены все удаленные организации и заводы в единое информационное пространство.

Автоматизация охватила процессы подачи заявок и канцелярии – стало проще осуществлять поиск документов и готовить отчетность по документообороту, а также отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников.

Бизнес-заказчиком инициативы стал отдел корпоративного развития.

Основные ожидания компании заключались в обеспечении полного контроля и прозрачности всей рабочей деятельности, возможности оперативного отслеживания и контроля исполнительской дисциплины сотрудников, в том числе и территориально удаленных, и, следовательно, повышение эффективности всех остальных рабочих процессов компании «Akfa Group»

Как проходило внедрение 

Внедрение реализовывалось группой специалистов IT Centre компании «Akfa Group». При этом описание и регламентирование процессов осуществлялись совместно с сотрудниками компании и отделом корпоративного развития, а непосредственно вопросами автоматизации занимались специалисты IT Centre: таким образом, удалось максимально эффективно вписать бизнес-процессы в новую информационную среду.

Благодаря тому, что руководство компании и ведущие пользователи системы активно включились в процесс внедрения – тестировали, высказывали свои пожелания относительно функционала и нюансов некоторых типовых маршрутов и прямому диалогу пользователей и специалистов по внедрению, в системе появились новые возможности, наиболее точно отражающие специфику объекта внедрения.

Исходя из требований были внедрены следующие бизнес-процессы системы СЭД «Directum RX»:

• регистрация входящих документов и вынесение резолюций.
• подача заявок на оборудование\обучение и т.д
• исполнение поручений по резолюции руководителей
• регистрация/нумерация исходящих документов.
• ознакомление и контроль исполнения по приказам, положениям и распоряжениям.
• согласование служебных записок по направлению деятельности

Система также с интегрирована с АD (Active Directory).

Для одновременного обучения большого числа новых сотрудников были разработаны и апробированы специальные текстовые иллюстрированные инструкции и руководства по созданию различных задач, а также горячая линия для консультаций - доступные для пользователей СЭД «Directum RX» персонала компании «Akfa Group».

Сложности внедрения и их решение

Из-за несвоевременного обучения администратора были сложности при построении правил согласований, а именно: трудно было разобраться в документопотоках и в видах документов, касающихся определенного документопотока. Благо наш администратор справился с построением правил согласований при помощи справочников и видеоматериалов.

А еще были трудности при восприятии электронного документооборота нашими сотрудниками. Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем было проведено масштабное обучение.

Наличие трехлинейной системы технической поддержки обеспечило решение поступающих запросов. В ней первая линия – Help Desk для анализа запросов конечных пользователей. Поддержка на второй линии – администрирование. Третья линия – экспертная поддержка – осуществляется специалистами со знаниями о внутренней структуре информационной бизнес-системы.

Результаты внедрения

В итоге внедрения скорость обработки документов увеличилась на порядок, снизились издержки бумажного документооборота, а процессы взаимодействия стали прозрачными, управляемыми и легко прогнозируемыми. Все это в совокупности повысило эффективность управления бизнесом в компании в целом.

В итоге внедрения системы электронного документооборота Directum RX в компании нужно отметить:

• сокращение времени на создание документов за счет использования типовых шаблонов исходящих и внутренних документов.
• сокращение времени в среднем на 75% на обработку документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
• упорядочивание работы с документами за счет использования типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами;
• упрощение контроля над исполнением поручений за счет возможности формирования отчетов и поисков в системе, а также использования задач, в которых фиксируются действия по работе с документом;
• повышение безопасности данных за счет разграничения прав доступа на уровне каждого филиала и места регистрации.
• ускорение движения информационных потоков: распространения информации внутри компании, передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, ускорение согласования и т.д.;
• экономия материалов и ресурсов за счет сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов;
• получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ.

Команда проекта

На сегодняшний день наша команда состоит из 6 человек:

• руководитель проекта — 1;
• администратор — 1;
• бизнес-аналитик — 2;
• разработчик — 1;
• консультант — 1.

Результаты внедрения для заказчиков и пользователей

Пользователи высоко оценили систему за возможность удаленного решения вопросов по заявкам. Ранее им приходилось приезжать в головной офис за подтверждением, за подписью, для подачи заявок на оборудования, а сейчас у них появилась возможность удаленно отправлять документы на согласование, а также удаленно, через мобильные версии подтверждать заявки.

Почему такой проект проект стал важным и востребованным в важен для компании AFKA?

Я считаю, что для каждого работодателя нужна такая система, которая обеспечивает возможность оперативно отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, в том числе и территориально удаленных. А подчиненным иметь возможность существенного сокращения затрат времени на все повседневные работы с документацией, ускорение документооборота.

В чем лично для вас основной результат бизнес-инициативы?

Для меня результат заключается в установлении прозрачности работы в нашей организации, возможность контроля за движением документа, а также уменьшение затрат в плане денег и времени в разы, что больше всего мы стараемся сэкономить в нашей ежедневной жизни.

Показатели

• 648 пользователей
• 136 автоматизированных ТОП-менеджеров
• 40 организаций группы охвачено
• 6 человек команда проекта
• 8 месяцев на выполнение

Планы по дальнейшему развитию проекта

Глядя вперед, я вижу перспективу в развитии проекта уже за пределы нашего холдинга. При выстраивании партнерства мы уже имеем планы для продвижения системы сначала в нашем регионе, в дальнейшем уже выход в мировой рынок.

Отзывы