Интеграция DIRECTUM с сервисами служб экспресс-доставки DHL и PonyExpress

670

пользователей, охваченных автоматизацией по проекту

25%

экономия времени пользователей

5200

отправок, создающихся в системе в год

4

специалиста команда проекта

Следующий проект

О компании

Nokian Tyres производит инновационные легковые шины, шины для коммерческого и грузового транспорта, а также индустриальные шины для тяжелой техники. Nokian Tyres — это единственный в мире производитель шин, который уделяет особое внимание продуктам и услугам для безопасности дорожного движения в сложных климатических условиях. Ключевыми рынками для Nokian Tyres являются регионы, которые предъявляют повышенные требования к шинам из-за снежной зимы, неустойчивых температур, большого количества осадков, капризной и изменчивой погоды. В своей работе Nokian Tyres следует своим главным принципам – безопасности и экологичности от этапа разработки и процесса производства шины до её утилизации.

В 2020 г. чистые продажи компании Nokian Tyres составили 1,3 млрд евро, а количество сотрудников — более 4600 человек. Акции Nokian Tyres plc котируются на бирже NASDAQ Helsinki.

С 2010 года компания Nokian Tyres использует систему Directum. В рамках внедрения и развития Directum специалистами компании Avis Expert были автоматизированы порядка 140 процессов, среди них: Договорная работа (Awards 2013), Претензионно-исковая работа (Awards 2014), финансовый архив и обмен юридически-значимыми документами с контрагентами (Awards 2016, Awards 2014), работа с внутренними нормативными документами, управление доверенностями, премии и поощрения сотрудников компании, инвестиционные предложения, тендерная работа и т.д.). Также были настроены интеграции DIRECTUM с ERP-системой Oracle E-Business Suite, платформой электронной коммерции Hybris, 1C, DMT, системами обмена Synerdocs и Diadoc, веб-сервисом Контур.Фокус.

Таким образом, фактически все документы компании создаются и обрабатываются в ECM-системе, а сама система тесно интегрирована в единое информационное пространство компании.

Описание проекта

В прошедшем году система также развивалась, в частности получил развитие один из наиболее активно используемых модулей «Работа с корреспонденцией», который предназначен для обработки всей входящей и исходящей корреспонденции компании.

Ежегодная процедура по минимизации совокупной стоимости владения показала, что существующий регламент по отправке документов через курьерские службы может быть выстроен более эффективно.

Как выглядела работа изначально

  • Пользователь создает и согласовывает отправление в DIRECTUM, передает пакет документов на ресепшн для дальнейшей отправки
  • Секретарь оформляет отправку в личный кабинет (далее ЛК) логистического оператора, вручную дублируя данные из DIRECTUM

  • В ЛК формируется накладная, секретарь ее печатает, номер накладной вносит в карточку отправки в DIRECTUM
  • После передачи пакета курьеру, секретарь вручную отмечает статус и вносит стоимость отправки в DIRECTUM.

Nokian Tyres сотрудничает с курьерскими службами DHL и Pony Express. Оба сервиса имеют собственный API, позволяющий настраивать взаимодействие внешних систем с личными кабинетами.  Стало понятно, что разработка коннектора к сервисам курьерских служб позволит заметно оптимизировать работу сотрудников ресепшн.

Как стал выглядеть процесс в итоге

  • Пользователь регистрирует и согласовывает отправку в DIRECTUM, передает пакет документов для отправки на ресепшн
  • Секретарь по кнопке из DIRECTUM создает заказ DHL/Pony Express, все данные из отправки автоматически переносятся в ЛК логистического оператора.

  • Автоматически создается накладная и привязывается к записи отправки в DIRECTUM, которую секретарю остается только распечатать


 

  • После того как курьер фактически забирает пакет, статус отправки, ее стоимость, а также информация о получателе автоматически обновляется в карточке отправления в DIRECTUM. 

Из особенностей реализации можно отметить:

  • Создание заказов осуществляется в разрезе центров затрат и договоров с перевозчиками.
  • Настроена интеграция общих справочников: страны, населенные пункты, режимы доставки, типы упаковки. При этом хранение и обработка справочников заметно отличается в разрезе логистического оператора. 
  • У пользователей есть возможность при создании отправки указать дополнительные услуги, такие как: sms-информирование получателя/отправителя, вызов курьера к контрагенту.
  • Максимально учтены все необходимые параметры отправки: габариты груза, упаковка, вес, количество мест, декларируемая стоимость и т.д.

Результаты

Интеграция позволяет пользователям в интерфейсе DIRECTUM:

  • Рассчитывать предварительную стоимость доставки
  • Оформлять заказ на доставку с учетом центра затрат заказчика
  • Производить печать накладных из интерфейса системы
  • Отображать в системе актуальные статусы доставок и задавать соответствия статуса доставки статусу заказа

Так как ранее приходилось вручную дублировать информацию из DIRECTUM в личном кабинете логистических операторов, секретарь тратил примерно 2080 часов в год. Интеграция c личным кабинетом и сервисами служб экспресс-доставки позволила сэкономить время на обработку отправок на 25% (порядка 500 часов в год).

Синхронизация статусов отправления из личного кабинета позволяет отправителям самостоятельно, быстро и удобно отслеживать процесс отправления посылки или письма и формирования накладной. Также сокращается время от создания заявки пользователем до получения этой заявки службой DHL/Pony Express.

4
28
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Утверждено

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (4)

Михаил Касаткин

Интересный проект и реализация, видно, что проделана большая серьезная работа!

Из описания хотелось бы уточнить моменты по организации бизнес-процесса:

1. "Пользователь регистрирует и согласовывает отправку в DIRECTUM" - речь идет про "автора" исходящего письма?

2. Способ отправки "DHL" или "Pony Express" -  определяет "автор" или "Ресепшн"/"Секретарь"?

3. "Центр затрат" - это центр затрат "автора" или "Ресепшн"/"Секретарь"?

Михаил Касаткин: обновлено 24.02.2021 в 14:13
Наталия Рвачева

Михаил

1. Да, это автор. Инициатором отправки может быть любой сотрудник компании.  

2. Способ отправки определяет инициатор. У Секретаря есть возможность, при необходимости, его изменить. Обычно Pony Express для отправок по России, а DHL заграницу

3. Центр затрат определяется исходя из способа отправки и подразделения инициатора. 

Михаил Касаткин

Наталия, спасибо!

Проект интересный, поставленная задача не такая простая, как может показаться на первый взгляд. Хороший пример того, как надо работать, побольше бы таких..!

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий