сокращение стоимости аутсорсинговых услуг
повышена эффективность оказания услуги
сотрудников
«Делойт» — международная сеть компаний, которая использует свои обширные отраслевые знания и многолетний опыт работы в различных сферах деятельности более чем в 150 странах мира.
«Делойт» — это бренд, объединяющий 312 тысяч высококлассных специалистов, приверженных идеям достижения совершенства в предоставлении профессиональных услуг своим клиентам в области аудита, управленческого и финансового консультирования, управления рисками, налогообложения и сопутствующих услуг.
«Делойт» в России является частью компании «Делойт» в Содружестве Независимых Государств (СНГ) и входит в «Делойт Туш Томацу Лимитед» (ДТТЛ), частную компанию с ответственностью участников в гарантированных ими пределах, зарегистрированную в соответствии с законодательством Великобритании. Офисы «Делойта», СНГ действуют в девяти странах СНГ, а также Грузии и Украине, в них работают более 3800 сотрудников.
«Делойт» верит, для того чтобы обеспечить процветание своих клиентов, компания должна сформировать у себя новый образ мышления, направленный на действие.
Основными целями проекта были:
Данные цели были достигнуты через реализацию следующих задач:
Разработка HR Portal была направлена на:
Ключевым бизнес-заказчиком является менеджмент Группы по предоставлению решений в области бизнес-процессов Департамента налогов и права.
Создание HR Portal было направлено на следующую фокус-группу клиентов: клиенты «Делойта», которым оказываются аутсорсинговые услуги по расчету заработной платы и HR-администрированию.
В качестве основы для проекта была необходима надежная отказоустойчивая платформа, соответствующая требованиям российского трудового законодательства и международным стандартам информационной безопасности.
Мультитенантная облачная архитектура системы позволяет использовать HR Portal сотням клиентов «Делойт» одновременно. Безопасность доступа гарантируется сквозной двухфакторной аутентификацией через ADFS и SMS-сообщение.
Возможности Directum RX по подписанию документов в бумажном и электронном виде с поддержкой всех типов электронных подписей (ЭП) обеспечивают компании «Делойт» гибкий клиентоориентированный подход при оказании услуг.
Средства интеграции с 1С исключают двойной ввод данных в системах, минимизируют ошибки и повышают комфорт пользователей.
Передача данных клиента для оказания аутсорсинговых услуг по кадровому администрированию и расчету заработной платы не была автоматизирована.
Типовой процесс сбора, передачи данных для оказания услуг и обработка данных «Делойта» выглядел следующим образом:
Клиент собирал данные для расчета заработной платы в конкретном месяце непосредственно с работников (например, даты предстоящих отпусков, которые необходимо перечислить в ближайший день выплаты заработной платы) и вручную вбивал данные в таблицу excel, после чего передавал таблицу команде «Делойта». При этом данные и документы работники могли предоставлять в различных форматах: бумажное заявление, скан заявления в формате pdf, документ в формате word, excel, таблица excel, сообщение/запрос по электронной почте и прочее — вариантов в рамках одной компании могло быть несколько.
После получения консолидированной таблицы консультанты «Делойта» забивали данные в 1с вручную или посредством автоматических загрузок (в зависимости от объема данных). В период закрытия заработной платы уточняющие вопросы также обсуждались по электронной почте, а дополнительные сведения могли поступать от разных контактных лиц клиента.
Реализация HR Portal была направлена в целом на улучшение процессов аутсорсинга и повышение удобства использования сервиса — в частности, HR Portal:
На каждого пользователя клиента в HR Portal создается учетная запись для его авторизации в системе.
В ходе эксплуатации HR Portal сотрудники клиентов самостоятельно вносят все необходимые данные по отсутствиям (отпуска, командировки), по авансовым отчетам и прочую необходимую информацию. В системе настроены автоматические контрольные процедуры, например, работник не может завершить планирование отпуска, пока не распределит все положенные ему дни. Линейные руководители согласовывают все изменения по отпускам, направления в командировку и подписывают приказы и авансовые отчеты — маршруты согласования настраиваются под конкретного клиента. Далее эта информация автоматически передается из HR Portal в 1С, где она обрабатывается специалистами «Делойта» в процессе ведения учета и расчета заработной платы.
*Юридическая значимость электронных документов поддерживается возможностями системы: Directum RX позволяет сформировать документ с отметкой о простой электронной подписи, а также выгрузить логирование по конкретному документу. «Делойт» в рамках оказания услуг аутсорсинга предоставляет соглашение с работником о простой электронной подписи и регламент электронного документооборота. При этом система дает возможность использования других видов электронных подписей.
Таким образом, HR Portal позволил исключить лишние шаги по сбору данных и формированию консолидированного файла для дальнейшей обработки.
Работник клиента
HR-команда и бухгалтерия
HR-директор и менеджмент
Сервисная команда «Делойта»
Реализация проекта проходила согласно Agile-подходу.
На первом этапе были выбраны наиболее три трудозатратных и объемных процесса среди наших клиентов — это отпуска, командировки и авансовые отчеты. После разработки функционала было проведено тестирование в части информационной безопасности, тестирование на проникновение и возможность взлома системы, работоспособности мультитенантной архитектуры (мультитенантность — возможность в рамках одного сервиса и на одной платформе оказывать услуги обособленно разным клиентам, при этом каждый клиент работает в рамках своего тенанта или инсталляции/личного кабинета), проверка интеграции с 1С не только в нашей инфраструктуре, но и в инфраструктуре клиента. Следующий этап — это пилотирование с клиентом, в ходе которого происходил сбор обратной связи, когда клиент уже работал непосредственно в системе. Затем этап тиражирования, когда «Делойт» подключает к HR Portal клиентов, и этап реализации следующего функционала.
На текущий момент реализованы следующие бизнес-процессы:
Видео о решении https://ru-ru.facebook.com/DeloitteCIS/videos/deloitte-hr-portal/264065585258296/
https://www.youtube.com/embed/N_74m2l_xPs
Процесс идентификации учетной записи при авторизации в HR Portal осуществляется с использованием двухфакторной аутентификации: логина ID и пароля, а также СМС-сообщения, которое приходит на мобильный телефон пользователя.
В данный момент ведутся следующие работы по развитию HR Portal:
Ø Личный кабинет
Ø Прием на работу
Ø Временная нетрудоспособность
Ø Работа в выходные и праздничные дни/сверхурочная работа
Также мы рассматриваем дополнительные модули по запросу клиентов.
Основная ценность проекта в том, что он позволяет повысить эффективность группы по оказанию услуг аутсорсинга, а также дает возможность реализовывать развитие линейки инновационных продуктов «Делойта». Удалось реализовать повестку развития инновационных продуктов -- создать одну систему под весь спектр особенностей разных клиентов «Делойта».
Внедрение HR Portal позволило:
Во время демонстраций HR Portal клиенты отмечают исключительно приятный интерфейс и удобство функционала, а возможность перевода документов в электронный вид существенно облегчает процессы и открывает перед компаниями новые возможности.
Один из клиентов отметил, что в данный момент «мало кто использует возможности электронного документооборота в трудовых отношениях — только крупные и прогрессивные компании; небольшому бизнесу проще внедрять ЭДО после накопления опыта другими участниками. А HR Portal в данном случае открывает возможности электронного документооборота в том числе и для компаний с небольшой численностью».
Павел Балашов, партнер Группы по предоставлению решений в области бизнес-процессов «Делойта» в СНГ:
«HR Portal на базе Directum RX может существенно снизить затраты на выбор ИТ-решения, которое позволит выполнить требования российского законодательства в части кадрового документооборота и трудовых отношений, электронного документооборота и управления персональными данными, обеспечит поддержку процессов клиента в связке с аутсорсингом, а интуитивно понятный интерфейс поможет пользователям быстро сориентироваться в его функциональности.
Мы планируем расширять возможности портала за счет добавления новых модулей, в частности, развития личного кабинета, где работники смогут заказывать справки и документы, оформлять пособия, просматривать расчетный листок, отправлять различные уведомления, передавать номер электронного больничного, оформлять сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни.
Мы будем развивать инициативу использования электронного документооборота как в части технического инструментария, так и в части нормативно-методологической поддержки, обеспечивая оптимальность бизнес-процессов и удобство сервиса для наших клиентов».
Подробнее о реализованной в ходе проекта услуге читайте на сайте "Делойт" https://www2.deloitte.com/ru/ru/pages/tax/solutions/hr-portal.html
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Комментарии (2)
Решение очень интересное. Пользователи и работают, и взаимодействуют друг с другом в одном месте, и не надо переключаться по нескольким системам. Переработка решения налицо сделала процесс проще и удобнее.
Наталья, по планам на будущее указаны ситуации, как оформление отсутствия на работе, заказ справок и т.д. Такие запросы не всегда удобно оформлять с компьютера. Например, в ситуации "загрипповал". Есть ли планы на работу портала с мобильных устройств?
Ксения, спасибо за интерес! Конечно, сейчас активно прорабатываем вопросы внедрения внутри с ИТ службой и планируем пользоваться, т.к. клиенты уже просят.