Оптимизация и автоматизация основных процессов в ООО «СЛК Цемент»

275

пользователей

12

топ-менеджеров

до 1 дня

сокращение времени на оформление пропуска

5

месяцев на проект

Следующий проект

О компании

ООО «СЛК Цемент» - ведущий российский производитель цемента. Организация является частью компании Buzzi Unicem в составе Восточного Дивизиона Дюккерхофф. Buzzi Unicem – корпорация, расположенная в Италии, которая объединяет заводы в 14 странах с более чем 10 000 сотрудников по всему миру. Компания SLK Cement представлена тремя промышленными площадками по производству цемента, расположенными в Свердловской (г. Сухой Лог), Челябинской (г. Коркино), и Омской (г. Омск) областях, также имеется 2 отдельных офиса в г. Екатеринбург и в г. Челябинск.

Компания SLK Cement опирается на принципы устойчивого развития и экологичного производства. Компания производит высококачественную продукцию, заботясь о безопасности своих сотрудников, подрядчиков и клиентов, а также занимается снижением негативного воздействия на окружающую среду.

Цели и задачи проекта

В соответствии со стратегией глобальной цифровой трансформации было принято решение внедрять систему Directum RX. Решение было обусловлено переходом на электронный документооборот внутри компании и между филиалами, стремлением ускорить процесс согласования документов и организовать систематизированное хранение и легкий поиск документации.

Важно было соблюсти требования по безопасности, в том числе, которые выставляются головной компанией.

Проект был направление на изменение следующих бизнес-процессов:

  • Работа с входящей, исходящей корреспонденцией, внутренней документацией и организационно-распорядительными документами;
  • Работа с доверенностями;
  • Работа с документацией технических служб;
  • Работа с заявками на пропуск;
  • Работа с документами по охране труда;
  • Организация совещаний и контроль исполнения выданных поручений по ним;
  • Оформление и согласование командировок и авансовых отчетов.

Используемые решения и подходы

Проект проходил по технологии максимального внедрения. Из-за ограничительных мер, направленных против распространения пандемии COVID-19, все этапы проекта выполнялись полностью в удаленном режиме. Это усложнило взаимодействие в рамках процесса внедрения, но не помешало достигнуть поставленных в начале проекта целей и задач. Для перевода всех бизнес-процессов в электронный вид совместно со специалистами Directum было проведено их детальное исследование и оптимизация. Часть процессов получилось оптимизировать и подстроить под систему, для некоторых из них были выполнены модификации.

Из интересных решений можно отметить следующие:

  1. Для того, чтобы инициаторы исходящих писем могли быстро отследить доставку письма, была реализована возможность открывать информацию о местонахождении письма на сайте курьерских или почтовых служб непосредственно из системы. Теперь это можно сделать по кнопке «Отследить доставку» в карточке исходящего письма. При нажатии на кнопку открывается сайт службы, указанной в поле «Способ доставки». Поиск письма осуществляется на основании значения из нового поля «Трек-номер»


Рис.1. Карточка исходящего письма

  1. Для упрощения работы сотрудника секретариата, ответственного за работу с почтовой корреспонденцией, была реализована возможность формирования реестра почтовых отправлений для Почты России в соответствии с требованиями Почты России и с автоматическим расчетом стоимости каждого отправления по утвержденным тарифам.
  1. Для автоматизации документации технических служб и заявок на пропуск был разработан новый модуль «Документы по направлениям» и созданы новые типы документов и реестры для каждого процесса. А для того, чтобы согласование документов проходило быстрее, и исполнители на всех этапах вычислялись автоматически, были разработаны новые роли согласования, например, «Ответственный за пропуск». Исполнитель определялся в зависимости от того, с какого контрольно-пропускного пункта осуществляется выезд.
  1. Для оформления и согласования командировок и авансовых отчетов к ним используется решение «Командировки и авансовые отчеты», которое было доработано с учетом особенностей данного процесса в компании.
  1. Было настроено подписание документов усовершенствованной квалифицированной электронной подписью. Формат подписи был выбран CAdES-XL. Использование данного формата обеспечивает юридическую значимость документа на протяжении длительного времени.
  1. Реализована интеграция с системами SAP в части обмена данных об оргструктуре и о контрагентах.
  1. Полезной дополнительной разработкой была реализация возможности автоматического преобразования документов после подписания электронной подписью в формат PDF со вставкой штампа электронной подписи на каждой странице документа. Это позволило получить визуальное отображение факта подписания документа при его распечатывании.
     
  2. Для работы с документами технических подразделений (ТЗ, дефектная ведомость, ППР, график ремонта) разработан новый тип документа;

Доработки в решении «Командировки и авансовые отчеты»

В карточку задачи на оформление командировки на закладку «Свойства» были добавлены поля:

  • «Место возникновения затрат», в котором указывается, на какое МВЗ будут списываться затраты по командировке. Исходя из этого значения автоматически определяется ответственный за МВЗ, который обязательно должен участвовать в согласовании командировки.
  • «Дополнительные согласующие», которое заполняет инициатор при оправке командировки на согласование. В данном поле указываются сотрудники, которые, помимо непосредственного руководителя командируемого и ответственного за МВЗ, должны так же участвовать в согласовании.

 Для того, чтобы за командируемого могли оформлять командировки другие сотрудники, поле «Сотрудник» сделали активным для изменения. Данное поле заполняется по умолчанию сотрудником, который создает командировку в системе, но при этом в нем можно указать фактического командируемого. Благодаря такой возможности теперь топ-менеджеры компании не тратят время на запуск согласования командировки и подготовку авансового отчета – за них это делают их помощники. Задания на подписание документов отправляются командируемому.

Также, если сотрудник не работает в системе, то за него командировку может оформить его руководитель. Подписание документов в этом случае проходит на бумаге. Такой подход позволяет согласовывать абсолютно все командировки и авансовые отчеты в системе, что повышает прозрачность бизнес-процессов.


Рис.2. Карточка задачи на оформление командировки. Закладка «Свойства»

 

Кроме того, была доработана закладка «Расходы»: добавлен признак «Требуется аванс» и поле «Сумма аванса». Данный признак влияет на формирование задания бухгалтеру на перечисление денежных средств по командировке. Если сотруднику нужен аванс, он устанавливает галочку «Требуется аванс» и указывает сумму аванса. Тогда после подписания приказа бухгалтеру отправляется задание на перечисление денежных средств.


Рис.3. Карточка задачи на оформление командировки. Закладка «Расходы»

 

Результаты

Всего за 5 месяцев проекта получилось:

  • перевести в электронный вид все заявленные бизнес-процессы;
  • автоматизировать работу 275 пользователей. Среди них 12 топ-менеджеров;
  • сократить сроки согласования документов: например, заявки на пропуск сейчас согласуются в течение 1 дня;
  • ускорить поиск документов за счет удобного механизма и использования реестров.

В чем лично для вас основной результат бизнес-инициативы?

Основной результат, пожалуй, следует из поставленной и достигнутой цели – повышение эффективности внутренних процессов компании вследствие перехода от бумажного документооборота к электронному виду взаимодействия, ускорение процессов.

Несомненно важной является своевременность реализации. Возможность дистанционного взаимодействия в условиях карантинных ограничений позволяет продолжать работу, не снижая уровня взаимодействия. Кроме того, проект реализовывался в момент, когда в компании происходил процесс реорганизации. Запуск в эксплуатацию единой системы управления внутренним документооборотом также способствовал упорядочению внутренних процессов объединенной компании.    

Абсолютно важным и очень ценным опытом является запуск проекта в полностью дистанционном режиме. Это был серьезный вызов, ответ на который помог не только добиться поставленных целей, но и получить практику удаленного взаимодействия с подрядчиком, выстраивания отношений внутри проектной группы, организации дистанционного обучения большого количества пользователей. Получив такой опыт, можно более качественно планировать и реализовывать дальнейшие инициативы и проекты, в том числе, но не только, и по развитию функциональности системы Directum.

Ввод в эксплуатацию системы с изначально заложенными процессами – это лишь первый шаг на пути к развитию и переходу на электронный вид других бизнес-процессов и документов. Так, например, после окончания ОПЭ при поддержке специалистов компании Directum уже были разработаны следующие документы и регламенты к ним:

  • ТЗ для отдела охраны труда
  • Служебные записки по претензиям клиентов

В компании создана постоянно действующая комиссия по развитию системы Directum RX, что позволит не только обеспечивать правильную работу существующих процессов, но и организовывать проработку и внедрение новых запросов.

Показатели

  • Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту – 275;
  • Количество автоматизированных ТОП-менеджеров (в том числе члены Правления) – 12;
  • Срок выполнения – 5 месяцев;
  • 9 автоматизированных процессов.

Отзывы заказчиков и пользователей

  • Проект выполнен качественно, на высоком уровне и в достаточно сжатые сроки. Потребовалась большая отдача от всех участников проекта, как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика. Дистанционная работа накладывала дополнительные трудности. Команда успешно справилась с поставленной задачей
  • С первого взгляда система вызывала сложности в работе у пользователей, однако проведенное накануне обучение внутренних администраторов (1-я линия поддержки) позволило снимать большинство консультационных обращений пользователей собственными силами.
  • Очень удобным и эффективным является то, что после фазы окончания опытно-промышленной эксплуатации администраторы системы могут самостоятельно автоматизировать новые бизнес-процессы в Directum, создавая новые виды документов, настраивая регламенты согласования к ним, создавая шаблоны документов с автозаполняемыми полями
  • Начиная с запуска системы в эксплуатацию, наблюдается заинтересованность пользователей в работе внутри Directum RX: увеличивается их количество, поступают новые запросы на внедрение процессов и документов.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Система переведена в промышленную эксплуатацию только в ноябре 2020 г, однако уже планируется увеличение количества пользователей. Также в ближайших планах реализовать следующие задачи:

  • доработка процесса согласования авансовых отчетов по прочим выплатам;
  • настройка сквозной авторизации;
  • настройки отдельных регламентов для служебных записок по тендерным процедурам и замещениям/возложению обязанностей на период отпусков.
  • прорабатывается вопрос о включении в работу в системе еще одной дочерней организации – ООО «ЦемТранс».

 

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (5)

Григорий Меньших

Дмитрий, здравствуйте.

Интересные кейсы. Заинтересовал момент по решению "Командировки и авансовые отчеты".

Хотел уточнить, участвует ли в подписании авансового отчета Ответственный за МВЗ и дополнительные согласующие, которые участвуют в согласовании Командировки? Кто-то еще подписывает авансовый отчет? 

Как автоматизирован процесс подписания авансового отчета?

Спасибо!

Наталия Антипова

Григорий, добрый день!

Ответственный за МВЗ и дополнительные согласующие, участвующие в согласовании командировки, авансовый отчет не подписывают, его подписывают электронной подписью сам командируемый, его непосредственный руководитель, директор по направлению работы инициатора, бухгалтер, ответственный за командировки, главный бухгалтер. Подписантам приходят задания на подписание авансового отчета, в карточке задания можно посмотреть сам авансовый отчет и все связанные документы, далее по нажатию на кнопке Подписать происходит подписание электронной подписью.

Спасибо за интерес к нашему проекту!

Григорий Меньших

Наталия, спасибо за ответ!

Александр Панькин

Добрый вечер! Очень интересный проект. Задам несколько вопросов:
1. Используются ли в работе сотрудников мобильные приложения? Если да, то в каких процессах?
2. Преобразование в pdf со штампом: ставится только штамп ЭП подписи или используется и штамп рег.данных?
3. Насколько доработан реестр почтовых отправлений Почты России? Можно ли посмотреть или расписать, что именно сейчас по нему происходит?

Спасибо!

Наталия Антипова

Александр, добрый день!

1. Используется 2 вида приложений: Solo для руководителей, Jazz для рядовых сотрудников. В приложении Jazz сотрудники могут выполнять задания, работать с документами. В приложении Solo дополнительно можно подписывать документы УКЭП.

2. Ставится только штамп ЭП. Рег. данные указываются в самом документе в виде текста. Если инициатор документа перед создание содержимого документа из шаблона присвоил документу предварительный номер в системе, то эта информация автоматически попадает в документ при создании из шаблона.

3. Реестр почтовых отправлений создан в виде файла Excel по форме Почты России и загружен в систему в виде шаблона. Сотрудник в списке исходящих писем галочками отмечает документы, которые необходимо включить в реестр, нажимает кнопку и данные переносятся в файл Excel (наименование и адрес получателя, трек-номер). Далее сотрудник указывает вес каждого отправления. Стоимость отправления автоматически рассчитывается формулами в зависимости от указанного вида РПО. Тарифы Почты России хранятся в файле Excel, при необходимости меняются и шаблон подгружается в систему. Суммы прописью прописываются макросом. Реестр распечатывается из Excel. Обратно в систему реестр не загружается.

 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий