Интеллектуальные сервисы Directum Ario в бухгалтерии сети «Подружка»

3

часа в день освободилось у бухгалтеров

90%

полнота извлечения данных из счетов на оплату

95%

верная классификация реквизитов в документах

6

месяцев на проект

Следующий проект

О компании

Розничная сеть «Подружка» (ООО «Табер Трейд») — это 250 мультибрендовых магазинов косметики, парфюмерии и полезных мелочей в Москве, Санкт-Петербурге, Ярославле, Нижнем Новгороде и Рязани.

Компания активно открывает новые торговые точки и развивает продажи через собственный интернет-магазин. Растёт ассортимент товаров, увеличивается список поставщиков компании. Сегодня это более сотни контрагентов и тысячи счетов на оплату в месяц. Свыше 90% из них поступают в бумажном виде.

Раньше каждый входящий счёт обрабатывали вручную. Бухгалтеры заносили данные из документов в систему, в том числе информацию из табличной части — с сотнями позиций номенклатуры. В результате обработка счетов отнимала по 2-3 часа в день, а монотонность операции приводила к ошибкам в заполнении данных.

Предыстория проекта, или Почему Directum Ario

В качестве решения выбрали Directum Ario — интеллектуальные сервисы от разработчика системы Directum, которая уже успешно используется в компании.

Система Directum была выбрана в 2018 году благодаря ряду функциональных и рыночных преимуществ:

  • надёжность и зрелость системы, подтвержденная существенным количеством внедрений;
  • наличие необходимых функциональных блоков, включающих производительный архив электронных документов и гибкую систему согласования с поддержкой электронной подписи;
  • наличие коннекторов к сервисам ЭДО Контур.Диадок и Корус.Сфера;
  • возможности интеграции с 1С и другими информационными системами;
  • возможность дорабатывать систему под потребности компании.

В результате были автоматизированы следующие процессы, о чем мы уже рассказывали на Directum Awards:

К работе в системе подключили всех сотрудников центрального офиса. Также была реализована интеграция с системами 1С, Контур.Диадок, Корус.Сфера и ЭКОМ.

Следующим этапом цифровизации ООО «Табер Трейд» стала разгрузка бухгалтерии от бумажной волокиты с помощью искусственного интеллекта.

Задачи проекта

  • распознавание бумажных счетов на оплату;
  • распознавание неформализованных счетов на оплату из сервиса Контур.Диалок;
  • интеграция с Контур.Диадок по отказам, разные маршруты обработки для формализованных и неформализованных документов;
  • интеграция с 1С по фактам оплаты счетов.

Внедрить ИИ за полгода

Проект под руководством специалистов «Центра внедрения документооборота» (ЦВД) стартовал в апреле 2020 года и продлился 6 месяцев.

Специалисты ЦВД и Directum обучали систему распознавать реквизиты в счетах на реальных примерах документов.

По оценкам ИТ-специалистов, сервисы Directum Ario в сети «Подружка» показали отличные результаты. Полнота извлечения данных из счетов на оплату составила 90%, а классификация реквизитов — 95%. Показатели превысили плановые значения: 70% и 80% соответственно.

В октябре тестирование успешно завершилось, и решение стали использовать все подразделения сети «Подружка».

Результаты проекта: как это работает

Теперь все входящие счета обрабатываются с минимальным участием человека:

  • Документы поступают в компанию через сервисы обмена электронными документами или в бумажном виде (Почта России, курьерская доставка и т.д.).
  • Скан-копии и электронные оригиналы отправляются на специализированный email-адрес, с которого перенаправляются в Directum Ario.
  • Интеллектуальные сервисы извлекают основные реквизиты счёта, в том числе его табличную часть с номенклатурой. Данные распознаются даже тогда, когда в PDF нет текстового слоя.
  • В системе Directum создаётся и заполняется карточка документа. Она отправляется на согласование сотрудникам, которые определяются автоматически — в зависимости от извлечённых данных. На построение маршрута влияют наименование организации-контрагента, сумма в счёте и другие параметры, указанные в карточке.


 

Чтобы упростить создание платёжных поручений и получение статуса оплаты по конкретному счёту, Directum Ario интегрировали с 1С. Теперь операции можно выполнить, не переключаясь между окнами разных систем.

Мнение и планы

«Самый важный результат — ускорилась обработка документов, у бухгалтеров появилось время для других задач, — добавляет Александр Василюк. — Цифровизация процессов с помощью ИИ помогла избавиться от согласования и подписания счетов в бумажном виде. Все руководители ЦФО теперь могут работать с документами удалённо. Им не нужно обязательно присутствовать в офисе, что особенно актуально сегодня — в разгар пандемии».

В ближайшее время в сети магазинов «Подружка» планируют опробовать Directum Ario в работе с другими видами документов. На очереди интеллектуальная обработка актов и сертификатов, а также цифровизация управления договорами и других процессов.

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (7)

Павел Кутявин

Добрый день! Спасибо за интересный материал. Очень интересно читать о проектах внедрения, автоматизирующих процессы при помощи новых интеллектуальных сервисов, но появились некоторые уточняющие вопросы.
Насколько мне известно, Directum Ario достаточно хорошо справляется с распознаванием документов. Отсюда вытекает вопрос - почему был так низко оценен плановый процент извлечённых данных - 75% данных из счетов на оплату и 80% на классификацию реквизитов? И если для этого были объективные причины, то как в итоге удалось выйти на столь высокий процент по данным показателям?

Евгений Романчук

Павел, здравствуйте!

Документы из первоначально предоставленного пакета обучения были не идеального качества. А также, количество подвидов счетов было довольно большое, что накладывало свои сложности в корректности классификации, особенно счетов, которые имеют сходство по структуре с Актами и Доп. Соглашениями.

Выйти на такие показатели классификации и извлечение фактов удалось за счет выделения некоторых подвидов документов в отдельные классы, что позволило их классифицировать и извлекать факты отдельно.

Павел Кутявин

Евгений, понятно, спасибо за ответ! 

Юлия Орлова

Добрый день! Спасибо, что делитесь опытом. 90% и 95% корректно извлеченных данных просто потрясающие результаты! Подскажите, какое количество документов было использовано для обучения сервисов? Также интересно подробнее узнать про табличную часть счета: номенклатура извлекается как текст? или же ведется какой-то справочник в системе? 

Евгений Романчук

Юлия, добрый день! 

Обучение классификаторов проводилось на пакете документов из чуть более 1000 счетов, плюс дополнительно по 300 документов ДС и Актов и Заявок на перевозку в качестве дополнительных классов (по ним в данный момент производится только классификация).

Что касается извлечения фактов, были написаны правила, обучаемая модель не использовалась в данном кейсе.

Т.к. в компании не ведется полноценно справочник номенклатуры и необходимости на данный момент в этом нет, данные по номенклатуре из документов извлекаются и хранятся просто в строковом поле.

Василий Лукин

Добрый день. Хотел уточнить один момент по процессу  "В системе Directum создаётся и заполняется карточка документа. Она отправляется на согласование сотрудникам, которые определяются автоматически — в зависимости от извлечённых данных".

1. Речь идет о процессе верификации распознанных данных? Или все же этот этап пропускается и документ идет непосредственно на согласование?

2. Для определения ответственных используется дополнительный справочник с критериями соответствия?

3. Проверяется ли системой равенство суммы позиций в номенклатуре итоговой сумме по документу? Помимо НОР и суммы, какие еще параметры влияют на определение маршрута?

Евгений Романчук

Василий, добрый день!

1. Верификация карточки документа на полноту и корректность заполнения извлеченными данными производится на одной из первых этапов ТМ согласования.

2. Ответственный определяется по контрагенту извлеченному из документа. В справочнике организаций есть соответствующие поле для закрепления ответственных за контрагентом. Если контрагент не был извлечен или не задан ответственный, то ответственным становится автор документа. Автор документа вычисляется автоматически на основе емейла отправителя или из ответственных по системе обмена.

3. Да, производится автоматическая сверка сумм по номенклатуре и итоговой суммы, в случае не совпадения сумма подсвечивается красным цветом.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий