Самостоятельное внедрение Directum RX в 40 организациях холдинга

648

пользователей

136

автоматизированных ТОП-менеджеров

на 75%

в среднем сокращение времени на обработку документов

8

месяцев на выполнение

Следующий проект

Заказчик: AKFA engineering and management

Исполнитель: самостоятельно

О компании

AKFA Group группа производственных компаний в разных отраслях Республики Узбекистан, в том числе заводы по производству алюминиевых и ПВХ-профилей, радиаторов отопления, алюминиевых композитных панелей под брендами AKFA и IMZO. Миссия компании включает стремление изменять традиционные методы ведения бизнеса и принципов взаимодействия. Постоянно поднимать эффективность компании ради наших клиентов, сотрудников, партнеров и общества.

Предпосылки проекта

Ранее сотрудникам приходилось часто обращаться, ходить к руководителям за подписью и печатью, за разрешением, и эта беготня отнимала время не только у рядовых сотрудников, но и у руководителей.

Отправка документов осуществлялась по-разному: кто-то в мессенджерах, кто-то по почте, а кто-то приносил в бумажном варианте. Естественно, такой подход способствовал легкой утере документов или невозможности найти его в нужное время.

Ознакомление с документом происходило под подпись в журналах и для этого назначался отдельный сотрудник, который ходит с этим журналом и собирает подписи.

Задачи проекта

В рамках проекта внедрения были автоматизированы документооборот и бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью компании «Akfa Group», а также объединены все удаленные организации и заводы в единое информационное пространство.

Автоматизация охватила процессы подачи заявок и канцелярии – стало проще осуществлять поиск документов и готовить отчетность по документообороту, а также отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников.

Бизнес-заказчиком инициативы стал отдел корпоративного развития.

Основные ожидания компании заключались в обеспечении полного контроля и прозрачности всей рабочей деятельности, возможности оперативного отслеживания и контроля исполнительской дисциплины сотрудников, в том числе и территориально удаленных, и, следовательно, повышение эффективности всех остальных рабочих процессов компании «Akfa Group»

Как проходило внедрение 

Внедрение реализовывалось группой специалистов IT Centre компании «Akfa Group». При этом описание и регламентирование процессов осуществлялись совместно с сотрудниками компании и отделом корпоративного развития, а непосредственно вопросами автоматизации занимались специалисты IT Centre: таким образом, удалось максимально эффективно вписать бизнес-процессы в новую информационную среду.

Благодаря тому, что руководство компании и ведущие пользователи системы активно включились в процесс внедрения – тестировали, высказывали свои пожелания относительно функционала и нюансов некоторых типовых маршрутов и прямому диалогу пользователей и специалистов по внедрению, в системе появились новые возможности, наиболее точно отражающие специфику объекта внедрения.

Исходя из требований были внедрены следующие бизнес-процессы системы СЭД «Directum RX»:

  • регистрация входящих документов и вынесение резолюций.
  • подача заявок на оборудование\обучение и т.д
  • исполнение поручений по резолюции руководителей
  • регистрация/нумерация исходящих документов.
  • ознакомление и контроль исполнения по приказам, положениям и распоряжениям.
  • согласование служебных записок по направлению деятельности

Система также с интегрирована с АD (Active Directory).

Для одновременного обучения большого числа новых сотрудников были разработаны и апробированы специальные текстовые иллюстрированные инструкции и руководства по созданию различных задач, а также горячая линия для консультаций - доступные для пользователей СЭД «Directum RX» персонала компании «Akfa Group».

Сложности внедрения и их решение

Из-за несвоевременного обучения администратора были сложности при построении правил согласований, а именно: трудно было разобраться в документопотоках и в видах документов, касающихся определенного документопотока. Благо наш администратор справился с построением правил согласований при помощи справочников и видеоматериалов.

А еще были трудности при восприятии электронного документооборота нашими сотрудниками. Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем было проведено масштабное обучение.

Наличие трехлинейной системы технической поддержки обеспечило решение поступающих запросов. В ней первая линия – Help Desk для анализа запросов конечных пользователей. Поддержка на второй линии – администрирование. Третья линия – экспертная поддержка – осуществляется специалистами со знаниями о внутренней структуре информационной бизнес-системы.

Результаты внедрения

В итоге внедрения скорость обработки документов увеличилась на порядок, снизились издержки бумажного документооборота, а процессы взаимодействия стали прозрачными, управляемыми и легко прогнозируемыми. Все это в совокупности повысило эффективность управления бизнесом в компании в целом.

В итоге внедрения системы электронного документооборота Directum RX в компании нужно отметить:

  • сокращение времени на создание документов за счет использования типовых шаблонов исходящих и внутренних документов.
  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • упорядочивание работы с документами за счет использования типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами;
  • упрощение контроля над исполнением поручений за счет возможности формирования отчетов и поисков в системе, а также использования задач, в которых фиксируются действия по работе с документом;
  • повышение безопасности данных за счет разграничения прав доступа на уровне каждого филиала и места регистрации.
  • ускорение движения информационных потоков: распространения информации внутри компании, передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, ускорение согласования и т.д.;
  • экономия материалов и ресурсов за счет сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов;
  • получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ.

Команда проекта

На сегодняшний день наша команда состоит из 6 человек:

  • руководитель проекта — 1;
  • администратор — 1;
  • бизнес-аналитик — 2;
  • разработчик — 1;
  • консультант — 1.

Результаты внедрения для заказчиков и пользователей

Пользователи высоко оценили систему за возможность удаленного решения вопросов по заявкам. Ранее им приходилось приезжать в головной офис за подтверждением, за подписью, для подачи заявок на оборудования, а сейчас у них появилась возможность удаленно отправлять документы на согласование, а также удаленно, через мобильные версии подтверждать заявки.

Почему такой проект проект стал важным и востребованным в важен для компании AFKA?

Я считаю, что для каждого работодателя нужна такая система, которая обеспечивает возможность оперативно отслеживать и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, в том числе и территориально удаленных. А подчиненным иметь возможность существенного сокращения затрат времени на все повседневные работы с документацией, ускорение документооборота.

В чем лично для вас основной результат бизнес-инициативы?

Для меня результат заключается в установлении прозрачности работы в нашей организации, возможность контроля за движением документа, а также уменьшение затрат в плане денег и времени в разы, что больше всего мы стараемся сэкономить в нашей ежедневной жизни.

Показатели

  • 648 пользователей
  • 136 автоматизированных ТОП-менеджеров
  • 40 организаций группы охвачено
  • 6 человек команда проекта
  • 8 месяцев на выполнение

Планы по дальнейшему развитию проекта

Глядя вперед, я вижу перспективу в развитии проекта уже за пределы нашего холдинга. При выстраивании партнерства мы уже имеем планы для продвижения системы сначала в нашем регионе, в дальнейшем уже выход в мировой рынок.

Отзывы

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (7)

Елена Питомцева

Азизхан, приветствуем нового участника -- дебютанта Directum Awards. Успехов вашему проекту и бизнесу, лайков - заявке!

Надежда Ердакова

Азизхан, добрый день! 

Спасибо за статью, очень интересно. Самостоятельное внедрение на более 600 пользователей- это достойный проект!   Появилось несколько вопросов по дальнейшим планам. Как понимаю внедрили "коробку". Появились ли  намерения обучиться разработке, чтоб выходить за пределы стандартной? И по договорам, конечно. Есть ли в планах автоматизация договорных процессов и других бизнес-процессов (финансовые документы, кадры)? Заранее благодарю) Удачи в конкурсе!

 

Алексей Верещагин

Азизхан, добрый день!

Хотелось бы спросить, вы пишите, что "были разработаны и апробированы специальные текстовые иллюстрированные инструкции и руководства по созданию различных задач", если по большому счету, внедрялось "коробочное" решение, справка не подошла для этого?

Азизхан Муханов

Надежда, Добрый день. Благодарю за отзыв. В принципе мы готовы автоматизировать договорные процессы самостоятельно. На данный момент наша компания обновляет список контрагентов и поэтому решили немного подождать, перед тем как внедрить модуль договоров для использования. 

Насчет разработки - да. Есть желание обучиться внедрить некоторые задачи под потребности компании

Азизхан Муханов

Елена, здравствуйте! Благодарю за пожелания :)

Азизхан Муханов

Алексей, добрый день! Спасибо за отзыв. Справка очень удобная, но в связи с тем, что мы столкнулись с языковым барьером некоторых сотрудников, нам пришлось сократить объем информации со справочника и показать пошаговые этапы создания задач наглядно в руководстве.

Александр Панькин

Добрый вечер! Интересный проект. Задам несколько вопросов:
1. Используются для работы руководителей и рядовых сотрудников мобильные прилоежния? Если да, то какие процессы автоматизированы?
2. Получилось ли вовлечь сотрудников на использование инструкций? Чем выделяются ваши инструкции? Очень часто сотрудники не читают инструкции.
3. Какие то дополнительные инструменты контроля были разработаны в системе?
Спасибо!

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий