Интеграция DIRECTUM с сервисами служб экспресс-доставки DHL и PonyExpress

О компании

Nokian Tyres производит инновационные легковые шины, шины для коммерческого и грузового транспорта, а также индустриальные шины для тяжелой техники. Nokian Tyres — это единственный в мире производитель шин, который уделяет особое внимание продуктам и услугам для безопасности дорожного движения в сложных климатических условиях. Ключевыми рынками для Nokian Tyres являются регионы, которые предъявляют повышенные требования к шинам из-за снежной зимы, неустойчивых температур, большого количества осадков, капризной и изменчивой погоды. В своей работе Nokian Tyres следует своим главным принципам – безопасности и экологичности от этапа разработки и процесса производства шины до её утилизации.

В 2020 г. чистые продажи компании Nokian Tyres составили 1,3 млрд евро, а количество сотрудников — более 4600 человек. Акции Nokian Tyres plc котируются на бирже NASDAQ Helsinki.

С 2010 года компания Nokian Tyres использует систему Directum. В рамках внедрения и развития Directum специалистами компании Avis Expert были автоматизированы порядка 140 процессов, среди них: Договорная работа (Awards 2013), Претензионно-исковая работа (Awards 2014), финансовый архив и обмен юридически-значимыми документами с контрагентами (Awards 2016, Awards 2014), работа с внутренними нормативными документами, управление доверенностями, премии и поощрения сотрудников компании, инвестиционные предложения, тендерная работа и т.д.). Также были настроены интеграции DIRECTUM с ERP-системой Oracle E-Business Suite, платформой электронной коммерции Hybris, 1C, DMT, системами обмена Synerdocs и Diadoc, веб-сервисом Контур.Фокус.

Таким образом, фактически все документы компании создаются и обрабатываются в ECM-системе, а сама система тесно интегрирована в единое информационное пространство компании.

Описание проекта

В прошедшем году система также развивалась, в частности получил развитие один из наиболее активно используемых модулей «Работа с корреспонденцией», который предназначен для обработки всей входящей и исходящей корреспонденции компании.

Ежегодная процедура по минимизации совокупной стоимости владения показала, что существующий регламент по отправке документов через курьерские службы может быть выстроен более эффективно.

Как выглядела работа изначально

• Пользователь создает и согласовывает отправление в DIRECTUM, передает пакет документов на ресепшн для дальнейшей отправки
• Секретарь оформляет отправку в личный кабинет (далее ЛК) логистического оператора, вручную дублируя данные из DIRECTUM

• В ЛК формируется накладная, секретарь ее печатает, номер накладной вносит в карточку отправки в DIRECTUM
• После передачи пакета курьеру, секретарь вручную отмечает статус и вносит стоимость отправки в DIRECTUM.

Nokian Tyres сотрудничает с курьерскими службами DHL и Pony Express. Оба сервиса имеют собственный API, позволяющий настраивать взаимодействие внешних систем с личными кабинетами.  Стало понятно, что разработка коннектора к сервисам курьерских служб позволит заметно оптимизировать работу сотрудников ресепшн.

Как стал выглядеть процесс в итоге

• Пользователь регистрирует и согласовывает отправку в DIRECTUM, передает пакет документов для отправки на ресепшн
• Секретарь по кнопке из DIRECTUM создает заказ DHL/Pony Express, все данные из отправки автоматически переносятся в ЛК логистического оператора.

• Автоматически создается накладная и привязывается к записи отправки в DIRECTUM, которую секретарю остается только распечатать

• После того как курьер фактически забирает пакет, статус отправки, ее стоимость, а также информация о получателе автоматически обновляется в карточке отправления в DIRECTUM. 

Из особенностей реализации можно отметить:

• Создание заказов осуществляется в разрезе центров затрат и договоров с перевозчиками.
• Настроена интеграция общих справочников: страны, населенные пункты, режимы доставки, типы упаковки. При этом хранение и обработка справочников заметно отличается в разрезе логистического оператора. 
• У пользователей есть возможность при создании отправки указать дополнительные услуги, такие как: sms-информирование получателя/отправителя, вызов курьера к контрагенту.
• Максимально учтены все необходимые параметры отправки: габариты груза, упаковка, вес, количество мест, декларируемая стоимость и т.д.

Результаты

Интеграция позволяет пользователям в интерфейсе DIRECTUM:

• Рассчитывать предварительную стоимость доставки
• Оформлять заказ на доставку с учетом центра затрат заказчика
• Производить печать накладных из интерфейса системы
• Отображать в системе актуальные статусы доставок и задавать соответствия статуса доставки статусу заказа

Так как ранее приходилось вручную дублировать информацию из DIRECTUM в личном кабинете логистических операторов, секретарь тратил примерно 2080 часов в год. Интеграция c личным кабинетом и сервисами служб экспресс-доставки позволила сэкономить время на обработку отправок на 25% (порядка 500 часов в год).

Синхронизация статусов отправления из личного кабинета позволяет отправителям самостоятельно, быстро и удобно отслеживать процесс отправления посылки или письма и формирования накладной. Также сокращается время от создания заявки пользователем до получения этой заявки службой DHL/Pony Express.