Цифровизация договорного процесса в ООО "Газпром добыча Надым"

4000

пользователей

6

подразделений кураторов договоров

9

подразделений, ответственных за согласование

Следующий проект

О компании

ООО «Газпром добыча Надым» - дочернее предприятие ПАО «Газпром». Деятельность компании направлена на добычу и подготовку к транспортировке газа и газового конденсата. Первое газодобывающее предприятие на севере Западной Сибири. По объемам поставок ООО «Газпром добыча Надым» входит в число лидеров отрасли. Предприятие содержит 13 газовых промыслов и 14 филиалов.


 

О проекте

Цели и задачи проекта

В 2019 году в Directum были автоматизированы делопроизводственные процессы предприятия (заявка по проекту на Awards 2019). Но договорная деятельность велась в старой системе LanDocs. Поэтому в 2020 году стартовал новый проект, целями которого были:

  • заменить в договорных процессах морально устаревшую СЭД;
  • повысить удобство работы пользователей за счет автоматизации рутинных операций в срезе закупочной и договорной деятельности.

Проект получился не менее масштабным, чем первый. Необходимо было охватить:

  • оформление и согласование заявок на включение в план закупок;
  • проведение закупочных процедур;
  • заключение договоров по результатам конкурентных и неконкурентных закупок;
  • заключение дополнительных соглашений и агентских поручений к договорам;
  • заключение соглашений по нефинансовым сделкам;
  • закрытие работ по исполненным договорам;
  • создание, учет и согласование счетов на оплату по разовым сделкам;
  • согласование соглашений между филиалами;
  • согласование типовых форм договоров;
  • заключение доходных договоров.

Внимания заслуживает каждый автоматизированный процесс, но остановимся подробнее на включении заявок в план закупок и последующей договорной работе в системе Directum.

Кто ключевой бизнес-заказчик и на какие подразделения влияет проект?

Все подразделения и филиалы предприятия работают с договорами, поэтому проект повлиял на деятельность компании целиком, охватив 6 подразделений-кураторов договоров и 9 подразделений, ответственных за их согласование.

Оптимизация работы с договорными документами

К автоматизации подошли комплексно. В начале проекта проанализировали текущие автоматизированные процессы и выявили точки улучшения.

В старой системе работа с договорными документами рассматривалась как один процесс. Но в ходе анализа выяснили, что существует несколько видов договорных документов с разным жизненным циклом. Цикл может начинаться с закупки и отличаться в зависимости от ее вида и вида договора. Старый подход затруднял работу пользователей, потому что не учитывал отличия в процессах.

В контексте согласования договоров старая система выполняла роль электронной почты. Сотрудники заносили в нее документы и вручную выбирали согласующих, самостоятельно контролировали их ответы и перенаправляли документы следующим согласующим. В ходе согласования приходилось вручную готовить множество дополнительных документов, например служебных записок.

Сотрудник создает заявку в справочнике «Заявки в план».


 

При необходимости заявку можно отправить на предварительное согласование в филиале, службе или отделе. При старте основного согласования согласующие подразделения выбираются автоматически и не могут изменяться пользователем:


 

Если у одного из дополнительных согласующих возникли замечания к заявке, сотрудник получает об этом уведомление. Так у него есть возможность исправить замечание без ожидания остальных. Это позволяет ускорить процесс согласования документов.

После включения заявки в план сотрудник создает карточку закупки.


 

Отправить закупку на проведение процедуры можно по кнопке из карточки. В рамках процедуры сотрудник собирает заявки участников и заносит их данные с помощью сценария «Загрузка данных участников закупки».

Для заключения договорного документа по закупке в карточку добавлена специальная кнопка. При создании договора поля частично заполняются данными закупки и заявки, а документы автоматически привязываются к договору.


 

По ссылке «Калькулятор» открывается диалоговое окно для заполнения сумм и автоматического расчета размера НДС и суммы без НДС по формулам.

После согласования договорные документы отправляются на подписание в электронной или бумажной форме. В случае, если договор подписывается в электронном виде на площадке, регистратор проставляет малые штампы на электронный договор документ по специальной кнопке. При этом последняя версия документа преобразовывается в формат PDF и на каждую страницу документа проставляется штамп проверки.

 

 

Результаты

В ходе проекта создано 7 типовых маршрутов согласно регламентам предприятия, а также создано и доработано 8 справочников.

Перевод закупочных и договорных процессов в Directum позволяет сотрудникам:

  • тратить меньше времени на занесение информации в систему: карточки автоматически заполняются данными из связанных объектов;
  • согласовывать документы только с нужными специалистами и не запутываться в тонкостях регламентов согласования. Для отправки документа достаточно нажать одну кнопку. В зависимости от параметров документа система определит согласующих и организует последовательно-параллельное согласование с ними;
  • не пропускать сроки выполнения процедур по закупкам и договорам. Это минимизирует риски при исполнении обязательств и сохранит репутацию предприятия;
  • не создавать вручную дополнительные документы, необходимые для согласования. В рамках проекта реализована новая функциональность, которой не был в старой СЭД. Теперь служебные записки создаются автоматически на основе типовых форм;
  • быть в курсе актуальных этапов работ по заявкам и закупкам благодаря статусам и своевременным уведомлениям.

Значимые эффекты автоматизации:

  • минимизируются риски несоблюдения сроков при исполнении обязательств, это положительно влияет на репутацию предприятия;
  • ускорился процесс обработки заявок на включение в план закупок за счет четкой формализации маршрутов;
  • работа с договорными документами разбилась на несколько процессов – каждый со своим жизненным циклом. В результате действия сотрудников упростились, а компания получила корректный электронный архив документов;
  • стала гибкой настройка регламента согласования: администратор может вносить в неё изменения без программирования;
  • повысилась контролируемость процесса обработки заявок и ведения договорной деятельности, а показатели сроков заключения договоров контролируются на высшем уровне компании.

К особенностям проекта также стоит отнести ограничения, которые наложила пандемия. Проектирование, настройка и тестовая эксплуатация велись полностью в удаленном формате. И только опытно-промышленная эксплуатация проходила уже на территории предприятия, что никак не повлияло на итоговые результаты проекта.

Отзывы о проекте

Какой видимый эффект от внедрения заметен уже сейчас?

В первую очередь, это уменьшение трудозатрат сотрудников. Самый важный результат нашей работы – это обратная связь от непосредственных пользователей продукта, он им нравится. Мы хотели сделать процессы «умными» – чтобы система выступала в роли помощника, а не надзирателя. Я уже 10 лет занимаюсь внедрением разных программных продуктов и считаю, что человек создает систему для себя, чтобы она адаптировалась под его задачи и потребности, а не наоборот – чтобы пользователи пытались подстроиться под нее. Здесь это получилось. Из видимых результатов можно выделить экономию времени сотрудников и получение удовольствия от взаимодействия с системой. Сотрудникам комфортно с ней работать.

Предыдущая система была «слишком гибкой» – движение документов в ней регулировалось внутренними регламентами, написанными на бумаге, что приводило к большим трудозатратам для контроля за правильностью выполнения сотрудниками всех установленных норм. Порядок движения документов и взаимодействие сотрудников были определены административным ресурсом. В систему Directum мы «зашили» наши регламенты, и она подсказывает исполнителям, каким путем надо идти.

Понятно, что людям нужно время, чтобы привыкнуть к новому, некоторые пока еще не освоились и применяют старые логические приемы в общении с системой. Но мы постепенно прививаем культуру взаимодействия с ней, показываем, что она сама может подсказывать следующие шаги, что она помогает в работе.

За 3 месяца опытно-промышленной эксплуатации постепенно внедряли в умы, что в систему Directum заложены определенные знания и логика наших процессов. Сотрудники видят в ней помощника и отзываются с благодарностью, говорят, что работать стало действительно удобно. Самое главное – это прозрачность и гибкость.

Сейчас мы работаем над гибкостью, потому что бизнес-процессы могут меняться. Благодаря разработчикам вместе мы сделали настраиваемую платформу, которая позволяет оперативно учитывать наши пожелания. Реализация всех наших планов в системе еще в процессе, но я думаю, что у нее есть хорошее будущее.

У нас 14 филиалов, у каждого своя структура, свои правила взаимодействия и специфика. Мы пытались, чтобы система всем подошла, но с первого подхода не удалось охватить потребности всех заказчиков. Остались некоторые участки, которые разрешаются на очень узком уровне. Такие тонкие моменты в систему пока еще не занесены, но мы перенесли в неё уже 90% наших регламентов. Сейчас приводим ее в то состояние, чтобы все пожелания исполнителей были учтены. И это возможно благодаря ее гибкости.

Автоматизация каких процессов является для вас самой значимой?

В этом эксперименте мы с командой попытались объединить разрозненные процессы и «подружить» их между собой. И сейчас я вижу, что «дружба» состоялась: один процесс плавно переходит в другой. Есть некоторые нюансы, которые надо дорабатывать в будущем. Но та концепция, которая была поставлена – беспрерывное движение информации из одного сектора в другой и минимизация человеческих трудозатрат – все удалось реализовать. Теперь на работу вдвойне приятно идти.

Как вы оцениваете, соответствует ли ожиданиям этот проект оптимизации процессов?

Аппетит приходит во время еды: когда я увидел возможности разработчиков и их потенциал, то рискнул реализовать наши задачи в ЭДО. Поначалу казалось, что это невозможно, но с помощью разработчиков и консультантов все получилось. Проект получился в 2-3 раза крупнее, чем я планировал, и сейчас мы занимаемся его развитием.

Какие особенности и принципы организации проекта внедрения помогли достигнуть результатов в сроки?

Я благодарен команде, которая работала с нами. Проект реализовывали во время пандемии, и его ход был нестандартным, отличался от предыдущего – автоматизации общего документооборота. Приятно, что команда все равно была с нами, просто по другую сторону монитора. Такие ограничения открыли нам больше возможностей. Мы смогли спроектировать такой интересный продукт даже без очного присутствия исполнителя. Ближе познакомились с возможностями XXI века: исследование и проектирование проходило через Zoom, схемы процессов выстраивались в нотации BPMN. Для меня это был очень приятный опыт, который позже удалось применить. В результате приобрел полезные знания, работая в команде.

Это был не просто очередной проект, который надо внедрить, а нетривиальный участок жизни, во время которого я познакомился с интересными людьми, которые многому меня научили.

Как относятся к изменениям пользователи, в том числе топ-менеджмент?

В 2019-2020 договорные документы согласовывались в исторической системе, получалось, что мы использовали два продукта, и только сейчас все топ-менеджеры начали смотреть в сторону Directum. Пока еще не поступало ни одного отрицательного отзыва о системе. Может, поначалу было непривычно работать в новом пространстве. Но мы постарались сделать систему максимально удобной. Договорной блок выстроен по той же логике и из тех же частей, что и общий документооборот на прошлом проекте, чтобы подход к работе с документами был одинаковым.

Уже 80-90% документов переведено в электронный вид. Если говорить о работниках среднего звена, то все они работают с электронными документами.

Руководители высшего звена вынуждены еще частично обрабатывать информацию с бумажных носителей. Специфика и объем документов, с которыми они работают, пока не позволяют полностью избавиться от бумаги. Документы рассматриваются в ЭДО, но не все из них можно подписать в электронном виде. В том числе, потому что не все контрагенты сейчас к этому готовы. Пока ориентируемся на те условия, в которых живет рынок. Но мы над этим работаем.

 

Номинация: Проект года
Утверждено

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (2)

Айрат, ознакомился с описанием проекта - заинтересовал.
Появились вопросы:

1) В "результатах" указано, что в зависимости от параметров документа система сама определяет согласующих. Хочу уточнить: какие параметры используются для определения согласующих? Напрашиваются: тип документа, сумма, типовой/нетиповой - но, возможно, какие-то более интересные комбинации использовали?

И если использовалось большое количество параметров, то, конечно, встает вопрос: на сколько гибкий инструмент у администратора для настройки подбора согласующих в зависимости от параметров договора? (есть какой-то справочник-матрица?)

2) Проект охватывал процессы закупочной деятельности. В карточках документов вводится довольно много финансовой информации. Логичной была бы настройка передачи этих данных в учетную систему, однако в описании об интеграции не упоминается. Такая задача не ставилась?

Айрат Сибгатуллин

Константин

"Матрица согласования" - это, наверное, одна из ключевых сущностей в данном проекте. Она формализует порядок согласования не только договоров, но и разрешений на заключение договоров, заявок на включение в план закупок. Проектирование матрицы оказалось непростым, творческим процессом. В итоге получился не один "справочник-матрица", а несколько: "Правила добавления согласующих", "Правила исключения согласующих", "Настройка доступа и согласования договорных документов в подразделении" и др.

Кроме очевидных параметров как вид договорного документа (договор, доп. соглашение, агентский договор, счет на оплату, нефинансовое соглашение), доходный/расходный, сумма, типовой/нетиповой, матрица определяет состав согласующих в зависимости от следующих факторов: проходил ли договор процедуру конкурентной/неконкурентной закупки, к какой категории относится (отдельно выделены виды аренды, благотворительность и займы, виды нефинансовых соглашений).

Как видите, "под капотом" заложена сложная логика, но для конечного пользователя это выглядит как магия и волшебство: нажимаешь одну кнопку и умная система сама всё делает. Наверно, лучше самого заказчика и конечных пользователей результат никто не оценит. Интервью заказчика можно почитать на vc.ru

Касательно учетной системы и интеграций - это следующий шаг на развитие. Если вы ознакомились с интервью выше, то заказчик делает упор на "беспрерывное движение информации из одного сектора в другой и минимизацию человеческих трудозатрат". Данным проектом закрыт ключевой сектор по подготовке к закупке и заключению договорных документов. Следующий сектор - это взаимодействие с внешними контрагентами через электронно-торговые площадки и корпоративными учетными информационно-управляющими системами. С ними будет выстраиваться двустороннее интеграционное взаимодействие.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий