Оптимизация и автоматизация основных процессов в ООО «СЛК Цемент»

О компании

ООО «СЛК Цемент» - ведущий российский производитель цемента. Организация является частью компании Buzzi Unicem в составе Восточного Дивизиона Дюккерхофф. Buzzi Unicem – корпорация, расположенная в Италии, которая объединяет заводы в 14 странах с более чем 10 000 сотрудников по всему миру. Компания SLK Cement представлена тремя промышленными площадками по производству цемента, расположенными в Свердловской (г. Сухой Лог), Челябинской (г. Коркино), и Омской (г. Омск) областях, также имеется 2 отдельных офиса в г. Екатеринбург и в г. Челябинск.

Компания SLK Cement опирается на принципы устойчивого развития и экологичного производства. Компания производит высококачественную продукцию, заботясь о безопасности своих сотрудников, подрядчиков и клиентов, а также занимается снижением негативного воздействия на окружающую среду.

Цели и задачи проекта

В соответствии со стратегией глобальной цифровой трансформации было принято решение внедрять систему Directum RX. Решение было обусловлено переходом на электронный документооборот внутри компании и между филиалами, стремлением ускорить процесс согласования документов и организовать систематизированное хранение и легкий поиск документации.

Важно было соблюсти требования по безопасности, в том числе, которые выставляются головной компанией.

Проект был направление на изменение следующих бизнес-процессов:

• Работа с входящей, исходящей корреспонденцией, внутренней документацией и организационно-распорядительными документами;
• Работа с доверенностями;
• Работа с документацией технических служб;
• Работа с заявками на пропуск;
• Работа с документами по охране труда;
• Организация совещаний и контроль исполнения выданных поручений по ним;
• Оформление и согласование командировок и авансовых отчетов.

Используемые решения и подходы

Проект проходил по технологии максимального внедрения. Из-за ограничительных мер, направленных против распространения пандемии COVID-19, все этапы проекта выполнялись полностью в удаленном режиме. Это усложнило взаимодействие в рамках процесса внедрения, но не помешало достигнуть поставленных в начале проекта целей и задач. Для перевода всех бизнес-процессов в электронный вид совместно со специалистами Directum было проведено их детальное исследование и оптимизация. Часть процессов получилось оптимизировать и подстроить под систему, для некоторых из них были выполнены модификации.

Из интересных решений можно отметить следующие:

1. Для того, чтобы инициаторы исходящих писем могли быстро отследить доставку письма, была реализована возможность открывать информацию о местонахождении письма на сайте курьерских или почтовых служб непосредственно из системы. Теперь это можно сделать по кнопке «Отследить доставку» в карточке исходящего письма. При нажатии на кнопку открывается сайт службы, указанной в поле «Способ доставки». Поиск письма осуществляется на основании значения из нового поля «Трек-номер»

Рис.1. Карточка исходящего письма

2. Для упрощения работы сотрудника секретариата, ответственного за работу с почтовой корреспонденцией, была реализована возможность формирования реестра почтовых отправлений для Почты России в соответствии с требованиями Почты России и с автоматическим расчетом стоимости каждого отправления по утвержденным тарифам.

3. Для автоматизации документации технических служб и заявок на пропуск был разработан новый модуль «Документы по направлениям» и созданы новые типы документов и реестры для каждого процесса. А для того, чтобы согласование документов проходило быстрее, и исполнители на всех этапах вычислялись автоматически, были разработаны новые роли согласования, например, «Ответственный за пропуск». Исполнитель определялся в зависимости от того, с какого контрольно-пропускного пункта осуществляется выезд.

4. Для оформления и согласования командировок и авансовых отчетов к ним используется решение «Командировки и авансовые отчеты», которое было доработано с учетом особенностей данного процесса в компании.

5. Было настроено подписание документов усовершенствованной квалифицированной электронной подписью. Формат подписи был выбран CAdES-XL. Использование данного формата обеспечивает юридическую значимость документа на протяжении длительного времени.

6. Реализована интеграция с системами SAP в части обмена данных об оргструктуре и о контрагентах.

7. Полезной дополнительной разработкой была реализация возможности автоматического преобразования документов после подписания электронной подписью в формат PDF со вставкой штампа электронной подписи на каждой странице документа. Это позволило получить визуальное отображение факта подписания документа при его распечатывании.
    
8. Для работы с документами технических подразделений (ТЗ, дефектная ведомость, ППР, график ремонта) разработан новый тип документа;

Доработки в решении «Командировки и авансовые отчеты»

В карточку задачи на оформление командировки на закладку «Свойства» были добавлены поля:

• «Место возникновения затрат», в котором указывается, на какое МВЗ будут списываться затраты по командировке. Исходя из этого значения автоматически определяется ответственный за МВЗ, который обязательно должен участвовать в согласовании командировки.
• «Дополнительные согласующие», которое заполняет инициатор при оправке командировки на согласование. В данном поле указываются сотрудники, которые, помимо непосредственного руководителя командируемого и ответственного за МВЗ, должны так же участвовать в согласовании.

 Для того, чтобы за командируемого могли оформлять командировки другие сотрудники, поле «Сотрудник» сделали активным для изменения. Данное поле заполняется по умолчанию сотрудником, который создает командировку в системе, но при этом в нем можно указать фактического командируемого. Благодаря такой возможности теперь топ-менеджеры компании не тратят время на запуск согласования командировки и подготовку авансового отчета – за них это делают их помощники. Задания на подписание документов отправляются командируемому.

Также, если сотрудник не работает в системе, то за него командировку может оформить его руководитель. Подписание документов в этом случае проходит на бумаге. Такой подход позволяет согласовывать абсолютно все командировки и авансовые отчеты в системе, что повышает прозрачность бизнес-процессов.

Рис.2. Карточка задачи на оформление командировки. Закладка «Свойства»

Кроме того, была доработана закладка «Расходы»: добавлен признак «Требуется аванс» и поле «Сумма аванса». Данный признак влияет на формирование задания бухгалтеру на перечисление денежных средств по командировке. Если сотруднику нужен аванс, он устанавливает галочку «Требуется аванс» и указывает сумму аванса. Тогда после подписания приказа бухгалтеру отправляется задание на перечисление денежных средств.

Рис.3. Карточка задачи на оформление командировки. Закладка «Расходы»

Результаты

Всего за 5 месяцев проекта получилось:

• перевести в электронный вид все заявленные бизнес-процессы;
• автоматизировать работу 275 пользователей. Среди них 12 топ-менеджеров;
• сократить сроки согласования документов: например, заявки на пропуск сейчас согласуются в течение 1 дня;
• ускорить поиск документов за счет удобного механизма и использования реестров.

В чем лично для вас основной результат бизнес-инициативы?

Основной результат, пожалуй, следует из поставленной и достигнутой цели – повышение эффективности внутренних процессов компании вследствие перехода от бумажного документооборота к электронному виду взаимодействия, ускорение процессов.

Несомненно важной является своевременность реализации. Возможность дистанционного взаимодействия в условиях карантинных ограничений позволяет продолжать работу, не снижая уровня взаимодействия. Кроме того, проект реализовывался в момент, когда в компании происходил процесс реорганизации. Запуск в эксплуатацию единой системы управления внутренним документооборотом также способствовал упорядочению внутренних процессов объединенной компании.    

Абсолютно важным и очень ценным опытом является запуск проекта в полностью дистанционном режиме. Это был серьезный вызов, ответ на который помог не только добиться поставленных целей, но и получить практику удаленного взаимодействия с подрядчиком, выстраивания отношений внутри проектной группы, организации дистанционного обучения большого количества пользователей. Получив такой опыт, можно более качественно планировать и реализовывать дальнейшие инициативы и проекты, в том числе, но не только, и по развитию функциональности системы Directum.

Ввод в эксплуатацию системы с изначально заложенными процессами – это лишь первый шаг на пути к развитию и переходу на электронный вид других бизнес-процессов и документов. Так, например, после окончания ОПЭ при поддержке специалистов компании Directum уже были разработаны следующие документы и регламенты к ним:

• ТЗ для отдела охраны труда
• Служебные записки по претензиям клиентов

В компании создана постоянно действующая комиссия по развитию системы Directum RX, что позволит не только обеспечивать правильную работу существующих процессов, но и организовывать проработку и внедрение новых запросов.

Показатели

• Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту – 275;
• Количество автоматизированных ТОП-менеджеров (в том числе члены Правления) – 12;
• Срок выполнения – 5 месяцев;
• 9 автоматизированных процессов.

Отзывы заказчиков и пользователей

• Проект выполнен качественно, на высоком уровне и в достаточно сжатые сроки. Потребовалась большая отдача от всех участников проекта, как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика. Дистанционная работа накладывала дополнительные трудности. Команда успешно справилась с поставленной задачей
• С первого взгляда система вызывала сложности в работе у пользователей, однако проведенное накануне обучение внутренних администраторов (1-я линия поддержки) позволило снимать большинство консультационных обращений пользователей собственными силами.
• Очень удобным и эффективным является то, что после фазы окончания опытно-промышленной эксплуатации администраторы системы могут самостоятельно автоматизировать новые бизнес-процессы в Directum, создавая новые виды документов, настраивая регламенты согласования к ним, создавая шаблоны документов с автозаполняемыми полями
• Начиная с запуска системы в эксплуатацию, наблюдается заинтересованность пользователей в работе внутри Directum RX: увеличивается их количество, поступают новые запросы на внедрение процессов и документов.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Система переведена в промышленную эксплуатацию только в ноябре 2020 г, однако уже планируется увеличение количества пользователей. Также в ближайших планах реализовать следующие задачи:

• доработка процесса согласования авансовых отчетов по прочим выплатам;
• настройка сквозной авторизации;
• настройки отдельных регламентов для служебных записок по тендерным процедурам и замещениям/возложению обязанностей на период отпусков.
• прорабатывается вопрос о включении в работу в системе еще одной дочерней организации – ООО «ЦемТранс».