HR Portal - развитие линейки инновационных продуктов компании «Делойт»

на 15–20%

сокращение стоимости аутсорсинговых услуг

на порядок

повышена эффективность оказания услуги

3800

сотрудников

О компании

«Делойт» — международная сеть компаний, которая использует свои обширные отраслевые знания и многолетний опыт работы в различных сферах деятельности более чем в 150 странах мира.

«Делойт» — это бренд, объединяющий 312 тысяч высококлассных специалистов, приверженных идеям достижения совершенства в предоставлении профессиональных услуг своим клиентам в области аудита, управленческого и финансового консультирования, управления рисками, налогообложения и сопутствующих услуг.

«Делойт» в России является частью компании «Делойт» в Содружестве Независимых Государств (СНГ) и входит в «Делойт Туш Томацу Лимитед» (ДТТЛ), частную компанию с ответственностью участников в гарантированных ими пределах, зарегистрированную в соответствии с законодательством Великобритании. Офисы «Делойта», СНГ действуют в девяти странах СНГ, а также Грузии и Украине, в них работают более 3800 сотрудников.

«Делойт» верит, для того чтобы обеспечить процветание своих клиентов, компания должна сформировать у себя новый образ мышления, направленный на действие.

Цели и задачи проекта

Основными целями проекта были:

  • повышение эффективности процессов аутсорсинга;
  • повышение лояльности клиентов;
  • снижение затрат на оказание услуг аутсорсинга;
  • повышение прозрачности процессов.

Данные цели были достигнуты через реализацию следующих задач:

  1. Разработка HR Portal — инструмент эффективного взаимодействия между клиентом и «Делойтом», между работником и работодателем.
  2. Перевод кадровых документов в электронный вид путем придания им юридической значимости (юридически значимый электронный документооборот (ЮЗ ЭДО) — повышение эффективности процессов у клиента, снижение трудозатрат на подготовку кадровых документов. HR Portal помогает организовать электронное подписание документов с учетом требований ФЗ от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
  3. Оказание технологического сервиса — интеграция с 1С ЗУП, 1С БУХ, личный кабинет работника (заказ справок и документов, просмотр и уведомление об изменении персональных данных, просмотр расчетного листка и прочее).

Разработка HR Portal была направлена на:

  •     улучшение кадровых процессов у клиентов «Делойта»;
  •     снижение трудозатрат на сбор и передачу информации;
  •     снижение трудозатрат на ввод данных в 1С.

Ключевой бизнес-заказчик

Ключевым бизнес-заказчиком является менеджмент Группы по предоставлению решений в области бизнес-процессов Департамента налогов и права.

Создание HR Portal было направлено на следующую фокус-группу клиентов: клиенты «Делойта», которым оказываются аутсорсинговые услуги по расчету заработной платы и HR-администрированию.

Предпосылки и проектные решения

В качестве основы для проекта была необходима надежная отказоустойчивая платформа, соответствующая требованиям российского трудового законодательства и международным стандартам информационной безопасности.

Почему Directum RX

Мультитенантная облачная архитектура системы позволяет использовать HR Portal сотням клиентов «Делойт» одновременно. Безопасность доступа гарантируется сквозной двухфакторной аутентификацией через ADFS и SMS-сообщение.

Возможности Directum RX по подписанию документов в бумажном и электронном виде с поддержкой всех типов электронных подписей (ЭП) обеспечивают компании «Делойт» гибкий клиентоориентированный подход при оказании услуг.

Средства интеграции с 1С исключают двойной ввод данных в системах, минимизируют ошибки и повышают комфорт пользователей.

Как выглядел бизнес-процесс до внедрения

Передача данных клиента для оказания аутсорсинговых услуг по кадровому администрированию и расчету заработной платы не была автоматизирована.

Типовой процесс сбора, передачи данных для оказания услуг и обработка данных «Делойта» выглядел следующим образом:

Клиент собирал данные для расчета заработной платы в конкретном месяце непосредственно с работников (например, даты предстоящих отпусков, которые необходимо перечислить в ближайший день выплаты заработной платы) и вручную вбивал данные в таблицу excel, после чего передавал таблицу команде «Делойта». При этом данные и документы работники могли предоставлять в различных форматах: бумажное заявление, скан заявления в формате pdf, документ в формате word, excel, таблица excel, сообщение/запрос по электронной почте и прочее — вариантов в рамках одной компании могло быть несколько.

После получения консолидированной таблицы консультанты «Делойта» забивали данные в 1с вручную или посредством автоматических загрузок (в зависимости от объема данных). В период закрытия заработной платы уточняющие вопросы также обсуждались по электронной почте, а дополнительные сведения могли поступать от разных контактных лиц клиента.

Как выглядит бизнес-процесс после

Реализация HR Portal была направлена в целом на улучшение процессов аутсорсинга и повышение удобства использования сервиса — в частности, HR Portal:

  • позволяет автоматизировать процессы аутсорсинга, что, в свою очередь, способствует сокращению времени консультантов «Делойта» и позволяет предлагать услуги аутсорсинга по наиболее привлекательной цене;
  • предоставляет прямой доступ работникам клиентов «Делойта» к информации об их трудовой деятельности, возможности напрямую управлять отпусками и командировками, согласовывать документы, удобно запрашивать информацию и документы у провайдера услуг, подписывать их в электронном виде;
  • упрощает процесс взаимодействия и оформления кадровых документов как внутри компании, так и с «Делойтом». Основная ценность этого инструмента в том, что он позволяет повысить эффективность группы по оказанию услуг аутсорсинга, а также дает возможность реализовывать развитие линейки инновационных продуктов «Делойта».

На каждого пользователя клиента в HR Portal создается учетная запись для его авторизации в системе.

В ходе эксплуатации HR Portal сотрудники клиентов самостоятельно вносят все необходимые данные по отсутствиям (отпуска, командировки), по авансовым отчетам и прочую необходимую информацию. В системе настроены автоматические контрольные процедуры, например, работник не может завершить планирование отпуска, пока не распределит все положенные ему дни. Линейные руководители согласовывают все изменения по отпускам, направления в командировку и подписывают приказы и авансовые отчеты — маршруты согласования настраиваются под конкретного клиента. Далее эта информация автоматически передается из HR Portal в 1С, где она обрабатывается специалистами «Делойта» в процессе ведения учета и расчета заработной платы.

*Юридическая значимость электронных документов поддерживается возможностями системы: Directum RX позволяет сформировать документ с отметкой о простой электронной подписи, а также выгрузить логирование по конкретному документу. «Делойт» в рамках оказания услуг аутсорсинга предоставляет соглашение с работником о простой электронной подписи и регламент электронного документооборота. При этом система дает возможность использования других видов электронных подписей.

Таким образом, HR Portal позволил исключить лишние шаги по сбору данных и формированию консолидированного файла для дальнейшей обработки.

Deloitte HR Portal — это инструмент, который помогает разным заинтересованным лицам

Работник клиента

  • Удобно работать онлайн, формировать электронные документы и заявки, согласовывать их в режиме реального времени
  • Прозрачность полного соблюдения требований законодательства
  • Не требуется много времени на согласование документов (аванс, отпуск, командировка, служебная поездка)
  • Современное взаимодействие с коллегами из бухгалтерии и кадровой службой, в том числе — дистанционно

HR-команда и бухгалтерия

  • Актуальная информация о будущих и текущих случаях отсутствия сотрудников
  • Автоматизация рутинных кадровых и бухгалтерских операций
  • Минимизация ошибок, связанных с «человеческим фактором»
  • Возможность дистанционного взаимодействия с работниками

HR-директор и менеджмент

  • Снижение трудоемкости операций
  • Снижение затрат на хранение документов за счет внедрения электронного документооборота
  • Высвобождение времени за счет автоматизации рутинных операций, возможность сосредоточиться на стратегических HR-инициативах
  • Полное соблюдение требований законодательства

Сервисная команда  «Делойта»

  • Снижение времени на обработку рутинных операций
  • Ускорение процессов закрытия месяца
  • Повышение конкурентоспособности услуг

 

Этапы проекта

Реализация проекта проходила согласно Agile-подходу.

На первом этапе были выбраны наиболее три трудозатратных и объемных процесса среди наших клиентов — это отпуска, командировки и авансовые отчеты. После разработки функционала было проведено тестирование в части информационной безопасности, тестирование на проникновение и возможность взлома системы, работоспособности мультитенантной архитектуры (мультитенантность — возможность в рамках одного сервиса и на одной платформе оказывать услуги обособленно разным клиентам, при этом каждый клиент работает в рамках своего тенанта или инсталляции/личного кабинета),  проверка интеграции с 1С не только в нашей инфраструктуре, но и в инфраструктуре клиента.  Следующий этап — это пилотирование с клиентом, в ходе которого происходил сбор обратной связи, когда клиент уже работал непосредственно в системе. Затем этап тиражирования, когда «Делойт» подключает к HR Portal клиентов, и этап реализации следующего функционала.


 

На текущий момент реализованы следующие бизнес-процессы:

  1. Отпуск:
  • направление уведомлений о запуске процесса формирования графика отпусков;
  • согласование ежегодных отпусков работников с линейными руководителями;
  • формирование консолидированного графика отпусков;
  • автоматическая отправка уведомлений о начале отпуска;
  • автоматизированный процесс переноса отпуска;
  • гибкие настройки сроков выполнения этапов бизнес-процесса;
  • автоматическое формирование кадровых документов;
  • передача данных об отпуске в 1с для расчета заработной платы;
  • возможность подписания документов электронной подписью.
  1. Командировки/служебные поездки:
  • автоматизированный процесс создания заявки на командировку/служебную поездку;
  • согласование заявок с линейными руководителями;
  • просмотр статусов заявок с возможностью вносить изменения;
  • автоматическое формирование кадровых документов;
  • передача данных о командировке в 1с для расчета заработной платы;
  • возможность подписания приказов электронной подписью.
  1. Авансовый отчет:
  • направление уведомлений о необходимости заполнения авансового отчета;
  • автоматизированный процесс заполнения авансового отчета по итогам командировки/служебной поездки;
  • автоматическое формирование кадровых документов и платежных поручений на перечисление средств;
  • возможность подписания авансовых отчетов электронной подписью.

Видео о решении https://ru-ru.facebook.com/DeloitteCIS/videos/deloitte-hr-portal/264065585258296/
https://www.youtube.com/embed/N_74m2l_xPs

Безопасность использования

Процесс идентификации учетной записи при авторизации в HR Portal осуществляется с использованием двухфакторной аутентификации: логина ID и пароля, а также СМС-сообщения, которое приходит на мобильный телефон пользователя. 

 

Планы по дальнейшему развитию проекта

В данный момент ведутся следующие работы по развитию HR Portal:

Ø Личный кабинет

  • Просмотр расчетных листков
  • Заказ справок/копий документов
  • Ознакомление с локальными нормативными актами
  • Просмотр и загрузка обновленных персональных данных

Ø Прием на работу

  • Загрузка сканов первичных документов для оформления приема на работу
  • Автоматическое заполнение трудового договора и кадровых документов

Ø Временная нетрудоспособность

  • Возможность сообщить об отсутствии по причине болезни
  • Передача номера электронного листка нетрудоспособности
  • Оформление пособия по временной нетрудоспособности и пособий по беременности и родам, уходу за ребенком

Ø Работа в выходные и праздничные дни/сверхурочная работа

  • Оформление кадровых документов при наступлении случая дополнительной работы

Также мы рассматриваем дополнительные модули по запросу клиентов.

Результаты

HR Portal компании «Делойт» — решение, которое позволит упростить аутсорсинг кадровых процессов и расчета заработной платы.

  • позволяет автоматизировать процессы аутсорсинга, что, в свою очередь, способствует сокращению времени консультантов «Делойта» и позволяет предлагать услуги аутсорсинга по наиболее привлекательной цене;
  • предоставляет прямой доступ работникам клиентов «Делойта» к информации об их трудовой деятельности, возможности напрямую управлять отпусками и командировками, согласовывать документы, удобно запрашивать информацию и документы у провайдера услуг, подписывать их в электронном виде;
  • упрощает процесс взаимодействия и оформления кадровых документов как внутри компании, так и с «Делойтом».

Влияние на стратегическое развитие

Основная ценность проекта в том, что он позволяет повысить эффективность группы по оказанию услуг аутсорсинга, а также дает возможность реализовывать развитие линейки инновационных продуктов «Делойта». Удалось реализовать повестку развития инновационных продуктов -- создать одну систему под весь спектр особенностей разных клиентов «Делойта».

Влияние на операционную деятельность

Внедрение HR Portal позволило:

  1. Отказаться от ручного сбора клиентом кадровой информации, так как эти данные уже содержатся в HR Portal и переданы автоматически в 1С для их дальнейшей обработки и расчета
  2. Исключить трудозатраты специалистов HR-службы клиента и команды «Делойта» на обработку и внесение кадровой информации в 1С
  3. Сократить трудозатраты специалистов «Делойта» на коммуникацию с клиентом
  4. За счет автоматизации сократить стоимость аутсорсинговых услуг «Делойта» для клиентов на 15–20%
  5. Исключить ошибки передаваемых данных и обеспечить достоверность кадровой информации
  6. Перевести документы в юридически значимый документооборот и за счет эффекта масштаба получить выгоды от такого перевода для всей компании в целом, т. к. электронный документооборот в трудовых отношениях задействует всех работников в компании в сравнении, к примеру, с переводом договоров в электронный вид, где участвует ограниченная группа пользователей
  7. Сократить издержки на хранение бумажных документов.

Отзывы клиентов компании «Делойт»

Во время демонстраций HR Portal клиенты отмечают исключительно приятный интерфейс и удобство функционала, а возможность перевода документов в электронный вид существенно облегчает процессы и открывает перед компаниями новые возможности.

Один из клиентов отметил, что в данный момент «мало кто использует возможности электронного документооборота в трудовых отношениях — только крупные и прогрессивные компании; небольшому бизнесу проще внедрять ЭДО после накопления опыта другими участниками. А HR Portal в данном случае открывает возможности электронного документооборота в том числе и для компаний с небольшой численностью».

Отзыв заказчика решения от компании «Делойт»

Павел Балашов, партнер Группы по предоставлению решений в области бизнес-процессов «Делойта» в СНГ:

«HR Portal на базе Directum RX может существенно снизить затраты на выбор ИТ-решения, которое позволит выполнить требования российского законодательства в части кадрового документооборота и трудовых отношений, электронного документооборота и управления персональными данными, обеспечит поддержку процессов клиента в связке с аутсорсингом, а интуитивно понятный интерфейс поможет пользователям быстро сориентироваться в его функциональности.

Мы планируем расширять возможности портала за счет добавления новых модулей, в частности, развития личного кабинета, где работники смогут заказывать справки и документы, оформлять пособия, просматривать расчетный листок, отправлять различные уведомления, передавать номер электронного больничного, оформлять сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни.

Мы будем развивать инициативу использования электронного документооборота как в части технического инструментария, так и в части нормативно-методологической поддержки, обеспечивая оптимальность бизнес-процессов и удобство сервиса для наших клиентов».

 

Дополнительные файлы

Подробнее о реализованной в ходе проекта услуге читайте на сайте "Делойт" https://www2.deloitte.com/ru/ru/pages/tax/solutions/hr-portal.html

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (2)

Ксения Созонова

Решение очень интересное. Пользователи и работают, и взаимодействуют друг с другом в одном месте, и не надо переключаться по нескольким системам. Переработка решения налицо сделала процесс проще и удобнее.

Наталья, по планам на будущее указаны ситуации, как оформление отсутствия на работе, заказ справок и т.д. Такие запросы не всегда удобно оформлять с компьютера. Например, в ситуации "загрипповал". Есть ли планы на работу портала с мобильных устройств?

Наталья Коновалова

Ксения, спасибо за интерес! Конечно, сейчас активно прорабатываем вопросы внедрения внутри с ИТ службой и планируем пользоваться, т.к. клиенты уже просят. 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий
Directum Awards 2024
Какой проект лучше?
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Directum Awards 2024
Спасибо за активность!
Ваш голос принят