HR Portal - развитие линейки инновационных продуктов компании «Делойт»

О компании

«Делойт» — международная сеть компаний, которая использует свои обширные отраслевые знания и многолетний опыт работы в различных сферах деятельности более чем в 150 странах мира.

«Делойт» — это бренд, объединяющий 312 тысяч высококлассных специалистов, приверженных идеям достижения совершенства в предоставлении профессиональных услуг своим клиентам в области аудита, управленческого и финансового консультирования, управления рисками, налогообложения и сопутствующих услуг.

«Делойт» в России является частью компании «Делойт» в Содружестве Независимых Государств (СНГ) и входит в «Делойт Туш Томацу Лимитед» (ДТТЛ), частную компанию с ответственностью участников в гарантированных ими пределах, зарегистрированную в соответствии с законодательством Великобритании. Офисы «Делойта», СНГ действуют в девяти странах СНГ, а также Грузии и Украине, в них работают более 3800 сотрудников.

«Делойт» верит, для того чтобы обеспечить процветание своих клиентов, компания должна сформировать у себя новый образ мышления, направленный на действие.

Цели и задачи проекта

Основными целями проекта были:

• повышение эффективности процессов аутсорсинга;
• повышение лояльности клиентов;
• снижение затрат на оказание услуг аутсорсинга;
• повышение прозрачности процессов.

Данные цели были достигнуты через реализацию следующих задач:

1. Разработка HR Portal — инструмент эффективного взаимодействия между клиентом и «Делойтом», между работником и работодателем.
2. Перевод кадровых документов в электронный вид путем придания им юридической значимости (юридически значимый электронный документооборот (ЮЗ ЭДО) — повышение эффективности процессов у клиента, снижение трудозатрат на подготовку кадровых документов. HR Portal помогает организовать электронное подписание документов с учетом требований ФЗ от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
3. Оказание технологического сервиса — интеграция с 1С ЗУП, 1С БУХ, личный кабинет работника (заказ справок и документов, просмотр и уведомление об изменении персональных данных, просмотр расчетного листка и прочее).

Разработка HR Portal была направлена на:

•     улучшение кадровых процессов у клиентов «Делойта»;
•     снижение трудозатрат на сбор и передачу информации;
•     снижение трудозатрат на ввод данных в 1С.

Ключевой бизнес-заказчик

Ключевым бизнес-заказчиком является менеджмент Группы по предоставлению решений в области бизнес-процессов Департамента налогов и права.

Создание HR Portal было направлено на следующую фокус-группу клиентов: клиенты «Делойта», которым оказываются аутсорсинговые услуги по расчету заработной платы и HR-администрированию.

Предпосылки и проектные решения

В качестве основы для проекта была необходима надежная отказоустойчивая платформа, соответствующая требованиям российского трудового законодательства и международным стандартам информационной безопасности.

Почему Directum RX

Мультитенантная облачная архитектура системы позволяет использовать HR Portal сотням клиентов «Делойт» одновременно. Безопасность доступа гарантируется сквозной двухфакторной аутентификацией через ADFS и SMS-сообщение.

Возможности Directum RX по подписанию документов в бумажном и электронном виде с поддержкой всех типов электронных подписей (ЭП) обеспечивают компании «Делойт» гибкий клиентоориентированный подход при оказании услуг.

Средства интеграции с 1С исключают двойной ввод данных в системах, минимизируют ошибки и повышают комфорт пользователей.

Как выглядел бизнес-процесс до внедрения

Передача данных клиента для оказания аутсорсинговых услуг по кадровому администрированию и расчету заработной платы не была автоматизирована.

Типовой процесс сбора, передачи данных для оказания услуг и обработка данных «Делойта» выглядел следующим образом:

Клиент собирал данные для расчета заработной платы в конкретном месяце непосредственно с работников (например, даты предстоящих отпусков, которые необходимо перечислить в ближайший день выплаты заработной платы) и вручную вбивал данные в таблицу excel, после чего передавал таблицу команде «Делойта». При этом данные и документы работники могли предоставлять в различных форматах: бумажное заявление, скан заявления в формате pdf, документ в формате word, excel, таблица excel, сообщение/запрос по электронной почте и прочее — вариантов в рамках одной компании могло быть несколько.

После получения консолидированной таблицы консультанты «Делойта» забивали данные в 1с вручную или посредством автоматических загрузок (в зависимости от объема данных). В период закрытия заработной платы уточняющие вопросы также обсуждались по электронной почте, а дополнительные сведения могли поступать от разных контактных лиц клиента.

Как выглядит бизнес-процесс после

Реализация HR Portal была направлена в целом на улучшение процессов аутсорсинга и повышение удобства использования сервиса — в частности, HR Portal:

• позволяет автоматизировать процессы аутсорсинга, что, в свою очередь, способствует сокращению времени консультантов «Делойта» и позволяет предлагать услуги аутсорсинга по наиболее привлекательной цене;
• предоставляет прямой доступ работникам клиентов «Делойта» к информации об их трудовой деятельности, возможности напрямую управлять отпусками и командировками, согласовывать документы, удобно запрашивать информацию и документы у провайдера услуг, подписывать их в электронном виде;
• упрощает процесс взаимодействия и оформления кадровых документов как внутри компании, так и с «Делойтом». Основная ценность этого инструмента в том, что он позволяет повысить эффективность группы по оказанию услуг аутсорсинга, а также дает возможность реализовывать развитие линейки инновационных продуктов «Делойта».

На каждого пользователя клиента в HR Portal создается учетная запись для его авторизации в системе.

В ходе эксплуатации HR Portal сотрудники клиентов самостоятельно вносят все необходимые данные по отсутствиям (отпуска, командировки), по авансовым отчетам и прочую необходимую информацию. В системе настроены автоматические контрольные процедуры, например, работник не может завершить планирование отпуска, пока не распределит все положенные ему дни. Линейные руководители согласовывают все изменения по отпускам, направления в командировку и подписывают приказы и авансовые отчеты — маршруты согласования настраиваются под конкретного клиента. Далее эта информация автоматически передается из HR Portal в 1С, где она обрабатывается специалистами «Делойта» в процессе ведения учета и расчета заработной платы.

*Юридическая значимость электронных документов поддерживается возможностями системы: Directum RX позволяет сформировать документ с отметкой о простой электронной подписи, а также выгрузить логирование по конкретному документу. «Делойт» в рамках оказания услуг аутсорсинга предоставляет соглашение с работником о простой электронной подписи и регламент электронного документооборота. При этом система дает возможность использования других видов электронных подписей.

Таким образом, HR Portal позволил исключить лишние шаги по сбору данных и формированию консолидированного файла для дальнейшей обработки.

Deloitte HR Portal — это инструмент, который помогает разным заинтересованным лицам

Работник клиента

• Удобно работать онлайн, формировать электронные документы и заявки, согласовывать их в режиме реального времени
• Прозрачность полного соблюдения требований законодательства
• Не требуется много времени на согласование документов (аванс, отпуск, командировка, служебная поездка)
• Современное взаимодействие с коллегами из бухгалтерии и кадровой службой, в том числе — дистанционно

HR-команда и бухгалтерия

• Актуальная информация о будущих и текущих случаях отсутствия сотрудников
• Автоматизация рутинных кадровых и бухгалтерских операций
• Минимизация ошибок, связанных с «человеческим фактором»
• Возможность дистанционного взаимодействия с работниками

HR-директор и менеджмент

• Снижение трудоемкости операций
• Снижение затрат на хранение документов за счет внедрения электронного документооборота
• Высвобождение времени за счет автоматизации рутинных операций, возможность сосредоточиться на стратегических HR-инициативах
• Полное соблюдение требований законодательства

Сервисная команда  «Делойта»

• Снижение времени на обработку рутинных операций
• Ускорение процессов закрытия месяца
• Повышение конкурентоспособности услуг

Этапы проекта

Реализация проекта проходила согласно Agile-подходу.

На первом этапе были выбраны наиболее три трудозатратных и объемных процесса среди наших клиентов — это отпуска, командировки и авансовые отчеты. После разработки функционала было проведено тестирование в части информационной безопасности, тестирование на проникновение и возможность взлома системы, работоспособности мультитенантной архитектуры (мультитенантность — возможность в рамках одного сервиса и на одной платформе оказывать услуги обособленно разным клиентам, при этом каждый клиент работает в рамках своего тенанта или инсталляции/личного кабинета),  проверка интеграции с 1С не только в нашей инфраструктуре, но и в инфраструктуре клиента.  Следующий этап — это пилотирование с клиентом, в ходе которого происходил сбор обратной связи, когда клиент уже работал непосредственно в системе. Затем этап тиражирования, когда «Делойт» подключает к HR Portal клиентов, и этап реализации следующего функционала.

На текущий момент реализованы следующие бизнес-процессы:

1. Отпуск:

• направление уведомлений о запуске процесса формирования графика отпусков;
• согласование ежегодных отпусков работников с линейными руководителями;
• формирование консолидированного графика отпусков;
• автоматическая отправка уведомлений о начале отпуска;
• автоматизированный процесс переноса отпуска;
• гибкие настройки сроков выполнения этапов бизнес-процесса;
• автоматическое формирование кадровых документов;
• передача данных об отпуске в 1с для расчета заработной платы;
• возможность подписания документов электронной подписью.

2. Командировки/служебные поездки:

• автоматизированный процесс создания заявки на командировку/служебную поездку;
• согласование заявок с линейными руководителями;
• просмотр статусов заявок с возможностью вносить изменения;
• автоматическое формирование кадровых документов;
• передача данных о командировке в 1с для расчета заработной платы;
• возможность подписания приказов электронной подписью.

3. Авансовый отчет:

• направление уведомлений о необходимости заполнения авансового отчета;
• автоматизированный процесс заполнения авансового отчета по итогам командировки/служебной поездки;
• автоматическое формирование кадровых документов и платежных поручений на перечисление средств;
• возможность подписания авансовых отчетов электронной подписью.

Видео о решении https://ru-ru.facebook.com/DeloitteCIS/videos/deloitte-hr-portal/264065585258296/
https://www.youtube.com/embed/N_74m2l_xPs

Безопасность использования

Процесс идентификации учетной записи при авторизации в HR Portal осуществляется с использованием двухфакторной аутентификации: логина ID и пароля, а также СМС-сообщения, которое приходит на мобильный телефон пользователя. 

Планы по дальнейшему развитию проекта

В данный момент ведутся следующие работы по развитию HR Portal:

Ø Личный кабинет

• Просмотр расчетных листков
• Заказ справок/копий документов
• Ознакомление с локальными нормативными актами
• Просмотр и загрузка обновленных персональных данных

Ø Прием на работу

• Загрузка сканов первичных документов для оформления приема на работу
• Автоматическое заполнение трудового договора и кадровых документов

Ø Временная нетрудоспособность

• Возможность сообщить об отсутствии по причине болезни
• Передача номера электронного листка нетрудоспособности
• Оформление пособия по временной нетрудоспособности и пособий по беременности и родам, уходу за ребенком

Ø Работа в выходные и праздничные дни/сверхурочная работа

• Оформление кадровых документов при наступлении случая дополнительной работы

Также мы рассматриваем дополнительные модули по запросу клиентов.

Результаты

HR Portal компании «Делойт» — решение, которое позволит упростить аутсорсинг кадровых процессов и расчета заработной платы.

• позволяет автоматизировать процессы аутсорсинга, что, в свою очередь, способствует сокращению времени консультантов «Делойта» и позволяет предлагать услуги аутсорсинга по наиболее привлекательной цене;
• предоставляет прямой доступ работникам клиентов «Делойта» к информации об их трудовой деятельности, возможности напрямую управлять отпусками и командировками, согласовывать документы, удобно запрашивать информацию и документы у провайдера услуг, подписывать их в электронном виде;
• упрощает процесс взаимодействия и оформления кадровых документов как внутри компании, так и с «Делойтом».

Влияние на стратегическое развитие

Основная ценность проекта в том, что он позволяет повысить эффективность группы по оказанию услуг аутсорсинга, а также дает возможность реализовывать развитие линейки инновационных продуктов «Делойта». Удалось реализовать повестку развития инновационных продуктов -- создать одну систему под весь спектр особенностей разных клиентов «Делойта».

Влияние на операционную деятельность

Внедрение HR Portal позволило:

1. Отказаться от ручного сбора клиентом кадровой информации, так как эти данные уже содержатся в HR Portal и переданы автоматически в 1С для их дальнейшей обработки и расчета
2. Исключить трудозатраты специалистов HR-службы клиента и команды «Делойта» на обработку и внесение кадровой информации в 1С
3. Сократить трудозатраты специалистов «Делойта» на коммуникацию с клиентом
4. За счет автоматизации сократить стоимость аутсорсинговых услуг «Делойта» для клиентов на 15–20%
5. Исключить ошибки передаваемых данных и обеспечить достоверность кадровой информации
6. Перевести документы в юридически значимый документооборот и за счет эффекта масштаба получить выгоды от такого перевода для всей компании в целом, т. к. электронный документооборот в трудовых отношениях задействует всех работников в компании в сравнении, к примеру, с переводом договоров в электронный вид, где участвует ограниченная группа пользователей
7. Сократить издержки на хранение бумажных документов.

Отзывы клиентов компании «Делойт»

Во время демонстраций HR Portal клиенты отмечают исключительно приятный интерфейс и удобство функционала, а возможность перевода документов в электронный вид существенно облегчает процессы и открывает перед компаниями новые возможности.

Один из клиентов отметил, что в данный момент «мало кто использует возможности электронного документооборота в трудовых отношениях — только крупные и прогрессивные компании; небольшому бизнесу проще внедрять ЭДО после накопления опыта другими участниками. А HR Portal в данном случае открывает возможности электронного документооборота в том числе и для компаний с небольшой численностью».

Отзыв заказчика решения от компании «Делойт»

Павел Балашов, партнер Группы по предоставлению решений в области бизнес-процессов «Делойта» в СНГ:

«HR Portal на базе Directum RX может существенно снизить затраты на выбор ИТ-решения, которое позволит выполнить требования российского законодательства в части кадрового документооборота и трудовых отношений, электронного документооборота и управления персональными данными, обеспечит поддержку процессов клиента в связке с аутсорсингом, а интуитивно понятный интерфейс поможет пользователям быстро сориентироваться в его функциональности.

Мы планируем расширять возможности портала за счет добавления новых модулей, в частности, развития личного кабинета, где работники смогут заказывать справки и документы, оформлять пособия, просматривать расчетный листок, отправлять различные уведомления, передавать номер электронного больничного, оформлять сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни.

Мы будем развивать инициативу использования электронного документооборота как в части технического инструментария, так и в части нормативно-методологической поддержки, обеспечивая оптимальность бизнес-процессов и удобство сервиса для наших клиентов».

Дополнительные файлы

Подробнее о реализованной в ходе проекта услуге читайте на сайте "Делойт" https://www2.deloitte.com/ru/ru/pages/tax/solutions/hr-portal.html