пользователей
топ-менеджеров
сокращение времени на оформление пропуска
месяцев на проект
ООО «СЛК Цемент» - ведущий российский производитель цемента. Организация является частью компании Buzzi Unicem в составе Восточного Дивизиона Дюккерхофф. Buzzi Unicem – корпорация, расположенная в Италии, которая объединяет заводы в 14 странах с более чем 10 000 сотрудников по всему миру. Компания SLK Cement представлена тремя промышленными площадками по производству цемента, расположенными в Свердловской (г. Сухой Лог), Челябинской (г. Коркино), и Омской (г. Омск) областях, также имеется 2 отдельных офиса в г. Екатеринбург и в г. Челябинск.
Компания SLK Cement опирается на принципы устойчивого развития и экологичного производства. Компания производит высококачественную продукцию, заботясь о безопасности своих сотрудников, подрядчиков и клиентов, а также занимается снижением негативного воздействия на окружающую среду.
В соответствии со стратегией глобальной цифровой трансформации было принято решение внедрять систему Directum RX. Решение было обусловлено переходом на электронный документооборот внутри компании и между филиалами, стремлением ускорить процесс согласования документов и организовать систематизированное хранение и легкий поиск документации.
Важно было соблюсти требования по безопасности, в том числе, которые выставляются головной компанией.
Проект был направление на изменение следующих бизнес-процессов:
Проект проходил по технологии максимального внедрения. Из-за ограничительных мер, направленных против распространения пандемии COVID-19, все этапы проекта выполнялись полностью в удаленном режиме. Это усложнило взаимодействие в рамках процесса внедрения, но не помешало достигнуть поставленных в начале проекта целей и задач. Для перевода всех бизнес-процессов в электронный вид совместно со специалистами Directum было проведено их детальное исследование и оптимизация. Часть процессов получилось оптимизировать и подстроить под систему, для некоторых из них были выполнены модификации.
Из интересных решений можно отметить следующие:
Рис.1. Карточка исходящего письма
В карточку задачи на оформление командировки на закладку «Свойства» были добавлены поля:
Для того, чтобы за командируемого могли оформлять командировки другие сотрудники, поле «Сотрудник» сделали активным для изменения. Данное поле заполняется по умолчанию сотрудником, который создает командировку в системе, но при этом в нем можно указать фактического командируемого. Благодаря такой возможности теперь топ-менеджеры компании не тратят время на запуск согласования командировки и подготовку авансового отчета – за них это делают их помощники. Задания на подписание документов отправляются командируемому.
Также, если сотрудник не работает в системе, то за него командировку может оформить его руководитель. Подписание документов в этом случае проходит на бумаге. Такой подход позволяет согласовывать абсолютно все командировки и авансовые отчеты в системе, что повышает прозрачность бизнес-процессов.
Рис.2. Карточка задачи на оформление командировки. Закладка «Свойства»
Кроме того, была доработана закладка «Расходы»: добавлен признак «Требуется аванс» и поле «Сумма аванса». Данный признак влияет на формирование задания бухгалтеру на перечисление денежных средств по командировке. Если сотруднику нужен аванс, он устанавливает галочку «Требуется аванс» и указывает сумму аванса. Тогда после подписания приказа бухгалтеру отправляется задание на перечисление денежных средств.
Рис.3. Карточка задачи на оформление командировки. Закладка «Расходы»
Всего за 5 месяцев проекта получилось:
Основной результат, пожалуй, следует из поставленной и достигнутой цели – повышение эффективности внутренних процессов компании вследствие перехода от бумажного документооборота к электронному виду взаимодействия, ускорение процессов.
Несомненно важной является своевременность реализации. Возможность дистанционного взаимодействия в условиях карантинных ограничений позволяет продолжать работу, не снижая уровня взаимодействия. Кроме того, проект реализовывался в момент, когда в компании происходил процесс реорганизации. Запуск в эксплуатацию единой системы управления внутренним документооборотом также способствовал упорядочению внутренних процессов объединенной компании.
Абсолютно важным и очень ценным опытом является запуск проекта в полностью дистанционном режиме. Это был серьезный вызов, ответ на который помог не только добиться поставленных целей, но и получить практику удаленного взаимодействия с подрядчиком, выстраивания отношений внутри проектной группы, организации дистанционного обучения большого количества пользователей. Получив такой опыт, можно более качественно планировать и реализовывать дальнейшие инициативы и проекты, в том числе, но не только, и по развитию функциональности системы Directum.
Ввод в эксплуатацию системы с изначально заложенными процессами – это лишь первый шаг на пути к развитию и переходу на электронный вид других бизнес-процессов и документов. Так, например, после окончания ОПЭ при поддержке специалистов компании Directum уже были разработаны следующие документы и регламенты к ним:
В компании создана постоянно действующая комиссия по развитию системы Directum RX, что позволит не только обеспечивать правильную работу существующих процессов, но и организовывать проработку и внедрение новых запросов.
Система переведена в промышленную эксплуатацию только в ноябре 2020 г, однако уже планируется увеличение количества пользователей. Также в ближайших планах реализовать следующие задачи:
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Комментарии (5)
Дмитрий, здравствуйте.
Интересные кейсы. Заинтересовал момент по решению "Командировки и авансовые отчеты".
Хотел уточнить, участвует ли в подписании авансового отчета Ответственный за МВЗ и дополнительные согласующие, которые участвуют в согласовании Командировки? Кто-то еще подписывает авансовый отчет?
Как автоматизирован процесс подписания авансового отчета?
Спасибо!
Григорий, добрый день!
Ответственный за МВЗ и дополнительные согласующие, участвующие в согласовании командировки, авансовый отчет не подписывают, его подписывают электронной подписью сам командируемый, его непосредственный руководитель, директор по направлению работы инициатора, бухгалтер, ответственный за командировки, главный бухгалтер. Подписантам приходят задания на подписание авансового отчета, в карточке задания можно посмотреть сам авансовый отчет и все связанные документы, далее по нажатию на кнопке Подписать происходит подписание электронной подписью.
Спасибо за интерес к нашему проекту!
Наталия, спасибо за ответ!
Добрый вечер! Очень интересный проект. Задам несколько вопросов:
1. Используются ли в работе сотрудников мобильные приложения? Если да, то в каких процессах?
2. Преобразование в pdf со штампом: ставится только штамп ЭП подписи или используется и штамп рег.данных?
3. Насколько доработан реестр почтовых отправлений Почты России? Можно ли посмотреть или расписать, что именно сейчас по нему происходит?
Спасибо!
Александр, добрый день!
1. Используется 2 вида приложений: Solo для руководителей, Jazz для рядовых сотрудников. В приложении Jazz сотрудники могут выполнять задания, работать с документами. В приложении Solo дополнительно можно подписывать документы УКЭП.
2. Ставится только штамп ЭП. Рег. данные указываются в самом документе в виде текста. Если инициатор документа перед создание содержимого документа из шаблона присвоил документу предварительный номер в системе, то эта информация автоматически попадает в документ при создании из шаблона.
3. Реестр почтовых отправлений создан в виде файла Excel по форме Почты России и загружен в систему в виде шаблона. Сотрудник в списке исходящих писем галочками отмечает документы, которые необходимо включить в реестр, нажимает кнопку и данные переносятся в файл Excel (наименование и адрес получателя, трек-номер). Далее сотрудник указывает вес каждого отправления. Стоимость отправления автоматически рассчитывается формулами в зависимости от указанного вида РПО. Тарифы Почты России хранятся в файле Excel, при необходимости меняются и шаблон подгружается в систему. Суммы прописью прописываются макросом. Реестр распечатывается из Excel. Обратно в систему реестр не загружается.