Цифровизация договорного процесса в ООО "Газпром добыча Надым"

4000

пользователей

6

подразделений кураторов договоров

9

подразделений, ответственных за согласование

О компании

ООО «Газпром добыча Надым» - дочернее предприятие ПАО «Газпром». Деятельность компании направлена на добычу и подготовку к транспортировке газа и газового конденсата. Первое газодобывающее предприятие на севере Западной Сибири. По объемам поставок ООО «Газпром добыча Надым» входит в число лидеров отрасли. Предприятие содержит 13 газовых промыслов и 14 филиалов.


 

О проекте

Цели и задачи проекта

В 2019 году в Directum были автоматизированы делопроизводственные процессы предприятия (заявка по проекту на Awards 2019). Но договорная деятельность велась в старой системе LanDocs. Поэтому в 2020 году стартовал новый проект, целями которого были:

  • заменить в договорных процессах морально устаревшую СЭД;
  • повысить удобство работы пользователей за счет автоматизации рутинных операций в срезе закупочной и договорной деятельности.

Проект получился не менее масштабным, чем первый. Необходимо было охватить:

  • оформление и согласование заявок на включение в план закупок;
  • проведение закупочных процедур;
  • заключение договоров по результатам конкурентных и неконкурентных закупок;
  • заключение дополнительных соглашений и агентских поручений к договорам;
  • заключение соглашений по нефинансовым сделкам;
  • закрытие работ по исполненным договорам;
  • создание, учет и согласование счетов на оплату по разовым сделкам;
  • согласование соглашений между филиалами;
  • согласование типовых форм договоров;
  • заключение доходных договоров.

Внимания заслуживает каждый автоматизированный процесс, но остановимся подробнее на включении заявок в план закупок и последующей договорной работе в системе Directum.

Кто ключевой бизнес-заказчик и на какие подразделения влияет проект?

Все подразделения и филиалы предприятия работают с договорами, поэтому проект повлиял на деятельность компании целиком, охватив 6 подразделений-кураторов договоров и 9 подразделений, ответственных за их согласование.

Оптимизация работы с договорными документами

К автоматизации подошли комплексно. В начале проекта проанализировали текущие автоматизированные процессы и выявили точки улучшения.

В старой системе работа с договорными документами рассматривалась как один процесс. Но в ходе анализа выяснили, что существует несколько видов договорных документов с разным жизненным циклом. Цикл может начинаться с закупки и отличаться в зависимости от ее вида и вида договора. Старый подход затруднял работу пользователей, потому что не учитывал отличия в процессах.

В контексте согласования договоров старая система выполняла роль электронной почты. Сотрудники заносили в нее документы и вручную выбирали согласующих, самостоятельно контролировали их ответы и перенаправляли документы следующим согласующим. В ходе согласования приходилось вручную готовить множество дополнительных документов, например служебных записок.

Сотрудник создает заявку в справочнике «Заявки в план».


 

При необходимости заявку можно отправить на предварительное согласование в филиале, службе или отделе. При старте основного согласования согласующие подразделения выбираются автоматически и не могут изменяться пользователем:


 

Если у одного из дополнительных согласующих возникли замечания к заявке, сотрудник получает об этом уведомление. Так у него есть возможность исправить замечание без ожидания остальных. Это позволяет ускорить процесс согласования документов.

После включения заявки в план сотрудник создает карточку закупки.


 

Отправить закупку на проведение процедуры можно по кнопке из карточки. В рамках процедуры сотрудник собирает заявки участников и заносит их данные с помощью сценария «Загрузка данных участников закупки».

Для заключения договорного документа по закупке в карточку добавлена специальная кнопка. При создании договора поля частично заполняются данными закупки и заявки, а документы автоматически привязываются к договору.


 

По ссылке «Калькулятор» открывается диалоговое окно для заполнения сумм и автоматического расчета размера НДС и суммы без НДС по формулам.

После согласования договорные документы отправляются на подписание в электронной или бумажной форме. В случае, если договор подписывается в электронном виде на площадке, регистратор проставляет малые штампы на электронный договор документ по специальной кнопке. При этом последняя версия документа преобразовывается в формат PDF и на каждую страницу документа проставляется штамп проверки.

 

 

Результаты

В ходе проекта создано 7 типовых маршрутов согласно регламентам предприятия, а также создано и доработано 8 справочников.

Перевод закупочных и договорных процессов в Directum позволяет сотрудникам:

  • тратить меньше времени на занесение информации в систему: карточки автоматически заполняются данными из связанных объектов;
  • согласовывать документы только с нужными специалистами и не запутываться в тонкостях регламентов согласования. Для отправки документа достаточно нажать одну кнопку. В зависимости от параметров документа система определит согласующих и организует последовательно-параллельное согласование с ними;
  • не пропускать сроки выполнения процедур по закупкам и договорам. Это минимизирует риски при исполнении обязательств и сохранит репутацию предприятия;
  • не создавать вручную дополнительные документы, необходимые для согласования. В рамках проекта реализована новая функциональность, которой не был в старой СЭД. Теперь служебные записки создаются автоматически на основе типовых форм;
  • быть в курсе актуальных этапов работ по заявкам и закупкам благодаря статусам и своевременным уведомлениям.

Значимые эффекты автоматизации:

  • минимизируются риски несоблюдения сроков при исполнении обязательств, это положительно влияет на репутацию предприятия;
  • ускорился процесс обработки заявок на включение в план закупок за счет четкой формализации маршрутов;
  • работа с договорными документами разбилась на несколько процессов – каждый со своим жизненным циклом. В результате действия сотрудников упростились, а компания получила корректный электронный архив документов;
  • стала гибкой настройка регламента согласования: администратор может вносить в неё изменения без программирования;
  • повысилась контролируемость процесса обработки заявок и ведения договорной деятельности, а показатели сроков заключения договоров контролируются на высшем уровне компании.

К особенностям проекта также стоит отнести ограничения, которые наложила пандемия. Проектирование, настройка и тестовая эксплуатация велись полностью в удаленном формате. И только опытно-промышленная эксплуатация проходила уже на территории предприятия, что никак не повлияло на итоговые результаты проекта.

Отзывы о проекте

Какой видимый эффект от внедрения заметен уже сейчас?

В первую очередь, это уменьшение трудозатрат сотрудников. Самый важный результат нашей работы – это обратная связь от непосредственных пользователей продукта, он им нравится. Мы хотели сделать процессы «умными» – чтобы система выступала в роли помощника, а не надзирателя. Я уже 10 лет занимаюсь внедрением разных программных продуктов и считаю, что человек создает систему для себя, чтобы она адаптировалась под его задачи и потребности, а не наоборот – чтобы пользователи пытались подстроиться под нее. Здесь это получилось. Из видимых результатов можно выделить экономию времени сотрудников и получение удовольствия от взаимодействия с системой. Сотрудникам комфортно с ней работать.

Предыдущая система была «слишком гибкой» – движение документов в ней регулировалось внутренними регламентами, написанными на бумаге, что приводило к большим трудозатратам для контроля за правильностью выполнения сотрудниками всех установленных норм. Порядок движения документов и взаимодействие сотрудников были определены административным ресурсом. В систему Directum мы «зашили» наши регламенты, и она подсказывает исполнителям, каким путем надо идти.

Понятно, что людям нужно время, чтобы привыкнуть к новому, некоторые пока еще не освоились и применяют старые логические приемы в общении с системой. Но мы постепенно прививаем культуру взаимодействия с ней, показываем, что она сама может подсказывать следующие шаги, что она помогает в работе.

За 3 месяца опытно-промышленной эксплуатации постепенно внедряли в умы, что в систему Directum заложены определенные знания и логика наших процессов. Сотрудники видят в ней помощника и отзываются с благодарностью, говорят, что работать стало действительно удобно. Самое главное – это прозрачность и гибкость.

Сейчас мы работаем над гибкостью, потому что бизнес-процессы могут меняться. Благодаря разработчикам вместе мы сделали настраиваемую платформу, которая позволяет оперативно учитывать наши пожелания. Реализация всех наших планов в системе еще в процессе, но я думаю, что у нее есть хорошее будущее.

У нас 14 филиалов, у каждого своя структура, свои правила взаимодействия и специфика. Мы пытались, чтобы система всем подошла, но с первого подхода не удалось охватить потребности всех заказчиков. Остались некоторые участки, которые разрешаются на очень узком уровне. Такие тонкие моменты в систему пока еще не занесены, но мы перенесли в неё уже 90% наших регламентов. Сейчас приводим ее в то состояние, чтобы все пожелания исполнителей были учтены. И это возможно благодаря ее гибкости.

Автоматизация каких процессов является для вас самой значимой?

В этом эксперименте мы с командой попытались объединить разрозненные процессы и «подружить» их между собой. И сейчас я вижу, что «дружба» состоялась: один процесс плавно переходит в другой. Есть некоторые нюансы, которые надо дорабатывать в будущем. Но та концепция, которая была поставлена – беспрерывное движение информации из одного сектора в другой и минимизация человеческих трудозатрат – все удалось реализовать. Теперь на работу вдвойне приятно идти.

Как вы оцениваете, соответствует ли ожиданиям этот проект оптимизации процессов?

Аппетит приходит во время еды: когда я увидел возможности разработчиков и их потенциал, то рискнул реализовать наши задачи в ЭДО. Поначалу казалось, что это невозможно, но с помощью разработчиков и консультантов все получилось. Проект получился в 2-3 раза крупнее, чем я планировал, и сейчас мы занимаемся его развитием.

Какие особенности и принципы организации проекта внедрения помогли достигнуть результатов в сроки?

Я благодарен команде, которая работала с нами. Проект реализовывали во время пандемии, и его ход был нестандартным, отличался от предыдущего – автоматизации общего документооборота. Приятно, что команда все равно была с нами, просто по другую сторону монитора. Такие ограничения открыли нам больше возможностей. Мы смогли спроектировать такой интересный продукт даже без очного присутствия исполнителя. Ближе познакомились с возможностями XXI века: исследование и проектирование проходило через Zoom, схемы процессов выстраивались в нотации BPMN. Для меня это был очень приятный опыт, который позже удалось применить. В результате приобрел полезные знания, работая в команде.

Это был не просто очередной проект, который надо внедрить, а нетривиальный участок жизни, во время которого я познакомился с интересными людьми, которые многому меня научили.

Как относятся к изменениям пользователи, в том числе топ-менеджмент?

В 2019-2020 договорные документы согласовывались в исторической системе, получалось, что мы использовали два продукта, и только сейчас все топ-менеджеры начали смотреть в сторону Directum. Пока еще не поступало ни одного отрицательного отзыва о системе. Может, поначалу было непривычно работать в новом пространстве. Но мы постарались сделать систему максимально удобной. Договорной блок выстроен по той же логике и из тех же частей, что и общий документооборот на прошлом проекте, чтобы подход к работе с документами был одинаковым.

Уже 80-90% документов переведено в электронный вид. Если говорить о работниках среднего звена, то все они работают с электронными документами.

Руководители высшего звена вынуждены еще частично обрабатывать информацию с бумажных носителей. Специфика и объем документов, с которыми они работают, пока не позволяют полностью избавиться от бумаги. Документы рассматриваются в ЭДО, но не все из них можно подписать в электронном виде. В том числе, потому что не все контрагенты сейчас к этому готовы. Пока ориентируемся на те условия, в которых живет рынок. Но мы над этим работаем.

 

Номинация: Проект года
Утверждено

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (2)

Константин Красноперов

Айрат, ознакомился с описанием проекта - заинтересовал.
Появились вопросы:

1) В "результатах" указано, что в зависимости от параметров документа система сама определяет согласующих. Хочу уточнить: какие параметры используются для определения согласующих? Напрашиваются: тип документа, сумма, типовой/нетиповой - но, возможно, какие-то более интересные комбинации использовали?

И если использовалось большое количество параметров, то, конечно, встает вопрос: на сколько гибкий инструмент у администратора для настройки подбора согласующих в зависимости от параметров договора? (есть какой-то справочник-матрица?)

2) Проект охватывал процессы закупочной деятельности. В карточках документов вводится довольно много финансовой информации. Логичной была бы настройка передачи этих данных в учетную систему, однако в описании об интеграции не упоминается. Такая задача не ставилась?

Айрат Сибгатуллин

Константин

"Матрица согласования" - это, наверное, одна из ключевых сущностей в данном проекте. Она формализует порядок согласования не только договоров, но и разрешений на заключение договоров, заявок на включение в план закупок. Проектирование матрицы оказалось непростым, творческим процессом. В итоге получился не один "справочник-матрица", а несколько: "Правила добавления согласующих", "Правила исключения согласующих", "Настройка доступа и согласования договорных документов в подразделении" и др.

Кроме очевидных параметров как вид договорного документа (договор, доп. соглашение, агентский договор, счет на оплату, нефинансовое соглашение), доходный/расходный, сумма, типовой/нетиповой, матрица определяет состав согласующих в зависимости от следующих факторов: проходил ли договор процедуру конкурентной/неконкурентной закупки, к какой категории относится (отдельно выделены виды аренды, благотворительность и займы, виды нефинансовых соглашений).

Как видите, "под капотом" заложена сложная логика, но для конечного пользователя это выглядит как магия и волшебство: нажимаешь одну кнопку и умная система сама всё делает. Наверно, лучше самого заказчика и конечных пользователей результат никто не оценит. Интервью заказчика можно почитать на vc.ru

Касательно учетной системы и интеграций - это следующий шаг на развитие. Если вы ознакомились с интервью выше, то заказчик делает упор на "беспрерывное движение информации из одного сектора в другой и минимизацию человеческих трудозатрат". Данным проектом закрыт ключевой сектор по подготовке к закупке и заключению договорных документов. Следующий сектор - это взаимодействие с внешними контрагентами через электронно-торговые площадки и корпоративными учетными информационно-управляющими системами. С ними будет выстраиваться двустороннее интеграционное взаимодействие.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий
Directum Awards 2024
Какой проект лучше?
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Directum Awards 2024
Спасибо за активность!
Ваш голос принят